Come dicono gli inglesi "la carità comincia a casa propria", ma è sempre vero? La comunità europea sta spingendo per l'adozione del cloud da parte delle aziende europee perché lo vede come una forte opportunità per le aziende di ridurre i costi, permettere loro di concentrarsi sul core business e in definitiva recuperare quella competitività rispetto alle altre aree economiche mondiali che negli ultimi anni è andata via via scemando.
Quello che a questo punto uno si aspetta è che in tutti i gangli della PA in Europa il processo di adozione del cloud sia molto avanzato e che la PA dei diversi paesi comunitari stia agendo attivamente da motore per uno sviluppo in tal senso. Ma è proprio così?
Una risposta si è provata a darla una ricerca realizzata e pubblicata da Ricoh Europe. La ricerca, condotta da Coleman Parkes Research, rivela in che modo le nuove tecnologie stanno impattando sul modo in cui le aziende europee gestiscono le informazioni, in particolare in relazione ai processi documentali critici in aree quali il reparto finance, le risorse umane e gli acquisti.
Dalla ricerca è emerso come la gestione dei processi nella PA stia diventando sempre più complessa, anche perché gli enti si trovano di fronte a sfide quali la necessità di dematerializzare i documenti e la gestione di una forza lavoro sempre più mobile.
Lo studio evidenzia come effettivamente la PA sia in Europa il settore che utilizza maggiormente la tecnologia cloud per la condivisione dei documenti, ma le ombre non mancano perché il 52% dei dipendenti senior coinvolti nell'indagine ha affermato che questo ha creso più complessa la gestione documentale, uno degli aspetti salienti delle PA.
In pratica, dai dati della ricerca si potrebbe dedurre che il settore pubblico non stia sfruttando nel modo migliore i benefici del cloud computing di cui è propugnatore, tra cui accesso più semplice alle informazioni, una migliore condivisione della conoscenza e un aumento della flessibilità del business.
Un motivo sembra derivare dal fatto che i processi documentali non sono interconnessi e che i processi, le tecnologie e le persone sono considerati come aspetti a se stanti anziché come elementi complementari l'uno con l'altro. Lasciamo però parlare ancora i dati della ricerca.
Lo studio evidenzia che il 47% delle organizzazioni della PA utilizza il cloud per condividere i documenti e il 71% si avvale del cloud per consentire ai dipendenti di accedere alle informazioni tramite dispositivi mobili.
È una percentuale significativa che evidenzia come molti enti pubblici riconoscano come la tecnologia possa aiutare efficacemente nel migliorare i servizi erogati ai cittadini, ma nella maggior parte dei casi, pari al 69%, gli investimenti nelle nuove tecnologie vengono effettuati prima che le funzionalità dei sistemi esistenti siano state utilizzate a pieno.
Tra gli altri risultati della ricerca quelli che appaiono particolarmente significativi sono il fatto che:
- L'83% dei dipendenti nel settore pubblico afferma di utilizzare dispositivi evoluti come smartphone e tablet, ma che le loro potenzialità sono frenate da sistemi di back-end ormai non più aggiornati.
- Esiste un gap tra le tecnologie del front office e quelle del back office e ciò si traduce in inefficienze, duplicazioni, impossibilità di accedere alle informazioni in tempo reale e in rischi per la sicurezza, peraltro uno degli aspetti più critici e dibattuti tra quelli concernenti il Cloud Computing..
- L'83% dei dipendenti del settore pubblico afferma che il proprio modo di lavorare è ormai superato e non consente di raggiungere i livelli di efficacia e di efficienza che si potrebbero invece ottenere.
- Il 52% dichiara che la sicurezza delle informazioni è migliorata rispetto al 2009, ma solo il 44% ritiene che i processi documentali siano sicuri, per cui il settore pubblico si espone a rischi di perdita di dati.
A conti fatti il settore pubblico appare effettivamente impegnato per erogare servizi di qualità elevata ai cittadini sfruttando le più recenti evoluzioni tecnologiche ma appare però importante che i processi documentali vengano gestiti in modo che le informazioni siano corrette e possano essere condivise tra i vari reparti in maniera sicura ed efficiente.
Ci si aspetta, in sostanza, che la PA utilizzi sempre più informazioni in formato elettronico e che il cloud svolga un ruolo importante nella migrazione dal cartaceo al digitale.