Nello svolgimento della propria attività, sia la Pubblica Amministrazione, che le imprese sono tenute al rispetto di determinati obblighi riguardanti la conservazione documentale. Con il progresso delle tecnologie informatiche, è oggi possibile per questi soggetti adempiere a tali obblighi non più solo utilizzando modalità analogiche, ma anche e soprattutto per mezzo di strumenti informatici. In passato, infatti, erano necessari vasti ambienti fisici da adibire ad archivi, nonché un ingente impiego di risorse sia economiche che di tempo per garantire una corretta gestione documentale. Mentre con l’avvento della digitalizzazione è possibile svolgere le medesime attività secondo modalità che garantiscono una maggiore efficienza. Anche nell’attività d’impresa, infatti, la gestione delle scritture contabili in modo telematico consente che i doveri imposti agli imprenditori vengano assolti con maggiore efficacia e certezza.
La conservazione digitale e la conservazione sostitutiva sono tra le procedure che hanno permesso alle aziende di gestire tutto questo, oggi ci concentreremo su quest’ultima, mentre per un approfondimento sulla conservazione digitale e il responsabile della conservazione consigliamo la lettura di questo articolo.
La conservazione sostitutiva dei documenti nella Pubblica Amministrazione
La norma apripista che ha attribuito pieno valore legale ai documenti formati mediante strumenti informatici o telematici e ai contratti stipulati dai privati e dalla PA secondo le medesime modalità è contenuta nella L. n. 59/1997. Tale principio, ormai assodato nel nostro ordinamento, ha avuto una portata ampiamente rivoluzionaria nell’ambito dello svolgimento dell’attività degli enti pubblici. Infatti, in questo modo, oltre ad una riduzione degli spazi fisici concretamente necessari per la conservazione documentale, di cui si è detto, viene meglio consentito il raggiungimento degli obbiettivi di trasparenza ed efficienza della Pubblica Amministrazione.
Oggi rappresenta il caposaldo della disciplina in oggetto il Codice dell’Amministrazione Digitale (C.A.D., D.lgs. n. 82/2005). Una delle prime problematiche riconducibile all’utilizzo degli strumenti informatici, evidenziata proprio dal C.A.D. all’art. 20, è la necessità che venga garantita la riconducibilità del documento informatico al soggetto che lo ha prodotto in modo univoco. Inoltre, al fine di sodisfare gli obblighi di conservazione nel caso di documenti informatici è indispensabile che le relative operazioni di gestione e conservazione vengano svolte secondo modalità idonee a garantire la conformità dei documenti agli originali (art. 43, C.A.D.).
L’importanza attribuita all’impiego delle risorse informatiche nei procedimenti della Pubblica Amministrazione si evince anche dalla circostanza che nel nostro ordinamento è stata istituita un’Autorità apposita, con ampi poteri e funzioni in materia. L’Agid, Agenzia per l’Italia Digitale, è responsabile di vigilare sull’intero processo di transizione digitale e di orientarlo mediante l’adozione di Linee Guida (art. 71, C.A.D.).
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Garanzie di integrità e immodificabilità del documento informatico
Le innovazioni tecnologiche che hanno permesso, più di ogni altra, la diffusione dell’utilizzo del documento informatico sono i diversi meccanismi oggi esistenti per l’apposizione della firma. Infatti, come stabilito dall’Agid, l’utilizzo, alternativo, di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata, permettono di garantire ad ogni effetto di legge l’integrità e l’immodificabilità del documento informatico su cui sono apposte. Ma ciò non è sufficiente. Affinché, i documenti così formati possano avere pieno valore legale è indispensabile che vengano conservati per mezzo di sistemi di gestioni documentale dotati di adeguate misure di sicurezza. Tra le altre, rappresenta ad esempio un metodo idoneo a garantire la sicurezza dei sistemi di gestione la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali eventualmente contenuti nei documenti (art. 32, GDPR).
Ulteriore meccanismo indispensabile per assicurare la provenienza e la data di formazione di un documento elettronico è l’inserimento dei metadati associati. Particolare importanza viene attribuita al procedimento di validazione temporale mediante il quale vengono associati a ciascun documento l’orario e la data certi della sua creazione, dati quest’ultimi che avranno pieno valore probatorio nei confronti dei terzi. Per l’apposizione della marca temporale è necessaria la partecipazione di un soggetto esterno prestatore di servizi di certificazione, autorizzato a generarla e associarla in modo univoco al correlato documento informatico.
Presso ciascun ente pubblico viene individuato un soggetto cui viene attribuita la funzione di responsabile della gestione dei documenti informatici. Questi, una volta formati i documenti, e dopo che l’Amministrazione procedente ha chiuso i relativi fascicoli informatici, si occupa di trasferirli dal sistema di gestione al sistema di conservazione digitale. Quest’ultimo deve possedere adeguate caratteristiche che assicurino la conservazione dell’autenticità, dell’integrità, dell’affidabilità, della leggibilità e della reperibilità dei documenti ivi contenuti (art. 44, C.A.D.). Infatti, ogni documento conservato dalla Pubblica Amministrazione deve essere leggibile in qualunque momento presso il sistema di conservazione sostitutiva, oppure deve poter essere fornito in formato cartaceo qualora ne venga fatta esplicita richiesta.
