Il ruolo dell'ECM nell'attuale scenario ICT

Le soluzioni di Enterprise Content Management possono fornire un prezioso contributo per supportare le esigenze di distribuzione delle informazioni all’interno di specifici settori verticali come quello dell’energia o della GDO

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a cura di Riccardo Florio

Il ruolo dell'ECM nell'attuale scenario ICT

L'informazione rappresenta uno dei principali asset aziendali e si presenta ormai in formati sempre più variegati. È in costante crescita, per esempio, il volume di dati destrutturati quali i messaggi di posta o i contenuti multimediali che ha superato quello delle informazioni strutturate; inoltre l'informazione critica per l'azienda si presenta ancora sia in formato digitale sia cartaceo.

Gestire in modo rapido ed efficace i contenuti rappresenta un requisito fondamentale per razionalizzare i costi e migliorare l'efficienza.

Le opportunità offerte dai processi di gestione dei contenuti trovano un riscontro particolare all'interno di ambienti distribuiti e complessi.

Si pensi per esempio al mercato "Resource" legato all'approvvigionamento di tutte le componenti necessarie per la realizzazione di grossi progetti di carattere ingegneristico, al settore della Grande Distribuzione Organizzata (GDO) o a quello della distribuzione dell'energia.Si tratta di settori verticali diversi tra loro in cui però si presentano ricorrenti una serie di temi e requisiti. Innanzitutto, il fatto di richiedere una stretta collaborazione tra tutti gli attori interni e quelli distribuiti sul territorio coinvolti nel processo di business, dagli addetti commerciali a quelli amministrativi a quelli operativi.

Inoltre, sono settori in cui è molto importante una corretta gestione della conoscenza nonché predisporre l'automazione dei workflow legati alla gestione dei contenuti informativi e documentali.

Tra le sfide da affrontare vale la pena di ricordare la questione dei contenuti destrutturati, l'esigenza di contenere i costi di gestione, aumentare l'efficienza e la produttività dei lavoratori: si tratta di temi collegati se si pensa che molti utenti spendono mediamente il 20-30% del proprio tempo a cercare informazioni utili per svolgere il proprio lavoro.

L'Enterprise Content Management è in grado di far fronte a tutte queste necessità, fornendo una soluzione capace di gestire in modo efficiente costi e processi, efficace nel realizzare una collaborazione più costruttiva e utile per accedere a contenuti informativi e gestirli (insieme ai processi loro associati) attraverso il loro intero ciclo di vita.

Un'efficace soluzione di ECM deve permettere non solo di progettare e implementare i processi orientati ai contenuti, ma anche di svolgere l'indispensabile compito di orchestrazione e integrazione con tutti gli altri processi aziendali, sia dal punto di vista dei sistemi sia da quello delle operazioni svolte dagli utenti.

Attraverso funzionalità applicative di content management è possibile in tal modo alimentare un repository sincronizzato con i metadati prodotti dai sistemi aziendali, armonizzando la descrizione degli attributi degli oggetti di business che hanno solitamente forme differenti e disomogenee di rappresentazione.