La stampa dei documenti è ancora necessaria, anche se il proliferare di informazioni spesso porta ad abusarne. I processi di printing possono risultare costosi e insicuri. Secondo alcuni studi di settore, misurando e gestendo attivamente le operazioni di stampa, è possibile ridurre i costi fino al 30%, pur mantenendo la qualità.
Secondo gli esperti di Nuance, l'accesso semplificato alla stampa consente di incrementare la produttività dei dipendenti, mentre l'eliminazione dei lavori dimenticati alla stampante, rende i documenti più sicuri e meno soggetti a visione o prelievi da parte di persone non autorizzate.
Di seguito riportiamo sette suggerimenti forniti da Nuance per stampare meno, ridurre i costi e salvaguardare l'ambiente, che, oltre a essere doveroso, fa bene all'immagine aziendale:
- Eliminare le stampanti a uso individuale - Si tratta di dispositivi che se da un lato introducono elementi di comodità e sicurezza intrinseca, dall'altro sono estremamente antieconomici in termini di approvvigionamento hardware, assistenza e costi dei consumi. Secondo dati diffusi da Nuance, la differenza in termini di costo per pagina tra le stampanti personali e quelle condivise in rete è pari in media a 0,0119 euro, cioè 592,96 euro ogni 50mila pagine stampate.
- Aumentare il numero dei file digitali - Quasi tutte le aziende accettano file digitali, in alternativa a documenti cartacei. Le stampanti multifunzione e le fotocopiatrici permettono di eseguire scansioni e allo stesso tempo, il pc dedicato al controllo e al recupero dei costi di stampa, permette di visualizzare in anteprima il documento digitalizzato, permettendo di inviarlo tramite email ai destinatari o direttamente al sistema di Document Management, assicurando la consegna grazie ad audit trail complete e conferma sul buon esito delle operazioni.
- Stampare solo se necessario - Condividere con gli utenti la traccia dei lavori di stampa e i report sui costi di stampa individuali, li renderà consapevoli dell'impatto economico e ambientale generato e li indurrà a riflettere prima di stampare.
- Eliminare stampe doppie - Talvolta accade che si avvii un processo di stampa e subito dopo ci si accorga di una modifica da apportare al documento, essendo così costretti a una seconda stampa. Avere a disposizione una coda di stampa virtuale, che conservi i documenti fino a quando l'utente non è pronto a prelevarli, risolve il problema, perché l'utente può scegliere alla stampante quali documenti stampare e quali eliminare.
- Diminuire l'uso del colore – Le stampe a colori sono migliori, ma incidono sui costi e non sempre sono necessarie. Per gestire costi e consumi è importante applicare regole che escludano la stampa a colori per esempio dalla posta elettronica. Alternativa altrettanto valida è poter indirizzare automaticamente i lavori a colori su stampanti meno costose, applicando linee guida per stabilire chi è autorizzato a eseguire questo tipo di stampa.
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Valutare accuratamente le esigenze hardware – In generale, come riportano in Nuance, si ritiene ottimale un rapporto dipendenti stampanti di 6:1, ma con l'uso efficace di stampanti condivise in rete si può arrivare facilmente a un rapporto di 20:1.
- Recuperare i costi di stampa – Un'esigenza tipica degli studi legali è calcolare correttamente l'addebito dei costi di stampa ai clienti. Occorre quindi monitorare accuratamente quale percentuale di stampe è fatturabile, quali costi devono essere allocati e a chi, tenendo traccia di chi ha effettuato la stampa, del cliente o del dipartimento a cui è destinata e dell'applicazione da cui è stata eseguita. Ci sono soluzioni che consentono, attraverso una semplice configurazione di determinare quali sono i lavori da addebitare e a chi, facilmente e con precisione.
Massimiliano Ferrero, Sales Manager della divisione Imaging Sud Europa di Nuance Communications, commenta: "È fondamentale fare le scelte giuste, anticipate da analisi sulle esigenze e sui costi. Le soluzioni Imaging di Nuance permettono una semplice integrazione, grazie anche a potenti funzionalità di personalizzazione e vengono utilizzate con successo in ambiti diversi, dalle aziende agli studi legali e alle università".
Il manager si riferisce in particolare alle soluzioni Equitrac, di cui riportiamo le caratteristiche, come ci sono state comunicate dal produttore. Equitrac è una soluzione configurabile e scalabile, le cui funzionalità possono essere personalizzate in base alle esigenze delle aziende. Permette di ridurre i costi e gli sprechi, garantire sicurezza, permettendo alle aziende di controllare, tenere traccia e contabilizzare l'attività di stampa.
Il software è dotato della tecnologia Follow-You Printing, che permette di non procedere con le stampa fino al processo di autenticazione degli utenti alla stampante in rete desiderata, procedendo solo con le stampe necessarie e riducendo i costi.
Il software di gestione Equitrac Office, inoltre, consente alle aziende di migliorare il controllo e la gestione delle stampe, di ridurre i costi, potenziare la sicurezza e implementare al meglio programmi di sostenibilità. Si tratta di applicare automaticamente regole di stampa, attivare l'autenticazione degli utenti e identificare e allocare accuratamente i costi della documentazione.
Equitrac Express è un software per la gestione della stampa che permette di contabilizzare e controllare i documenti stampati in qualsiasi università, scuola o distretto scolastico, rendendo la stampa un'operazione pratica e sicura, riducendo costi e sprechi e potendo allocare i costi di ogni operazione.
Compatibile con i principali sistemi di lettura di schede e qualsiasi stampante/dispositivo MFP, Equitrac Express è dotato di strumenti per l'applicazione di quote di stampa, l'addebito in base alle pagine stampate e la promozione della sostenibilità.