Le nuove problematiche della conservazione documentale digitale
La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi apre la strada ad una serie di profili critici che in passato non venivano nemmeno presi in considerazione. Sei si pensa al fenomeno dell’obsolescenza tecnologica, si intuisce immediatamente la necessità che tutti i dati conservati dalle Pubbliche Amministrazioni debbano essere raccolti in formati di file che ne consentano l’utilizzo da qualsiasi altro soggetto che ne richieda l’accesso. Pertanto, è indispensabile che venga garantita l’interoperabilità dei sistemi informatici utilizzati dagli enti pubblici (art. 12, c. 2 e art. 14, D.lgs. n. 82/2005, C.A.D).
Ciascun ente, infatti, nello scegliere il formato di file da utilizzare nella propria gestione documentale, deve valutarne l’interoperabilità tenendo come modello ideale i “formati aperti, non proprietari, standard de iure, estendibili, parlanti, completamente robusti, indipendenti dal dispositivo” (Linee guida AGID sul documento informatico, par. 3.6). Nel momento in cui queste caratteristiche non sono rispettate, e il formato prescelto si discosta dal modello proposto, allora saranno maggiori i rischi di lock-in tecnologico e verrà reso più complesso il futuro riversamento degli stessi dati in altro formato.
La conservazione digitale in azienda
Le regole predisposte per disciplinare la gestione e la conservazione documentale mediante modalità informatiche nelle Pubbliche Amministrazioni, vengono adoperate nel nostro ordinamento anche ai fini della tenuta delle scritture contabili da parte delle imprese. Una norma del Codice civile, introdotta nel 2008, permette agli imprenditori di formare e conservare i documenti, quali libri contabili, scritture, repertori, alla cui redazione sono obbligati per legge, attraverso l’utilizzo di strumenti informatici (art. 2215-bis c.c.). In questo modo si cerca di facilitare l’adempimento di questi obblighi, riducendone i correlati costi amministrativi. Inoltre, si cerca di rendere più efficaci le operazioni di controllo e di accesso alla documentazione contabile da parte dell’Autorità fiscali e doganali.
Anche in questo caso sarà necessario associare ai documenti formati dei metadati, quali la marcatura temporale e la firma digitale dell’imprenditore, così da soddisfare anche gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti. L’imprenditore, però, procede in tal senso annualmente, producendo un file che contiene tutti i dati del periodo di esercizio di riferimento, lo sottoscrive digitalmente e appone la marca temporale. A conclusione del procedimento di conservazione digitale, anche il responsabile della conservazione inserisce la propria firma digitale. I documenti così formati avranno piena efficacia probatoria nei confronti dello stesso imprenditore alla cui impresa si riferiscono e nei rapporti tra questi e altri imprenditori.
Il responsabile della conservazione sostitutiva
Da quanto esposto, si può individuare una figura fondamentale nel procedimento di conservazione. Si tratta, appunto, del responsabile della conservazione (art. 44, D.lgs. n. 82/2005, C.A.D.). All’interno della Pubblica Amministrazione, egli è un dirigente o un funzionario interno che viene formalmente designato e che possiede adeguate competenze nell’ambito del diritto, dell’informatica e dell’archivistica. Il ruolo può essere svolto anche dallo stesso soggetto che svolge funzioni di responsabile della gestione documentale. Mentre, per i soggetti privati cui la legge prescrive obblighi di conservazione, questo ruolo può essere ricoperto anche da un soggetto esterno all’organizzazione di impresa, il quale deve essere terzo anche nei confronti del soggetto conservatore. Tra i suoi compiti principali si trovano: quello di definire le politiche di conservazione, di gestire il processo di conservazione, di generare il rapporto di versamento, di controllare e verificare periodicamente il corretto funzionamento del sistema e la leggibilità dei documenti contenuti. Tali oneri resteranno in capo al responsabile della conservazione anche quando venga scelto un conservatore esterno per la gestione delle attività (par. 4.5, Linee guida AGID sul documento informatico).
Possibili criticità del sistema di conservazione per gli imprenditori
La disciplina analizzata, come si è sottolineato, è stata predisposta per permettere la semplificazione degli oneri burocratici e la riduzione delle spese di gestione e conservazione dei documenti. Nei fatti, però, parrebbe produrre un aumento dei costi per le piccole e medie imprese. Queste, infatti, al fine di adattarsi alle regole sulla conservazione digitale, dovrebbero affrontare ingenti costi fissi iniziali per dotarsi dei necessari hardware e software e per formare il proprio personale al loro corretto utilizzo.
Ad ogni modo, l’applicazione di questi strumenti da parte della Pubblica Amministrazione partecipa al raggiungimento degli obbiettivi di trasparenza ed efficienza dell’attività amministrativa.
La conservazione sostitutiva, in definitiva, rappresenta un’innovazione tecnologica inevitabile, che fa parte del processo di digitalizzazione di sempre più aspetti della realtà e pertanto risulta un passo fondamentale per il progresso tecnologico e sociale.
Dal 1 Gennaio 2022 avere in azienda la figura Responsabile della conservazione digitale è obbligatorio (può essere anche una figura esterna) per maggiori informazioni ed altri obblighi aziendali del 2022 leggi questo articolo.
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