La disponibilità di strumenti efficaci per la stampa è necessaria per le aziende, ma al tempo stesso è difficile contenerne e controllarne i costi di gestione.
Una soluzione è rappresentata dal ricorso ai Managed Print Services (MPS) che offrono proprio la possibilità di tenere sotto controllo i costi di gestione migliorando al contempo i processi operativi e rendendoli anche più trasparenti per chi ha funzioni di controllo.
L'azienda di origine giapponese, Brother, produttrice di soluzioni per la stampa, ha reso disponibile il proprio programma MPS che offre un pacchetto comprensivo di noleggio operativo di dispositivi monocromatici o a colori, eventuali accessori, l'installazione e l'assistenza tecnica.
I costi di stampa vengono, invece, gestiti a parte sulla base delle copie effettivamente realizzate: le pagine stampate vengono conteggiate automaticamente e costituiscono il costo della parte a consumo. 
Il concetto è che non esistono volumi minimi di stampa mensili ma si paga per quello che si consuma. La gestione avviene attraverso un portale Web attraverso il quale è possibile avere il controllo sull'utilizzo dei singoli dispositivi, ordinare il materiale di consumo e contattare il servizio clienti per avere assistenza tecnica.
In questo modo, gli IT manager possono concentrarsi sulle loro mansioni mentre l’amministrazione può gestire al meglio il flusso di cassa.