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Come gestire le vaccinazioni in azienda rispettando la privacy?

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Il 13 maggio 2021 il Garante per la protezione dei dati personali ha emanato un provvedimento, denominato Documento di indirizzo “Vaccinazione nei luoghi di lavoro: indicazioni generali per il trattamento dei dati personali”, per fornire delle linee guida da seguire sul delicato tema delle vaccinazioni sui luoghi di lavoro.

Il provvedimento nasce come risposta alle miriadi di richieste ed istanze arrivate all’Autorità Garante da parte di datori di lavoro che si sono trovati di fronte ad un dubbio non da poco: quali accortezze seguire in materia di privacy in occasione della vaccinazione in azienda?

Alla luce di tale situazione di incertezza, è arrivata quindi la risposta del Garante che, riportandosi alle disposizioni del piano nazionale di vaccinazione, ha definito alcuni punti chiave sul tema.

Cosa entra in gioco in tema di vaccinazioni in azienda?

Sicuramente gli aspetti critici da valutare in tema di vaccinazioni sui luoghi di lavoro sono molteplici, ma uno dei più delicati è rappresentato proprio dal trattamento dei dati personali effettuato in tale occasione.

Quali sono i dati coinvolti? Chi effettua il trattamento? Quali cautele si devono adottare?

Nell’ambito di tali attività, oltre ai dati identificativi dei soggetti lavoratori, che decidono volontariamente di sottoporsi alla vaccinazione in azienda, entrano in gioco ovviamente altre tipologie di dati, c.d. “categorie particolari di dati”, i quali differiscono dai dati personali comuni per il fatto che riguardano aspetti molto intimi e delicati di un soggetto, quali, come nel caso di specie, i dati sanitari.

Tale categoria di dati, per la loro natura, gode di una tutela rafforzata: ad essi è dedicato l’articolo 9 del GDPR, che prevede un divieto generale di trattamento di tali dati, accompagnato però da una serie di eccezioni che ne consentono il trattamento in casi particolari.

Per quanto riguarda i soggetti coinvolti, il lavoratore sarà l’interessato del trattamento, essendo i dati sanitari in oggetto a lui riferiti.

Altre figure in ogni caso coinvolte sono il datore di lavoro e il medico competente, di cui bisogna però tenere ben distinti i ruoli ai fini del trattamento dei dati del lavoratore.

Le risposte ai dubbi offerte dal Garante: gli adempimenti covid del datore di lavoro

Agli interrogativi posti ha dato delle risposte chiare il Garante, con il Provvedimento n. 198 del 13 maggio 2021.

Per quanto riguarda i dati personali coinvolti, essendo rientranti nella tipologia di dati particolari, il loro trattamento dovrà sottendere una delle basi giuridiche previste dalla normativa. La base giuridica, quindi, è il motivo che legittima l’attività di trattamento, e nel caso di specie risiede nella previsione dell’articolo 9, par.2, lett.h), ossia “medicina preventiva o di medicina del lavoro”.

Cosa è previsto, invece, per i soggetti coinvolti nelle attività di trattamento?

Da un lato abbiamo il datore di lavoro, che non potrà trattare i dati relativi ai dipendenti, ma potrà soltanto comunicare all’Asl il numero delle dosi di vaccino necessarie.

Dall’altro lato, c’è invece il medico competente, così come previsto dallo stesso articolo appena citato, che è il soggetto professionale che tratterà i dati, e che quindi potrà conoscere effettivamente la decisione del lavoratore in merito alla possibilità di vaccinarsi e di conseguenza i suoi dati sanitari.

Al netto di ciò, quindi, le tutele offerte al lavoratore in tema di privacy sono rappresentate sia dalla solidità della base giuridica che legittima il trattamento, sia dalla qualifica richiesta per il soggetto che effettivamente lo svolgerà.

L’intento perseguito dal Garante, attraverso il provvedimento emanato il 13 maggio 2021, è quello di offrire delle linee guida certe, per garantire da un lato un elevato grado di tutela per i soggetti lavoratori che decideranno – o rifiuteranno – di sottoporsi alla vaccinazione sul luogo di lavoro, dall’altro per offrire supporto ai datori e ai medici competenti nella gestione di tali attività in azienda.

 

I diritti del dipendente e del datore di lavoro nella vaccinazione aziendale

Cosa succede se un dipendente, a causa del vaccino, ha necessità di assentarsi dal lavoro? Come verrà gestita questa informazione all’interno della realtà aziendale?

Il Garante, nel suo provvedimento, risponde anche a questa delicata domanda, ponendo nuovamente limiti ben definiti a quello che il datore di lavoro può sapere quando si tratta di dati sanitari del dipendente.

Infatti, qualora sia necessario per il lavoratore produrre un documento che attesti la motivazione dell’assenza e da tale documento si possa risalire al tipo di prestazione sanitaria effettuata, il datore deve rispettare alcuni obblighi. Nello specifico entra in gioco il principio di limitazione delle finalità per cui sarà lecito conoscere la motivazione dell’assenza, ma non sarà altrettanto lecito chiedere ulteriori informazioni o l’esibizione di qualsiasi altro certificato o documento al lavoratore.

Stessa limitazione avviene per quanto riguarda le informazioni trattate dal medico competente: il datore di lavoro non può in nessun caso richiedere al medico competente informazioni riguardanti l’avvenuta vaccinazione di un dipendente. Al datore non resta che affidarsi all’operato del medico, il quale poi fornirà un resoconto dell’idoneità o meno del dipendente alla propria mansione e altre informazioni che comunque non permetteranno al datore di dedurre informazioni inerenti alla sua scelta di sottoporsi o meno alla vaccinazione.

In questo modo si punta al livello massimo di tutela del lavoratore, sia in termini di privacy che in termine di dignità, che deve in ogni caso essere basilare sul luogo di lavoro, soprattutto quando entrano in gioco i dati sanitari del soggetto interessato.

Come gestire la vaccinazione in azienda?

Alla luce delle disposizioni in materia, oltre che del recente provvedimento del Garante, è quanto mai evidente che il tema delle vaccinazioni sul luogo di lavoro è per sua natura pieno di criticità e aspetti delicati da gestire.

Questo non solo per il datore di lavoro, che dovrà sempre tenere a mente la distinzione dal suo ruolo e quello del medico competente, ma anche del dipendente/lavoratore, soggetto interessato dall’attività di trattamento, i cui diritti devono essere adeguatamente tutelati.

Per evitare di incorrere in spiacevoli problematiche o di violare i diritti e le liberta dei soggetti interessati è sempre opportuno rivolgersi a professionisti che possano seguirti e consigliarti nella gestione di queste delicate attività.

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