Bigger Data: un processo in moto
Pur se con un gradiente per il momento minore di quello che caratterizza i big data, la situazione appare però in evoluzione. Anche nel recente passato le iniziative riguardanti i big data si sono concentrate sostanzialmente sulla gestione dei dati digitali, ma man mano che si è fatta strada la realizzazione che nelle informazioni cartacee vi era un forte valore inespresso le iniziative per coinvolgerle nel processo di digitalizzazione sono aiumentate.
La controprova di questo accresciuto interesse viene espresso da quell'85% di manager che nella ricerca realizzata da Ricoh dichiara che la propria azienda avrebbe potuto imparare dalla recessione precedente per ridurre l'impatto di quella attuale se fosse riuscita ad accedere più semplicemente e velocemente ai dati storici. Per non lascarsi sorprendere anche dalla prossima i tre quarti delle aziende sono impegnati nella digitalizzazione dei dati, anche se va osservato che all'interno della medesima azienda non tutte le divisioni appaiono marciare con la stessa velocità o determinazione.
Ad esempio, si evidenzia nella ricerca, i reparti Risorse Umane, Finanziario e Acquisti continuano in molti casi a basare i processi su documenti cartacei e sovente i requisiti normativi richiedono che alcune tipologie di documenti stampati, come ad esempio le cartelle cliniche, vengano conservate per un lungo periodo di tempo. La dematerializzazione ha assunto in ogni caso lo status di priorità aziendale per molte organizzazioni e il processo di completa digitalizzazione è destinato a completarsi, per quasi il 40% dei manager, entro i prossimi tre anni.
"I manager sono consapevoli del fatto che le opportunità derivanti dai Big Data vanno oltre il digitale per cui è necessario migliorare la gestione dei documenti cartacei che contengono informazioni importanti per l’azienda. In Ricoh crediamo che la digitalizzazione delle informazioni renda i processi decisionali più efficaci e operiamo per favorirla", ha osservato Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia.
Davide Oriani
Il problema delle competenze
Anche se in un quadro generale che vede positivamente in azienda il passaggio al digitale, tuttavia i problemi per un approccio basato sui bigger data e sulla completa digitalizzazione delle informazioni, è inutile cercare di minimizzarlo, esistono. Due sono le principali tipologie di barriere.
La prima è che i responsabili dei sistemi informativi non riescono sempre a farsi promotori del cambiamento e solo il 9% ritiene di avere una certa influenza in questa area. Contrariamente ad altri settori dell'IT dove, conti alla mano, è possibile dimostrare rapidi rientri di un investimento tecnologico e un successivo risparmio, non sempre questo è facilmente fattibile nel caso della digitalizzazione. Nel caso dei bigger data e della digitalizzazione una parte consistente dei benefici è infatti immateriale e non facilmente predeterminabile. Il personale risparmiato va comunque ricollocato, la carta va comunque ancora gestita e tenuta sotto chiave, eccetera.
La seconda tipologia di problemi è però attinente al settore IT stesso. Proprio perchè coinvolge la riorganizzazione dei processi aziendali la digitalizzazione richiede che siano disponibili una serie di strumenti e in particolare: una significativa esperienza di marketing; conoscenze tecnologiche adeguate; competenze in merito ai processi di business. Solo una minoranza dei manager aziendali ritiene che il (loro) CIO disponga di tutti i tool necessari per implementare con successo una strategia digitale che punti ad esempio a un maggiore coinvolgimento dei clienti e a una gestione più efficace della supply chain.
La incompletezza delle conoscenze (o ritenuta tale) fa si che attualmente i progetti di “digital trasformation” vengano in prevalenza gestiti dal CTO e dal CIO (43%) e in seconda battuta dal CEO (nel 30% dei casi). Se si considerano solo i responsabili dei sistemi informativi, essi fungono da leader esclusivamente nel 21% dei casi. Inoltre, il CIO fa parte del consiglio di amministrazione in meno della metà delle aziende del campione (46%). In pratica, in una azienda su due non ha voce in capitolo laddove si decide dove allocare i budget.
Coinvolgere e responsabilizzare i sistemi informativi
Per uscire dallo stallo decisionale o implementativo e per affrontare nel concreto il problema dei bigger data, suggerisce Ricoh, il reparto IT non dovrebbe essere visto come una mera funzione di staff e di supporto. Ai responsabili dei sistemi informativi va data la possibilità di innovare i modelli di business e le modalità di interazione con i clienti introducendo cambiamenti nei workflow che aumentino la produttività.
Va anche considerato che i benefici della digitalizzazione vanno oltre la riduzione dei costi materiali ma si estendono all'immateriale, come ad esempio una migliore e più rapida interazione con i clienti, con il conseguente miglioramento del proprio brand e della fidelizzazione. Non ultimo, le aziende possono trarre vantaggio da modelli di business più produttivi e flessibili che facilitino la condivisione della conoscenza tra i dipendenti e aumentino la reattività di fronte alle esigenze espresse dai clienti.