La pandemia ha cambiato per sempre il modo in cui viviamo il posto di lavoro. I dipendenti, ma anche gli stessi dirigenti, hanno esigenze molto diverse rispetto a prima: la possibilità di lavorare da remoto o anche in modo ibrido ha modificato le abitudini dei lavoratori, che hanno compreso l’importanza di avere flessibilità di luoghi e orari.

Le implicazioni di questo cambiamento sono diverse e riguardano non solo i dipendenti ma anche gli uffici, considerati imprescindibili fino a tre anni fa e ora diventati superflui. Il posto di lavoro ha attraversato importanti cambiamenti e continuerà a farlo; i leader aziendali devono comprendere a fondo questa transizione per saper rispondere ai bisogni dei dipendenti.

Flessibilità e lavoro ibrido

La pandemia e i conseguenti lockdown hanno obbligato le aziende a intraprendere la modalità di lavoro remota. Ciò ha portato a un cambiamento che si può definire epocale, dal momento che i dipendenti ora cercano posti di lavoro che possano offrirgli di nuovo la flessibilità di lavorare da casa, se non full time almeno part time.

La ricerca di McKinsey ha evidenziato come il 71% dei dipendenti che preferiscono il lavoro ibrido è pronto a cambiare azienda se questo non gli viene garantito. Questo trend è cominciato dopo la fine della pandemia e sta continuando la sua corsa: il mercato del lavoro è in evoluzione e le imprese di maggiore successo sono quelle che offrono più flessibilità ai propri dipendenti.

Milioni di lavoratori hanno lasciato i loro vecchi lavori per cercare un posto più flessibile o, in alcuni casi, per iniziare un business in autonomia. Le persone hanno compreso l’importanza del proprio tempo e non sono più disposte a tornare indietro.

Gli uffici cambiano il proprio scopo…

Le aziende che mirano a riportare i propri dipendenti in ufficio devono rivedere lo scopo dei luoghi di lavoro. Molti task che prima si svolgevano in presenza possono essere completati da remoto senza sforzi aggiuntivi. Tornare in ufficio non può essere un semplice “capriccio” del datore di lavoro: occorre dare uno scopo al ritorno in presenza.

Gli uffici ora non hanno altro scopo se non l’aggregazione; per questo, le imprese dovrebbero ripensare gli spazi per favorire le connessioni tra dipendenti, per esempio creando degli spazi di condivisione e relax o laboratori dove mettere in pratica le proprie idee. I dipendenti devono vedere l’ufficio come un luogo in cui esprimersi e stare bene, sia in compagnia che da soli, con tecnologie all’avanguardia che attirino i lavoratori.

… e il proprio aspetto

Nel tentativo di adattare lo scopo dell’ufficio alle nuove esigenze dei dipendenti va rivisto anche il design dei luoghi di lavoro. Se possibile, gli uffici andrebbero collocati in zone comode da raggiungere coi mezzi per favorire gli spostamenti dei lavoratori. Creare più hub dislocati sul territorio è utile per raggiungere località meno collegate e incentivare il ritorno in presenza.

Le aziende dovrebbero ripensare il design degli uffici, per esempio acquistando mobilio nuovo e rivedendo gli spazi. L’ufficio deve essere un luogo appetibile, in cui i dipendenti sono contenti di andare non solo per collaborare coi colleghi, ma anche per il suo aspetto. Gli spazi di lavoro devono diventare multiuso e comodi.

Nuovi modi di organizzare il lavoro ibrido

Per decenni abbiamo pensato la presenza fisica fosse essenziale per l’innovazione; il lavoro remoto ha sradicato questa convinzione, dimostrando che per raggiungere i risultati basta collaborare. Con la pandemia ci siamo visti costretti a trovare nuovi modi per comunicare: il cambiamento è stato repentino e non c’è stato molto tempo per organizzare il lavoro a dovere. Ora che il ritmo è rallentato, è tempo di ripensare le modalità di lavoro remoto per migliorare la produttività.

La distanza fisica ha moltiplicato la quantità di mail e meeting durante le giornate lavorative. Se da una parte l’interazione è diventata molto semplice, dall’altra però si pecca in produttività: le persone passano sempre più tempo in riunioni e a seguire interazioni che non portano alcun valore.

Va quindi ripensato il modo in cui si comunica col team e si condividono informazioni, promuovendo l’uso di strumenti per organizzare la conoscenza e attingere ad essa. Le interruzioni e le distrazioni dovrebbero essere ridotte al minimo, contattando solo le figure che possono rivelarsi d’aiuto: ruoli e responsabilità devono essere ben definiti e chiari a tutti. I dipendenti possono così navigare la gerarchia più velocemente, velocizzando i processi decisionali e di conseguenza gli sviluppi.

Affrontare il ritorno in ufficio

Comunicare il ritorno in ufficio non è stato semplice e le aziende lo hanno sperimentato in prima persona: i dipendenti, di fronte all’obbligo del ritorno totale o parziale, hanno deciso di intraprendere strade diverse che gli dessero più flessibilità. Molte imprese hanno fatto l’errore di imporre il ritorno in ufficio senza fornire spiegazioni sul perché della scelta e dei suoi benefici. I lavoratori si sono sentiti costretti ad abbandonare le proprie abitudini senza che ci fosse una vera motivazione.

Per questo motivo le aziende dovrebbero studiare il modo migliore per comunicare la scelta, spiegando innanzitutto il perché del ritorno in ufficio. Devono esserci motivi validi che i dipendenti possano comprendere, ma non è sufficiente: va lasciata comunque una certa libertà di scelta, mostrandosi comprensivi verso chi nutre particolari esigenze (difficoltà di spostamento, impegni extra lavorativi e famigliari, …).

Se le imprese per prime non comprendono l’impatto del ritorno in ufficio nella vita di tutti i giorni, rischiano di perdere i propri dipendenti. Il ritorno in presenza può essere graduale e non imposto, lasciando la libertà di scegliere quanti giorni lavorare da casa e quanti dall’ufficio. I lavoratori vanno invogliati a tornare, non obbligati.

Il rapporto col posto di lavoro è cambiato per sempre e le imprese hanno l’obbligo di comprendere questa transizione per affrontarla nel migliore dei modi. Non è più possibile pensare di tornare al periodo pre-pandemia: le abitudini dei dipendenti si sono evolute e le aziende devono rimanere al passo con le nuove esigenze del lavoro ibrido.