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La tecnologia al servizio delle imprese: nuovi prodotti per la razionalizzazione degli spazi aziendali

Staples è una soluzione e-commerce che mette a disposizione pen-drive, hard-disk portatili o meglio ancora dischi a stato solido e tanto altro ancora.

Che una buona organizzazione permetta di raggiungere migliori risultati, nel lavoro come nella vita di tutti i giorni, è cosa nota. Dall’attenzione per l’ambiente, al data storage e all’amministrazione, la corretta gestione di un’impresa fa la differenza fra successo e fallimento: decluttering è la parola d’ordine.

Oggi sono molte le risorse, a livello hardware e software che permettono di migliorare la strutturazione aziendale e quindi il rendimento e la competitività, risparmiando tempo e fornendo un prodotto/servizio migliore. Una delle priorità sta nel rendere immediatamente disponibile l’archivio dati che aziende e professionisti detengono, risparmiando spazio con l’eliminazione dei documenti cartacei e, soprattutto, non perdendo tempo nel reperimento delle informazioni.

Ci si può muovere, a seconda delle esigenze, in varie direzioni in cui però l’una non esclude necessariamente l’altra. Da una parte si possono utilizzare dei dispositivi di archiviazione delle informazioni facilmente reperibili online avvalendosi di rivenditori specializzati in forniture d’ufficio; a tal proposito, Staples mette a disposizione pen-drive, hard-disk portatili o meglio ancora dischi a stato solido come il Samsung SSD 850 Evo. Questa nuova soluzione utilizza la tecnologia 3D V-NAND che, con le sue memorie a strati paralleli, è maggiormente performante e sicuramente più competitiva in relazione ai costi.

Un’altra soluzione interessante è quella di affidarsi a servizi di archiviazione dati sul web come: Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox e iCloud, per citare solo i principali. In pratica sono a disposizione fino a 15 GB di spazio gratuito sulla rete per l’archiviazione di dati di diversa natura, insieme ad alcune funzionalità interessanti che è possibile implementare tramite un abbonamento.

La sicurezza è un fattore tenuto in debita considerazione ma, dati gli episodi di cronaca relativi a furti di informazioni riservate a danno di una di queste piattaforme (iCloud), conviene utilizzare per gli account di cloud storage il doppio sistema di autenticazione che aggiunge un ulteriore livello di sicurezza.  La gestione della conoscenza, o knowledge management è qualcosa in più, ma passa sicuramente attraverso la riorganizzazione ragionata delle proprie banche dati e all’utilizzo di strumenti come Evernote, per la condivisione della conoscenza e la realizzazione di progetti.

In ogni caso, e senza ombra di dubbio, un passo in avanti per la vostra azienda è la creazione di una intranet che permetta, dalla più semplice raccolta di pagine web per la diffusione di materiale aziendale ai più complessi sistemi di gestione del personale, delle trasferte, della qualità, etc., di aumentare le vostre potenzialità aziendali.

Tornando poi alla riorganizzazione prettamente fisica degli spazi esistono in commercio numerose soluzioni adatte allo scopo come mouse, tastiere, stampanti ottiche senza fili, che permettono di avere un ufficio più flessibile. D’altra parte, proiettori e schermi rientrano invece nei meccanismi di miglioramento della qualità della produzione aziendale, sia interna che esterna. 

Con questa breve carrellata di possibili soluzioni per un ufficio più moderno, si evidenzia l’importanza dell’utilizzo delle nuove tecnologie per una più efficiente riorganizzazione del proprio ambiente lavorativo. In particolare si sottolinea come le tecnologie più rivoluzionarie da questo punto di vista sono costituite da device come i tablet che permettono, grazie anche a servizi come Google Drive, di poter lavorare in qualsiasi posto si desidera e quando lo si desidera.