Dal Palco all’Online: come rendere Virtuale un evento Live

Una delle grandi opportunità nascosta dietro questo particolare momento che stiamo vivendo è sicuramente la digitalizzazione. Ma è possibile digitalizzare con successo anche un evento a pagamento?

Lo abbiamo chiesto ad Alessandro Bentivoglio, Imprenditore e Consulente di Marketing per aziende e startup e co-fondatore – insieme a Michele Tampieri – di Funnel Company, la prima società di Formazione e Consulenza in Italia specializzata nel Funnel Marketing. La missione di Funnel Company è quella di evangelizzare quanti più imprenditori e professionisti possibili rispetto all’importanza del marketing, uno dei pilastri basilari del business oggi.

Come digitalizzare un evento Live

Uno dei prodotti di punta con cui l’azienda porta avanti la sua missione sono proprio gli eventi dal vivo che ogni anno attirano centinaia di partecipanti per un’immersione di puro valore nelle tematiche più calde del Marketing e del Business. L’azienda aveva in programma per il mese di marzo ben 2 eventi a pagamento, entrambi da più giorni.

A causa delle limitazioni di questo periodo, le alternative possibili erano, da un lato rimandare o annullare gli eventi – come molte altre realtà hanno fatto – oppure sfruttare la tecnologia per continuare a offrire valore ai propri clienti. Ed è proprio la strada percorsa.

I dubbi non erano pochi anche perché nel primo caso si trattava di un evento molto tecnico e operativo, che ha visto coinvolte oltre 30 aziende, e strutturato secondo un format che prevede un’alternanza tra momenti teorici – dal palco – ad altri in cui si lavora con la supervisione di un coach dedicato. La preoccupazione principale riguardava quindi la necessità di mantenere un livello di professionalità e di qualità altissima, anche superiore rispetto all’evento in aula.

Gli strumenti utilizzati per digitalizzare l’evento sono stati:

• Una piattaforma – come Whereby o Zoom – per creare le stanze. Una stanza principale per lo stream degli interventi “dal palco” e tante piccole stanze per ogni gruppo di azienda con il proprio coach per le attività operative.
• Una piattaforma di streaming – come Restream – per streammare l’evento su più canali contemporaneamente.

Come misurare il successo di un evento Online

Nonostante le resistenze iniziali – anche da parte dei clienti – una volta avviata la macchina organizzativa, i risultati sono stati assolutamente positivi. Le persone, per assurdo, sono state più soddisfatte rispetto all’evento dal vivo perché quando sei in un ambiente con tante persone fai più fatica a trovare la concentrazione ed è molto più stressante, invece a casa tua hai la tua comodità e non accusi neanche la stanchezza del viaggio.

Non solo, durante le sessioni di lavoro, il coach era sempre presente per uno scambio one-to-one. Un fattore che è stato percepito proprio come un valore aggiunto. Grazie al sistema di raccolta feedback – che fa confluire in un file excel le votazioni dei partecipanti rispetto alle varie aree di indagine – l’azienda ha potuto quantificare oggettivamente il successo dell’evento che è stato quindi il preambolo per la preparazione di quello successivo.

Un evento in programmazione già da un anno, incentrato sulla creazione di community che prevedeva 25 interventi differenti distribuiti su tre giorni. Dato il format specifico dell’evento la preoccupazione principale riguardava la capacità di trasmettere l’emozione che i partecipanti avrebbero vissuto dal vivo, ma anche in questo caso i riscontri sono stati positivi con 600 iscritti complessivi e una media di 350 partecipanti continuativamente connessi alla diretta facebook.

Un doppio successo quindi, grazie al quale Funnel Company ha trasmesso ai suoi clienti un doppio messaggio, di positività e proattività oltre che chiaramente il valore legato alle nozioni più tecniche sulla tecnologia e le strategie di marketing.

Come creare engagement

Se da un punto di vista tecnologico le soluzioni sono facilmente individuabili, ciò che potrebbe risultare più complicato è comprendere come strutturare un evento online per renderlo attrattivo e coinvolgente tanto quanto un evento live. In realtà si tratta solo di creare la giusta cornice e progettare l’evento con la stessa cura come se fosse dal vivo. Questo vuol dire, curare le luci, l’audio e il setting, ovvero il marketing proprio all’interno dell’evento.

Inoltre, come ci ricorda Alessandro, a fronte della sua esperienza, un buon modo per creare engagement è dare la possibilità al pubblico di fare domande, non solo durante, ma anche prima e dopo l’evento e coinvolgerlo anche attraverso la proposizione di esercizi inerenti ai temi trattati. L’online ormai è il futuro. Non possiamo più vivere con gli occhi chiusi nella speranza che con il solo passaparola arrivino i clienti e il nostro business continui a sopravvivere.

Quello che è successo in questi mesi non sappiamo se potrà riaccadere, se cambierà o se rimarrà così, cioè non sappiamo quello che succederà. Quello che sappiamo e che abbiamo è che la presenza online è una soluzione valida a supporto del nostro business, un’ancora di salvezza che ci permette comunque di andare avanti. Dobbiamo quindi essere online a prescindere dall’attività che facciamo.

Se ancora non l’hai ancora fatto, a questo indirizzo puoi scaricare la Guida Definitiva per Video Efficaci con il Telefono. La Guida che ti aiuta a comprendere come realizzare video efficaci e di qualità sfruttando l’attrezzatura che hai a disposizione in casa.