Da quel momento, però, si sono susseguite una serie di proroghe per la loro entrata in vigore, fino all’ultima, prevista con scadenza per il 1°gennaio 2022. Sembra che questa possa essere davvero “la volta buona”, rimanendo quindi pochi mesi per allinearsi alle nuove Linee Guida; ma sappiamo davvero di cosa si tratta?
Andiamo a capire meglio insieme l’importanza del tema in oggetto e le novità previste con l’entrata in vigore delle disposizioni dell’AGID, che rappresentano un ulteriore passo verso la “digitalizzazione” del sistema documentale, sia sul piano della Pubblica Amministrazione, sia su quello “privato”, oltre che un tentativo di armonizzazione della materia.
Le Linee guida dell’AGID (Agenzia per l'Italia digitale)
Come accennato, quindi, ci sarà un riordino delle disposizioni in tema di conservazione digitale ad opera nelle linee Guida dell’AGID, che interesserà, sotto il profilo soggettivo, PA e privati (salvo non sia espressamente previsto diversamente dalla legge).
Tali disposizioni affrontano le fasi che vanno dalla formazione del documento informatico, e arrivano fino all’attività di conservazione, attualmente disciplinata dagli artt.43 e seguenti del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Analizziamo insieme i punti fondamentali del contenuto delle nuove Linee guida dell’AGID.
Ma cos’è la conservazione?
La conservazione, secondo il glossario allegato alle Linee guida, è l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti (fiscali e non), fatture e dati informatici.
Il sistema di conservazione si fonda su un insieme di regole e di procedure che consentano di provvedere alla conservazione di:
- documenti informatici e/o documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati;
- fascicoli e/o serie di documenti informatici con i metadati ad essi associati, contenenti i riferimenti univoci a singoli soggetti documentali, che costituiscono le aggregazioni medesime;
- gli archivi informatici con i metadati associati.
Le figure indispensabili alla conservazione per PA ed aziende
Nella normale attività di una Pubblica Amministrazione e/o di un’azienda, per quanto concerne la conservazione e le relative procedure, entrano in gioco diverse figure, ognuna delle quali partecipa alle attività di conservazione in maniera peculiare e diversa.
- Il Titolare dell’oggetto della conservazione, quindi colui che produce l’oggetto di conservazione;
- Produttore dei pacchetti di versamento, una persona fisica (possibilmente diversa dal titolare), la quale produce il c.d. pacchetto di versamento e ha il compito di occuparsi del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione
- Utente abilitato, cioè che può richiedere al sistema di conservazione l’accessi ai documenti informatici per acquisire informazioni di interesse, sempre però nei limiti previsti dalla legge e nelle modalità previste dal manuale di conservazione (di cui si parlerà di seguito)
- Conservatore, soggetto pubblico o privato che svolge l’attività di conservazione dei documenti informatici.
- Responsabile della conservazione digitale, di cui approfondiremo l’importanza di seguito.
il responsabile della conservazione digitale e il manuale di conservazione
Una delle figure centrali sul tema è rappresentata dal responsabile della conservazione digitale: per molti, forse, il suo ruolo risulta essere sconosciuto, ma rappresenta – per legge – un tassello di grande importanza non solo per le pubbliche amministrazioni, ma anche nelle aziende private, per quanto concerne le attività di conservazione.
Tale figura, che – anche per espressa previsione delle nuove Linee guida – potrà essere interna all’organizzazione oppure esterna alla stessa, è caratterizzata da alcuni requisiti fondamentali, solo al sussistere dei quali un soggetto potrà ricoprire tale ruolo. Tali condizioni sono rappresentate dal possesso di concrete e idonee capacità non solo in ambito informatico ed archivistico, ma anche giuridico. Tutto ciò è reso necessario dalla centralità di tale figura, che dovrà occuparsi di aspetti fondamentali, in tema di conservazione digitale, tra cui, a titolo esemplificativo, ma non esaustivo:
- Definisce le politiche di conservazione, oltre che i requisiti che dovranno sussistere per il sistema di conservazione, tenendo conto della normativa vigente in materia e degli standard internazionali;
- Gestisce il processo di conservazione, garantendone al contempo la conformità alla normativa;
- Genera e sottoscrive il rapporto di versamento e il pacchetto di distribuzione;
- Monitora il corretto funzionamento del sistema di conservazione , verificando periodicamente integrità e leggibilità dei documenti informatici;
- Predispone il manuale di conservazione.
Tale ultimo compito riguarda un documento fondamentale per la corretta espletazione delle attività di conservazione digitale. Tale documento informatico necessario al fine di descrivere dettagliatamente l’organizzazione, i ruoli e i soggetti, il modello di funzionamento, il processo e le misure di sicurezza che caratterizzano un sistema di conservazione digitale.
Scadenza AGID per essere a norma in azienda
Il termine di entrata in vigore delle nuove Linee guida dell’AGID è stato ulteriormente prorogato al 1°gennaio 2022, data entro la quale i soggetti – pubblici e privati – dovranno conformarsi alle disposizioni in materia di conservazione digitale, anche sotto il profilo dei ruoli e quindi ponendo particolare attenzione alla centrale figura del responsabile della conservazione digitale.
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