La nuova posta elettronica: più efficace, più sicura e senza perdite di tempo

La vita della tua azienda passa dalla posta elettronica e gestirla nella maniera migliore moltiplica la produttività di impiegati e manager.

Le caselle di posta elettronica sono praticamente la memoria fotografica di tutto quello che accade nelle aziende: ordini, preventivi, comunicazioni aziendali, dispute, reclami, contratti e accordi “al volo” viaggiano ogni giorno sulle autostrade informatiche per fermarsi sui nostri server di posta o sui computer dei destinatari.

Un tesoro di informazioni che è alla base di tutto il lavoro svolto e che viene consultato spessissimo per recuperare informazioni di ogni tipo. Quasi sempre, però, la gestione delle mail viene data per scontata, come se spulciare in migliaia e migliaia di messaggi fosse una cosa semplice e immediata.

Le inefficienze della posta elettronica

Invece, si perde tanto, troppo tempo a recuperare informazioni. Tempo che potrebbe essere impiegato diversamente. Si va dalle mail che ci servono per aggiornare un preventivo (accordi, vecchie proposte, contratti, circolari, listini, comunicazioni dai colleghi) alle informazioni su quel progetto lasciato in stand-by per qualche tempo e che adesso bisogna rimettere in pista, passando per le vicende da ricostruire per rispondere a un reclamo, una disputa legale o una multa/tassa da pagare.

Inoltre, molti di questi compiti vanno svolti di fretta e il rischio di tralasciare qualcosa perché “affogato” nel mare dei messaggi ricevuti ogni giorno è molto grande, rendendo il risultato inaccurato e lacunoso, con conseguenze possibilmente gravi.

Serve uno strumento che ci porti alle informazioni che ci servono

La gestione della posta elettronica, quindi, deve fare un salto di qualità e diventare facilmente consultabile anche a distanza di tempo, magari guadagnandone anche in sicurezza e resistenza a guasti e attacchi informatici criminali.

La soluzione è MailStore, un sistema di posta elettronica che senza cambiare nulla per chi usa il pc permette di:

Fare ricerche molto approfondite e velocissime su tutti i messaggi
Avere la posta elettronica sempre disponibile anche in caso di blocco del PC sul quale era stata scaricata, senza chiedere l’intervento di un tecnico
Recuperare vecchi messaggi che erano stati cancellati per errore senza l’intervento di un tecnico
Automatizzare alcune funzioni obbligatorie da GDPR come l'impostazione di limiti temporali per la conservazione dei dati
Fungere da ulteriore backup continuo di posta, senza momenti morti tra un backup e un altro che possano lasciare buchi in caso di guasto informatico
Eliminare le mail dal server di posta, eliminando la necessità di servizi che garantiscano caselle di grandi dimensioni
Archiviare automaticamente tutte le mail come da vigenti norme di legge
Aggiungere un livello di sicurezza contro i Ransomware

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Ideale per gli studi professionali, ma anche per le aziende da piccole a grandi

Da un punto di vista prettamente funzionale, MailStore è ideale per tutti quegli uffici che trattano documenti in grande quantità o di tipo sensibile. Avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro e notai vedranno un beneficio istantaneo nel modo cui riescono a trattare le informazioni provenienti dai clienti, archiviandole automaticamente e recuperandole con precisione con pochissimi clic.

Allo stesso modo, tutti i reparti aziendali che trattano grandi quantità di documenti saranno molto più indipendenti dai tecnici grazie alla semplicità d’uso e al fatto che le informazioni saranno sempre disponibili anche in caso di guasti informatici.

E costa davvero poco

Di solito, quando si parla di licenze, si dice che “costano il giusto”, ma in questo caso, i benefici che MailStore porta ai clienti sono così tanti da far sembrare il costo davvero irrisorio. Si parte da 295 euro + IVA per 5 utenti al primo acquisto e scendendo a poco più di 75 euro per il rinnovo annuale (sempre di 5 licenze).