Con l’avvento della seconda ondata pandemica, aziende private e PA hanno ripreso a discutere sul come organizzare il lavoro da remoto dei propri dipendenti. Per molti il problema risiede nella mentalità dei capi che non sono pronti ad affrontare il cambiamento; altri invece guardano all’argomento in termini di una sfida che dovrà essere affrontata.
Il team di Capterra ha voluto esplorare se e come il passaggio massivo allo smart working abbia avuto un impatto sui rapporti di lavoro all'interno delle PMI, in particolare come fosse stato implementato il monitoraggio dell’attività dei dipendenti da remoto.
Gli intervistati totali sono stati 5.549 provenienti da 4 paesi europei (Italia, Spagna, Olanda e Francia), i dati per l’analisi sono stati poi suddivisi in due aree, ovvero è stato analizzato prima il punto di vista dei dipendenti e poi si è analizzato specificatamente quello del management. Le interviste sono state condotte tra il 13 ed il 17 Novembre 2020.
Gli intervistati italiani sono stati in totale 1.538 (1.256 dipendenti con profili intermedi e di middle management e 282 profili di manager ed imprenditori), avevano tutti più di 18 anni, con residenza in Italia e lavoravano per aziende di diversi settori a tempo pieno (80%) o a tempo parziale (20%).
I dati più interessanti che sono emersi sui dipendenti e sul management italiano riguardano il 43% degli intervistati che ha dichiarato di essere sottoposto a monitoraggio da parte del datore di lavoro con appositi strumenti. Il 52% ha dichiarato che sceglierebbe di essere monitorato dal datore di lavoro, contro il 48% che si è dichiarato contrario.
Il 74% delle PMI italiane afferma di aver investito maggiormente nell’adozione di software per il monitoraggio dei dipendenti dall’inizio della crisi mentre il 67% di chi fa parte del management, ritiene che il monitoraggio abbia un impatto positivo sull’azienda.
Importante sottolineare che in generale l’88% degli intervistati ha dichiarato di aver espressamente ricevuto, approvato e firmato un documento che li informava di tutte le attività che il datore di lavoro avrebbe monitorato. Solo il 12% ha dichiarato di non aver ricevuto comunicazioni in merito e di aver dovuto richiedere e cercare autonomamente le informazioni di cui aveva bisogno.
Le attività più controllate sono state quelle dei computer (54%, intese come monitoraggio delle ore lavorate, la navigazione Internet, i movimenti effettuati col mouse e la registrazione dei tasti premuti) e le presenze (50%, intese tanto come orario di log-in e log-out quanto come ore lavorate e straordinari registrati).
Dal momento che un maggior controllo può portare ad un mutamento dello stato d’animo del lavoratore, il team di analisi ha voluto chiedere come i dipendenti si sentissero nel sapere di essere monitorati. Il 44% vorrebbe più libertà, ma ritiene che tutto sommato il controllo non sia stato eccessivo.
Fra le motivazioni inserite in corrispondenza delle risposte positive date, la maggioranza ha sottolineato che è favorevole al monitoraggio perché vuole dimostrare al datore di lavoro di non aver niente da nascondere e di voler mostrare la propria produttività effettiva, anche per richiedere un aumento di stipendio commisurato.
Lo scopo del team di Capterra Italia non era solamente esplorare come, ed in che modo, i sistemi di monitoraggio fossero stati implementati e come venissero visti dalle persone intervistate. Una parte importante dello studio si è concentrata sull’analisi dei vantaggi e degli svantaggi percepiti da entrambe le parti per vedere i punti d’incontro e le eventuali discrepanze.
Per i dipendenti l’influenza negativa che il monitoraggio può avere sulla fiducia reciproca nel rapporto di lavoro occupa il secondo posto, invece per il management è al terzo. Al contrario, per il management l’utilizzo dei dati e l’intrusività dei software utilizzati è al secondo posto, essendo correlato con le normative di utilizzo dei dati e le normative sulla privacy per cui le aziende devono approntare sistemi di trattamento adeguati, mentre per i dipendenti è al terzo.
Si evidenzia maggiore divisione dei punti di vista nel momento in cui si parla dei vantaggi che questi sistemi possono portare tanto al lavoratore quanto all’azienda. Se per il dipendente il vantaggio maggiore di questi sistemi è il poter registrare le ore lavorate e gli straordinari, in modo da poter spingere per un aumento di stipendio, per il management risiede nel poter vedere come è stato allocato il lavoro, in modo da ottimizzare le ore ed il carico stesso.
Per il lavoratore, questo tipo di sistemi permette d’individuare più facilmente, e per tempo, eventuali errori e di correggerli (voce che per le aziende occupa il quinto posto), mentre per il management è più importante utilizzarli per capire la reale produttività e profittabilità del dipendente (voce che per i dipendenti occupa il quinto posto).
In entrambi i casi vi è una comune convinzione che questi strumenti possano aiutare a monitorare meglio l’effettivo carico di lavoro, ma ciò che diverge fra le due aree è la percezione fra carico di lavoro/ore di lavoro effettuate e la reale profittabilità della risorsa, la voce che permette al management di fare previsioni di quanto il determinato dipendente possa portare all’azienda e quindi prendere in considerazione scatti e/o aumenti salariali.