I processi basati su posta elettronica e documentazione digitalizzata permettono di abbattere costi di gestione, aumentare l'efficacia del processo stesso e accelerarne il risultato. Purché si mantenga il controllo.
Kofax Mailroom Automation è una soluzione per l'archivio di posta elettronica 'digitale', che fornisce completa visibilità sui documenti in arrivo e analisi e visualizzazione, per consentire alle aziende di tracciare, rivedere e modificare le informazioni in qualsiasi momento del processo.
Innanzitutto, sottolineiamo prima che la soluzione si rivolge soprattutto ai BPO (Business Process Outsourcer) che per i propri clienti gestiscono il processo di fatturazione e l'archiviazione di documenti per immagine e ricevono ed elaborano le mail.
Chiariamo meglio con un esempio: un automobilista assicurato può avviare una domanda di risarcimento, sottoponendo i documenti alla propria assicurazione. Questo può avvenire attraverso più canali, quali posta tradizionale ed elettronica. La documentazione può essere ricevuta da un BPO, che elabora i dati per l'assicurazione e, nel caso, acquisisce e classifica in digitale i documenti cartacei.
Nel caso in cui risultino mancare documenti o informazioni, Kofax Mailroom Automation manda un messaggio di alert all'interessato, affinché possa inoltrare i documenti mancanti e informa il liquidatore.
La soluzione fornisce visibilità sullo stato del processo del risarcimento, dal momento in cui la domanda è presentata, finché non è elaborata dalla commissione risarcimenti e dal sistema di pagamenti per la conclusione finale.
Tracciamento e visibilità con Kofax Mailroom Automation
Ovviamente la soluzione può essere adottata anche direttamente dall'azienda che gestisca in proprio questi processi, come avviene presso alcune banche o organizzazioni governative e le stesse assicurazioni.
Swiss Post Solutions (SPS) è invece un BPO che ha già tratto vantaggio dal sistema di Kofax: "SPS supporta le aziende nella transizione verso la digitalizzazione e per noi Kofax Mailroom Automation è ideale, considerando che i nostri clienti hanno bisogno di un controllo completo dei documenti", spiega Alex Valkenberg, chief executive officer, Production Services di Swiss Post Solutions, che aggiunge: "Offrendo questa soluzione ai nostri clienti, li aiuteremo ad accelerare in modo ulteriore i processi di business e a migliorarli".
Le mailroom digitali automatizzate sono usate in un'ampia varietà di settori e "possono garantire un ROI in meno di 18 mesi, eliminando una parte dei costi di lavoro manuale, associato alla normale mailroom", dichiara spiega Martyn Christian, chief marketing officer di Kofax.
A detta di quest'ultimo, "Kofax Mailroom Automation trasforma la mailroom digitale tradizionale, combinando BPM, gestione di dynamic case, analisi di processo e visualizzazione con le nostre soluzioni di acquisizione, che offrono alle aziende le funzionalità di gestione della posta elettronica più scalabili, flessibili, accurate e sicure oggi disponibili".