Per diversi motivi, che vanno dai risparmi economici agli impegni familiari, la scelta di lavorare da casa o riorganizzare in azienda il modo in cui i dipendenti possono lavorare nell'ambito di una soluzione di Smart Working, può essere vantaggiosa anche dal punto di vista del business, ma è importante che il fruitore possa disporre di una tecnologia affidabile che gli consenta di essere produttivo e concentrato sull'attività da svolgere.
Da un punto di vista tecnologico, un buon ufficio per home working, osserva Epson, richiede pochi importanti elementi fondamentali, il che implica che quando si sceglie una tecnologia è opportuno riflettere attentamente sulle priorità in base al tipo di lavoro e allo specifico modo di lavorare della persona coinvolta.
In sostanza, a parte le prestazioni del dispositivo, la sicurezza delle applicazioni e dell'ambiente, eccetera, si tratta di decidere cosa è prioritario: velocità o affidabilità, flessibilità o costi contenuti? Il tutto considerando che certe volte con una spesa di non molto superiore il ritorno economico può essere consistente grazie al risparmio sui costi e alla semplicità di utilizzo dei dispositivi.
Il caso delle stampanti è in tal senso un esempio classico. Inutile risparmiare poche decine di euro in Capex se poi tra consumabili, toner, fusori, carta, eccetera, l'Opex finisce con il rimangiarsi in pochi mesi se non settimane il risparmio iniziale.
Una connessione internet a prestazioni (minime) garantite
Uno dei fattori più importanti per lo smart working e l'home working è naturalmente la disponibilità di un accesso a Internet ad alta velocità, non di quelli proposti con velocità "sino a …" ma di quelli che garantiscono contrattualmente la qualità del servizio e un limite di velocità trasmissiva minima congrua con le esigenze dell'applicazione (ad esempio di grafica) e dell'uso che si fa della postazione di home working, soprattutto nel caso di frequente esigenza di videoconferenze con più partecipanti.
Nulla è più frustrante di una connessione lenta o intermittente, che riduce la velocità dei download e congela con irritante frequenza le immagini di una web conference.
Un servizio a banda larga e alta velocità non solo è indispensabile per accedere alle informazioni, ma permette anche di sfruttare tecnologie come l'archiviazione sul Cloud, il backup online, le chiamate VoIP e una varietà di altri servizi basati sul web che consentono di ottimizzare investimento e tempi di lavoro.
Desktop o notebook?
Il computer è naturalmente uno strumento essenziale, qualsiasi fattore di forma assuma, desktop o notebook. La differenza di costo tra computer portatili e desktop oggi è in ogni caso nettamente inferiore rispetto al passato anche recente e le prestazioni sostanzialmente si eguagliano, a parte la disponibilità di porte periferiche o l'espandibilità degli equipaggiamenti interni.
I laptop di ultima generazione possono avere la stessa potenza dei computer desktop e aggiungere la comodità di essere più piccoli, leggeri e facilmente trasportabili. In pratica, permettere di portarsi l'ufficio al seguito.
Di conseguenza, un computer portatile è necessariamente la scelta più adatta per chi ricorre frequentemente alla mobilità, anche se va osservato che certe applicazioni professionali, come quelle di grafica e video necessitano di schede grafiche che per fattori ergonomici e di consumi energetici sono equipaggiate solo su computer desktop.
Nel caso si opti per un computer portatile va valutata l'opportunità di abbinarvi un monitor esterno più grande dei comuni 15 pollici (o anche meno), di un mouse e di una tastiera Wi-Fi. Sono dispositivi che permettono di mantenere una più corretta ergonomia e posizione fisica ed evitare problemi alla schiena e alla vista quando si rimane innanzi al computer per periodi di tempo prolungati.
La rete WiFi e mobile
Una efficiente rete wireless rappresenta un supporto molto utile in un ambiente di home working, anche se concettualmente non indispensabile potendovi supplire con un adeguato cablaggio fisico, sia convenzionale che utilizzante la rete di distribuzione elettrica.
La sua utilità deriva dal fatto che i recenti dispositivi portatili (smartphone, tablet, eccetera) sono oramai dotati di connessione Wi-Fi, perlomeno quelli di fascia alta o business. Collegando lo smartphone alla rete Wi-Fi si viene ad avere il beneficio di un consistente aumento della velocità trasmissiva disponibile, specialmente quando non si dispone di una connessione a larga banda come quella assicurata da reti 4G.
In proposito gli standard Wi-Fi non mancano e offrono un'ampia gamma di velocità e capacità trasmissiva. Ad esempio, router Wi-Fi con l'indicazione 802.11 AC, uno standard approvato nel 2014 e ad alta capacità trasmissiva, che offrono consistenti prestazioni rispetto a tipologie più datate.
La stampa
Indispensabile in una postazione di home working o di smart working è infine un dispositivo di stampa multifunzione, e cioè comprensivo di scanner e fax (anche se sempre meno usato).
Le multifunzione sono dispositivi che coniugano le funzionalità di una stampante, una fotocopiatrice, uno scanner e un fax in una soluzione unica. Ne risulta un ingombro minore e si risparmia sui costi, anche se ci si può trovare a dover cambiare l'intero dispositivo perché una delle funzioni non corrisponde più alle esigenze.
Va considerato che oramai i costi di dispositivi multifunzione anche di fascia professionale sono oramai quasi da consumer e la differenza la si ha sui consumabili, cosa che deve far porre molta attenzione al tipo di uso che se ne fa e al TCO più che al mero prezzo di acquisto. E' opportuno anche verificare che sia presente anche l'opzione della stampa wireless da computer, smartphone o tablet nonché interfacce come la Usb e criteri di sicurezza per un accesso sicuro.
Nel mercato delle stampanti e delle multifunzione esistono in ogni caso svariate opzioni, con velocità di stampa e formati di vassoio carta variabili. Dato il costo dei consumabili, e n particolare dei toner, potrebbe essere conveniente stante i recenti sviluppi della stampa inkjet, optare per questa tecnologia, che ha il beneficio di poter essere dotata di serbatoi di inchiostro ricaricabili al posto delle più comuni cartucce usa e getta. Un esempio in proposito, ma sul mercato ve ne sono anche di altri produttori, è costituto dai modelli inkjet Epson EcoTank.