Il problema della fatturazione elettronica, con il procedere delle normative e la spinta verso la digitalizzazione dei rapporti non solo tra privati ma anche con/e all’interno del sistema pubblico, interessa un numero sempre più ampio di aziende, soprattutto quelle di piccola e media dimensione, restie ad affrontare investimenti non nel core business soprattutto in momenti di difficoltà di mercato come quelle che si stanno sperimentando. Ma quale è la situazione attuale e realmente è possibile passando dal cartaceo all’elettronico razionalizzare i processi amministrativi e capitalizzare sull’investimento?
Sembrerebbe di si, stante ai risultati ottenuti ad esempio da Dalkia, una azienda del settore dei servizi energetici e di pubblica utilità, con un fatturato di 8.6 miliardi di euro e attività in 42 differenti nazioni. La società, evidenzia Ricoh, ha risparmiato 200.000 euro all’anno passando alla fatturazione elettronica a livello globale. I punti di forza del progetto è che tramite la fatturazione elettronica (e-invoicing in anglosassone) per l’azienda è più semplice ottemperare alle normative e gestire gli auditing, poiché le fatture vengono processate entro 24 ore dalla ricezione e i documenti sono aggiornati, affidabili e sempre disponibili.
Va anche osservato che, fa notare Ricoh, l’Agenda Digitale Europea ha fissato per gennaio 2013 il termine per la piena parificazione tra le fatture cartacee e quelle elettroniche. Il Parlamento Europeo ha inoltre stabilito una serie di misure affinché a livello europeo la fattura elettronica nel settore pubblico sia resa obbligatoria entro il 2016. La consultazione della Commissione Europea sulla fatturazione elettronica negli appalti pubblici, che termina il 14 gennaio 2013, è una vera e propria pietra miliare e dovrebbe entrare nell’agenda di tutti i business leader. I benefici si presentano numerosi perché l’e-invoicing aumenterebbe l’efficienza della supply chain grazie a una migliore gestione delle informazioni e della qualità del servizio.
Non tutto è però oro quello che luccica e sovente il diavolo si nasconde nei dettagli, sotto forma di punti importanti ancora da risolvere, come ad esempio le differenze tra le normative, le procedure e le policy adottate nei diversi paesi della comunità oppure l’annosa questione inerente le regole sulla tassazione che variano da stato a stato e non permettono alle aziende di godere in pieno dei benefici della fatturazione elettronica quando lavorano con clienti o fornitori esteri. L’impatto per le aziende che lavorano a livello internazionale è quindi sensibile.
A questo si aggiunge la diversità dei processi implementati dalle singole aziende e dal settore pubblico nei differenti stati membri extracomunitari. Affinché le normative e le pratiche che verranno sviluppate riflettano le best practice di tutta l’Unione Europea, è importante che le imprese di tutti i settori e di tutte le dimensioni partecipino al dibattito. Lo scenario ideale dovrebbe prevedere un benchmark comune, in modo che tutti i processi di fatturazione siano conformi a uno standard che risponda alle esigenze di tutti gli enti tributari, e consentire alle aziende di gestire al meglio i propri workflow e attività.
Ma cosa fare, o meglio, quali potrebbero essere gli aspetti chiave da considerare da parte delle aziende che prendono parte alla consultazione dell’Unione Europea e/o che si stanno organizzando per migrare dal cartaceo al digitale?
Due i punti importanti, sostiene Ricoh. Il primo è che è fondamentale considerare l’intero processo di fatturazione e non semplicemente l’output finale. Le organizzazioni hanno necessità di processi e procedure definite in modo che la fatturazione sia integrata nei flussi informativi dell’azienda. Questo facilita tra l’altro il passaggio all’e-invoicing, ma richiede tempo e l’Unione Europea deve tenere in debita considerazione il fatto che le imprese non possono passare dal cartaceo al digitale dall’oggi al domani. Già in altri casi si è sperimentata una fretta eccessiva con risultati negativi.
Il secondo è che la tecnologia non è tutto, o meglio, non sempre. Un passaggio dall’elettronico al digitale, in particolare in processi amministrativi, è critico per un’azienda e non può essere attuato semplicemente implementando nuove tecnologie e concentrandosi sulla mera interoperabilità dei sistemi. In uno scenario IT in cui la “openess” è oramai il mantra imperante e che il cloud computing sta contribuendo a radicalizzare come approccio, non dovrebbe essere imposto l’utilizzo di particolari sistemi o tecnologie per tutta l’Europa, ma appare preferibile puntare ad abbattere le barriere che ostacolano l’efficienza nelle aziende. In sostanza, considerando che la fatturazione è un importante processo di business, non appare pensabile il risolvere la questione esclusivamente con la tecnologia e i sistemi IT dovrebbero essere sempre messi in relazione con l’intero processo di fatturazione, con i flussi informativi e con il personale di gestione.
Un ultimo punto è la fase implementativa. Una migrazione di tale tipo difficilmente è gestibile a livello IT o architetturale al proprio interno, e appare suggeribile rivolgersi ad un esperto di processi documentali che possa gestire il passaggio mentre l’azienda può concentrarsi sul proprio core business. In particolare quando si opera in un contesto internazionale dove è necessario conoscere i diversi ambiti in cui si è presenti e le relative normative. Ma certe volte è questo il punto più difficile.