Molti utenti hanno familiarità con il concetto di lista di distribuzione, che è sostanzialmente una lista di indirizzi email. Il problema, in Oulook, è che solo il creatore di una lista la può usare, mentre una lista di Exchange può essere usata da chiunque, e quindi è più semplice comunicare con gruppi, settori o persino con l'intera azienda.
Da AdministrationCentre, andate alla scheda Service Settings, e poi Exchange Online. Qui cliccate su "Distribution Lists" e selezionate "New Distribution List", per creare una nuova lista. Nella schermata successiva, dovrete inserire un nome e un indirizzo virtuale per la lista. Usate con cautela la spunta "Allow External Sender", perché potrebbe rappresentare un qualche rischio per la sicurezza e lo spam. Successivamente avrete di fronte una finestra, da usare per riempire la lista con gli indirizzi dei destinatari: avrete a disposizione tre menù a tendina, che organizzano gli elementi per utenti, contatti o liste preesistenti. Dovrete selezionare gli elementi manualmente, e la stessa cosa vale per l'aggiunta di nuovi destinatari.
La differenza tra utenti e contatti è utile se volete includere persone che non fanno parte dell'azienda, come per esempio un consulente esterno, o un collaboratore coinvolto solo in un progetto. Per aggiungere un contatto, andate su Exchange Online/Contacts e, da "Actions", usare "Add new contact". Vale la pena di notare anche il link "Conference Rooms", che dà accesso ad una funzione molto simile alle liste di distribuzione, dove però gli indirizzi di posta includono anche le agende, egli eventi sono legati ad eventi in una sala riunioni. Come amministratore, quindi, potete automaticamente prenotare la sala riunioni, mentre avvisate i colleghi.
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