GDPR, come si dimostra la compliance

Come già specificato in più occasioni nei vari articoli di approfondimento di questo Speciale sul GDPR, il Regolamento pone fortemente l'accento sulla responsabilizzazione dei titolari e dei responsabili del trattamento, affinché adottino autonomamente una serie di comportamenti che permettano di dimostrare l'adozione di misure idonee al rispetto del Regolamento stesso.

Questo obbligo emerge con evidenza dall'art. 24 del Regolamento, che infatti stabilisce che "il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento è effettuato conformemente al presente regolamento. Dette misure sono riesaminate e aggiornate qualora necessario".

Automatica conseguenza di questo nuovo approccio è, peraltro, il fatto che l'intervento delle Autorità di controllo sarà successivo, cioè avverrà, da un punto di vista cronologico, soltanto quando il titolare abbia autonomamente assunto le sue decisioni e posto in essere quanto dallo stesso ritenuto necessario per essere compliance.

Proprio per queste ragioni, a partire dal 25 maggio 2018 saranno aboliti alcuni istituti in vigore nella precedente normativa, come la notifica preventiva dei trattamenti all'autorità di controllo e la verifica preliminare (previsti dal Codice della Privacy, il d.lgs. 196/2003).

Questi saranno infatti sostituiti, in una logica inversa, da istituti quali il registro dei trattamenti, lo svolgimento della valutazione d'impatto sul trattamento dei dati e, appunto, l'adozione di idonee e concretamente adeguate misure di sicurezza.

La logica di base è infatti quella per cui prima si dovrà realizzare un'organizzazione adeguata alla tutela della privacy, e solo in un secondo momento il Garante si esprimerà sulla correttezza e adeguatezza delle scelte realizzate.

I titolari e responsabili del trattamento dei dati dovranno poi cooperare con l'Autorità competente (quindi, nel caso dell'Italia, il Garante della privacy) per lo svolgimento di controlli mettendo prontamente a sua disposizione, su sua richiesta, tali registri in modo tale da agevolare il controllo sui trattamenti stessi e la verifica del rispetto della normativa.

In secondo luogo, al fine di garantire la sicurezza dei dati trattati e assicurare che il trattamento degli stessi sia posto in essere in modo conforme al Regolamento, il titolare e il responsabile dovranno innanzitutto valutare quali sono i possibili rischi che si potrebbero verificare per la protezione dei dati personali, ad esempio la distruzione illegale o accidentale degli stessi, la loro perdita, modifica o rivelazione, oppure l'accesso non autorizzato che potrebbero dar luogo a possibili danni, materiali o immateriali, a carico dei soggetti interessati.

Dopo aver fatto questo, il titolare o il responsabile dovranno adottare, ed essere in grado di dimostrare di aver attuato delle misure di sicurezza adeguate, in relazione al singolo caso di volta in volta considerato, al fine di minimizzare tali rischi, come ad esempio la cifratura dei dati.

Nel caso in cui poi il trattamento possa, nel caso di specie, rappresentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone, il titolare dovrà effettuare un'apposita valutazione d'impatto sulla protezione dei dati in modo tale da specificare, anzitutto, l'origine, la natura e la gravità del rischio.

L'esito di questa valutazione dovrà poi essere posto a fondamento della decisione relativa alle opportune misure di sicurezza che dovranno essere adottate, al fine di dimostrare -in un momento successivo- che il trattamento dei dati personali posto in essere è conforme alle disposizioni ed ai principi alla base del regolamento.

Qualora ancora emerga che il rischio per la protezione dei dati sia tanto elevato da non poter essere tenuto sotto controllo attraverso le misure previste, anche laddove i costi di attuazione delle misure idonee siano eccessivamente elevati, e anche in base alla tecnologia a disposizione, il titolare non potrà porre comunque in essere quel trattamento, ma dovrà rinunciarvi oppure consultare il Garante per valutare la possibilità di individuare una soluzione soddisfacente in termini di sicurezza dei dati, che consenta di proseguire con tale trattamento nonostante gli elevati rischi individuati a monte.

Concretamente, occorre poi ricordarsi che la forma più idonea per dimostrare la propria compliance alla disciplina del Regolamento è sicuramente quella scritta.

Anche laddove tale forma non sia espressamente richiesta per i vari adempimenti previsti dal GDPR, sarà quindi interesse (e vantaggio concreto) dello stesso titolare quello di documentare quante più attività possibili in modo chiaro e completo, e di prepararsi a produrre tali documenti al Garante o all'interessato, a seconda dei casi, in tempi rapidi e in un formato adeguato.

Ad esempio, se il consenso dell'interessato venga rilasciato in forma orale, ferma restando la validità in termini teorici di tale consenso, sarà il titolare a doversi attivare al fine di procurarsi comunque una prova scritta di tale conferimento, da poter presentare in caso di eventuali successivi controlli dell'Autorità di controllo, oppure anche su richiesta dell'interessato, al fine ultimo di dimostrare di aver effettuato un trattamento legittimo.

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