Il ruolo dell'ECM nell'attuale scenario ICT
L'informazione rappresenta uno dei principali asset aziendali e si presenta ormai in formati sempre più variegati. È in costante crescita, per esempio, il volume di dati destrutturati quali i messaggi di posta o i contenuti multimediali che ha superato quello delle informazioni strutturate; inoltre l'informazione critica per l'azienda si presenta ancora sia in formato digitale sia cartaceo.
Gestire in modo rapido ed efficace i contenuti rappresenta un requisito fondamentale per razionalizzare i costi e migliorare l'efficienza.
Le opportunità offerte dai processi di gestione dei contenuti trovano un riscontro particolare all'interno di ambienti distribuiti e complessi.
Si pensi per esempio al mercato "Resource" legato all'approvvigionamento di tutte le componenti necessarie per la realizzazione di grossi progetti di carattere ingegneristico, al settore della Grande Distribuzione Organizzata (GDO) o a quello della distribuzione dell'energia.Si tratta di settori verticali diversi tra loro in cui però si presentano ricorrenti una serie di temi e requisiti. Innanzitutto, il fatto di richiedere una stretta collaborazione tra tutti gli attori interni e quelli distribuiti sul territorio coinvolti nel processo di business, dagli addetti commerciali a quelli amministrativi a quelli operativi.
Inoltre, sono settori in cui è molto importante una corretta gestione della conoscenza nonché predisporre l'automazione dei workflow legati alla gestione dei contenuti informativi e documentali.
Tra le sfide da affrontare vale la pena di ricordare la questione dei contenuti destrutturati, l'esigenza di contenere i costi di gestione, aumentare l'efficienza e la produttività dei lavoratori: si tratta di temi collegati se si pensa che molti utenti spendono mediamente il 20-30% del proprio tempo a cercare informazioni utili per svolgere il proprio lavoro.
L'Enterprise Content Management è in grado di far fronte a tutte queste necessità, fornendo una soluzione capace di gestire in modo efficiente costi e processi, efficace nel realizzare una collaborazione più costruttiva e utile per accedere a contenuti informativi e gestirli (insieme ai processi loro associati) attraverso il loro intero ciclo di vita.
Un'efficace soluzione di ECM deve permettere non solo di progettare e implementare i processi orientati ai contenuti, ma anche di svolgere l'indispensabile compito di orchestrazione e integrazione con tutti gli altri processi aziendali, sia dal punto di vista dei sistemi sia da quello delle operazioni svolte dagli utenti.
Attraverso funzionalità applicative di content management è possibile in tal modo alimentare un repository sincronizzato con i metadati prodotti dai sistemi aziendali, armonizzando la descrizione degli attributi degli oggetti di business che hanno solitamente forme differenti e disomogenee di rappresentazione.