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Come abbiamo risolto i nostri problemi di comunicazione interna

Sei titolare di un’azienda con oltre 20 collaboratori? Allora probabilmente avrai iniziato a sperimentare problemi di comunicazione interni. Non tutti infatti nascono imprenditori anzi. Tantissime aziende sono gestite da persone che non hanno avuto esperienze imprenditoriali in famiglia e quindi si devono formare da zero.

Una delle prime difficoltà che abbiamo incontrato proprio noi del gruppo 3Labs è quella di comunicare con tutti i nostri collaboratori. Per chi non lo sapesse, la nostra azienda è l’editrice, oltre che ovviamente dell’edizione italiana di Tom’s Hardware, anche di quella di TechRadar e del portale musicale TrueMetal.it. Inoltre da quest’anno siamo fieri di aver acquisito la storica testata dedicata ai videogame SpazioGames.it. 3Labs inoltre vanta una divisione specializzata nell’Influencer Marketing chiamata Tom’s Network.

HR Partner

Complici la crescita aziendale, i nuovi sviluppi e le nuove acquisizioni, negli ultimi anni superiamo i 120 collaboratori. Questo porta alcune complicazioni. I fantastici ragazzi del nostro team sono sparsi in tutta Italia e molti collaborano saltuariamente, come freelance, nella scrittura di articoli per le varie testate. A un certo punto io come titolare inizio ad avere seri problemi di comunicazione. Ma non solo, faccio fatica addirittura a capire quante persone lavorano per la mia azienda, quale sia il loro inquadramento e a chi rispondono. Questo per un titolare è veramente imbarazzante.

Come ho risolto il problema? Intanto identificando che avevo un problema, e già non è poco. Avevo finalmente preso consapevolezza che non sarei riuscito ad avere un team coeso ed efficiente se avessi perso il contatto con loro.

E poi, cercando nel web incappo in una startup che ha attirato la mia attenzione. Si chiama HrPartner.io e sembra rispondere a tutte le mie esigenze. Promette infatti di offrire una soluzione completamente online con la quale gestire team di lavoro di una certa entità. La sua applicazione ideale è proprio per le aziende con un numero di collaboratori tra i 20 e i 500. Acquisto un pacchetto per la gestione di 20 utenti, complice una promozione, e capisco immediatamente che ho trovato quello che fa per noi.

HR Partner

Questo SaaS – “Software as a Service” aiuta a caricare in maniera semplice e intuitive l’intero organigramma aziendale su una piattaforma online, accessibile a tutti. E per alcune aziende potrebbe essere addirittura il primo contatto con l’esigenza fondamentale di averlo, un diavolo di organigramma fatto per bene!

Insomma, carico tutti i collaboratori e inizio a studiare le funzioni disponibili. Con Hr Partner si possono gestire richieste di permessi e ferie, procedure di reclutamento, timesheet con i dettagli degli orari lavorati su ciascuna commessa, note spesa, lista dei cespiti aziendali in carico ai collaboratori. Inoltre, ed è la parte per me più importante, c’è un efficace sistema di comunicazione, una specie di “Intranet” grazie alla quale si possono condividere aggiornamenti, informazioni utili, manuali operativi e ogni altro tipo di dato utile ai collaboratori.

Mi piace molto la possibilità di veicolare le informazioni in base ai team o alle divisioni di appartenenza, o anche in base al tipo di contratto. Per esempio, in caso di un aggiornamento al contratto collettivo potresti mandare un messaggio ai soli lavoratori dipendenti; in un’altra occasione potresti voler contattare solo i freelancer, o chi lavora part-time invece che full time. Il sistema inoltre ti informa sulle statistiche di lettura di ciascun messaggio.

Troviamo veramente comodo poter creare una libreria di manuali operativi in PDF o altri formati che, a loro volta, puoi assegnare ai collaboratori in base ai team di appartenenza o ad altre caratteristiche. E trovo essenziali le checklist, ovvero degli elenchi di attività che si possono impostare per gestire al meglio le procedure più comuni in azienda: come per esempio, la gestione dell’ingresso di un nuovo collaboratore, con tutti i vari passaggi. Apertura dell’email, invio di manuali operativi e pdf di formazione, visione dell’organigramma.

Ci sono ovviamente due livelli diversi di accesso. Gli amministratori – per esempio, l’ufficio del personale – vedono il backend nel quale possono impostare il sistema, decidere quale funzioni usare e quali no e modificare ogni elemento inserito. I collaboratori hanno un loro portale, un frontend nel quale vedono solo le funzioni attivate dagli amministratori e possono interagire limitatamente alle informazioni che sono loro assegnate.

E poi ci sono alcune chicche che aiutano a consolidare ulteriormente il team. Come per esempio, i compleanni in arrivo o la possibilità di inserire, da parte degli stessi collaboratori, i propri interessi e le proprie capacità e conoscenze. Unico difetto rilevante: attualmente HR Partner è solo lingua inglese e l’azienda sviluppatrice non ha piani per una localizzazione in italiano. Peccato!

Quanto costa? HR Partner offre piani mensili economici per imprese tra i 20 e i 500 collaboratori. Pagando annualmente, come è comune per questo tipo di offerte, il costo relativo mensile si abbassa considerevolmente. Se avete dei dubbi sull’utilità dello strumento, potete attivare una prova gratuita alla quale può seguire un periodo di sei mesi con sconto al 50%. Insomma, provare non costa nulla!