I Meeting Room Services lanciati da Ricoh fanno parte degli Workplace Services, servizi globali grazie ai quali le aziende possono utilizzare gli spazi di lavoro in modo più efficiente riducendo allo stesso tempo i costi connessi.
Basati su una partnership globale con Condeco, azienda che opera nella fornitura di tecnologia per la gestione delle risorse per sale riunioni, i Meeting Room Services di Ricoh raccolgono in tempo reale i dati di effettivo utilizzo delle sale meeting per evidenziare opportunità di razionalizzazione.
I Meeting Room Services di Ricoh ottimizzano l'utilizzo delle sale e riducono i costi
Sulla base dei dati raccolti, gli specialisti Ricoh sviluppano un progetto per migliorare il layout delle sale riunioni e il sistema per la prenotazione delle stesse. Con il supporto di Ricoh, evidenzia la società, le imprese possono in sostanza ottimizzare l’utilizzo degli spazi adibiti a sale riunioni, aumentare la produttività e potenzialmente ridurre i costi di affitto degli spazi.
I clienti Ricoh possono tenere traccia di quando vengono impegnate le sale riunioni e per quanto tempo. I dati possono essere visionati anche dai dipendenti in modo che siano sempre informati in merito alle disponibilità. In questo modo i meeting possono essere organizzati più rapidamente a vantaggio della produttività.
Per migliorare le gestione delle sale Ricoh fornisce una soluzione integrata per la prenotazione delle sale e l’invio di messaggi a destinatari predefiniti per la gestione di altri servizi come ad esempio parcheggi per i visitatori o servizi di catering. Coloro che organizzano il meeting possono inoltre verificare la disponibilità di sistemi per la collaborazione remota, come ad esempio la videoconferenza.
Dal punto di vista operativo i responsabili possono monitorare l’utilizzo delle risorse, mentre i dipendenti possono prenotare rapidamente una sala, gestire le assenze, iniziare una riunione e notificarne la fine semplicemente utilizzando il badge aziendale oppure inserendo un codice PIN mediante lo schermo touch screen di Condeco installato in ogni meeting room..
I Meeting Room Services prevedono inoltre sistemi di digital signage installati alla reception in modo che i visitatori possano controllare dove sia ubicata la sala meeting in cui devono recarsi.
"L’aumento dei costi degli spazi fa crescere le spese operative per le aziende di molti settori. Per alcune realtà i costi per una meeting room possono superare i 15.000 euro all’anno e sappiamo che di solito lo spazio rimane inutilizzato per la metà del tempo. Con il nostro supporto mirato le aziende possono fornire ai dipendenti spazi di lavoro più funzionali. Oltre a supportare la bottom line questo aumenta la produttività rendendo l’organizzazione dei meeting più semplice e rapida", ha dichiarato Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe.