L'innovazione tecnologica aiuta le imprese nell'adeguare i processi alle esigenze economiche di riduzione di Opex e Capex e organizzative.
In particolare, i recenti sviluppi e la disponibilità di comunicazione a larga e larghissima banda permettono di ridefinire il modo di gestire i meeting e a far fronte alle esigenze di una generazione, la GenZ, che ha in proposito, osserva David Mills, CEO di Ricoh Europe, esigenze precise.
Il "vis a vis" è stato per lungo tempo il canale di comunicazione preferito per l'organizzazione delle riunioni. Questo soprattutto nei paesi mediterranei, dove si è sempre data molta importanza nel condurre le trattative di business, al rapporto personale che i mezzi di comunicazione elettronica non sembravano essere in grado di soddisfare..
Questa modalità di interazione risulta però sempre meno compatibile con i moderni ambienti e organizzazione del lavoro, con le evoluzioni nella mobility, nello smart working eccetera, e con le esigenze delle nuove generazioni che via via entrano nelle aziende.
Ma si tratta di una sensazione o di un wishful thinking? Sembra proprio che sia una realtà.
Una ricerca realizzata da Ricoh mette infatti in evidenza come il meeting "faccia a faccia" sia percepito come qualcosa in costante declino: se per il 77% dei Baby Boomers è il metodo comunicativo per eccellenza, solo il 58% della Generazione Z lo ritiene tale.
Il risultato in effetti non stupisce anche se un 20% di differenza non è poco. Le tecnologie digitali hanno trasformato gli uffici e lavorare in team distribuiti è oggi più semplice che mai. Inoltre, l'innovazione resa possibile da tecnologie come ad esempio le lavagne interattive, osserva Ricoh, aumenta la qualità e l'efficacia della comunicazione a distanza rappresentando una vera e propria evoluzione degli incontri di persona.
In pratica, che si sia in ufficio o presso la propria abitazione o in un centro per lo smart working, la cooperazione può avvenire con i medesimi strumenti e modalità interattive.
Quello su cui mette in guardia la ricerca è che in ogni caso per attrarre in azienda i talenti della Gen. Z l'innovazione IT sarà fondamentale: il 28% degli intervistati di questa generazione, rispetto al 10% delle precedenti, si è dichiarato attratto da aziende che mettono a disposizione dei dipendenti tecnologie che permettono di lavorare in modo più efficiente.
Gli strumenti per lo Smart Working
L'esempio della lavagna interattiva prima citata è esemplificativo delle possibilità offerte dalle nuove tecnologie.
Utilizzando una lavagna interattiva è possibile creare documenti con annotazioni, condividerli in tempo reale con i colleghi fuori sede, salvarli in locale, inviarli tramite e-mail. Tutto questo fa approdare direttamente nell'era dei meeting 2.0.
Le classiche conference call, le e-mail e le chat, strumenti validissimi, sono però poco efficaci nelle riunioni in cui sono coinvolti molti partecipanti e questo è un problema, dal momento che la comunicazione è per tutte le aziende un aspetto fondamentale.
Le lavagne interattive - e più in generale gli strumenti per la visual communication - permettono invece ai partecipanti di un team distribuiti in diverse sedi di collaborare meglio. Questo anche grazie all'integrazione di tutti i dispositivi presenti negli uffici.
"Da un dispositivo multifunzione come quelli del portfolio Ricoh è possibile inviare un documento a una lavagna interattiva oppure proiettarlo su una parete mediante un videoproiettore o un dispositivo smart", osserva David Mills .
Nel loro complesso, sono tecnologie che aumentano la produttività e facilitano lo sviluppo di nuove idee e concretizzano, evidenzia il manager, di quello che la sua società chiama Workstyle Innovation, un concetto che va oltre il dispositivo in sé.
Nella sua essenza consiste in un approccio, o meglio, di una sorta di filosofia volta a permettere alle persone di collaborare meglio e più velocemente, e di lavorare in modo più "smart", come chiedono le nuove generazioni.