Una serie di ricerche realizzate o commissionate da Ricoh, se esaminate nell'insieme, permettono di fare il punto su cosa stia avvenendo in settori chiave del mondo industriale dei servizi e quali sono le evoluzioni tecnologiche e organizzative che li interessano. Cominciamo dal mondo Finance, notoriamente quello più pronto ad adottare nuove soluzioni tecnologiche anche per la disponibilità finanziaria che tipicamente lo caratterizza.
In questo segmento dell'economia uno dei temi centrali dell'evoluzione attuale è costituito dalla mole crescente di dati. Le aziende del Finance hanno compiuto grandi sforzi per cogliere le opportunità dei Big Data digitalizzando i documenti cartacei che stanno alla base dei processi di business. I dati delle ricerche commissionate da Ricoh parlano da soli.
Circa la metà delle aziende Finance ha affermato che ad ora nella propria organizzazione meno del 10% dei documenti è cartaceo, mentre negli altri settori le percentuali sono nettamente più elevate: 37% nell'Istruzione), 39% nella Sanità e 41% nella PA.
La digitalizzazione ha un impatto notevole anche dal punto di vista dei costi. Oltre un terzo delle organizzazione finanziarie ha evidenziato di aver ridotto i costi relativi all’archiviazione dei documenti cartacei a meno del 5% del fatturato, superando di fatto la PA (13%) e la Sanità (26%). Significativo è poi il fatto che un’azienda su cinque del Settore Finanziario si aspetti che il processo di digitalizzazione sia ultimato entro il prossimo anno, con una riduzione dei costi pari al 5-10% del fatturato.
Più mobilità più business
Centrata sugli impatti del mobile è invece una ricerca che Ricoh Europe ha commissionato a Coleman Parkes Research. Quello che ne emerge è che le aziende europee stanno cercando nuovi modi per migliorare la gestione e la condivisione delle informazioni. Oltre che sugli strumenti per la collaborazione, le organizzazioni stanno concentrando l’attenzione sulla digitalizzazione dei documenti e sul modello del BYOD, che amplierebbe l’accesso alle risorse aziendali.
Tra le altre aree sotto i riflettori del campione d’indagine vi sono stati il mobile business e l’utilizzo dei canali on line/social media nelle interazioni con i clienti.
Per quanto riguarda il mobile business, i manager sono convinti che l’impossibilità di accedere a documenti (70% del campione) e ai sistemi informativi (63%) mediante dispositivi mobili freni una condivisione efficace delle informazioni, come anche l’impossibilità di effettuare da remoto modifiche a documenti archiviati sui server aziendali.
Significativo è in tal senso il fatto che il 71% delle organizzazioni sta già cercando di porvi rimedio ed effettuando investimenti in nuove tecnologie affinché i dipendenti possano essere produttivi sia fuori sia dentro l’ufficio. Non ultimo, il 69% delle aziende permette poi ai dipendenti di utilizzare i dispositivi personali per accedere ai dati e alle applicazioni aziendali.
La maggior parte delle aziende ha in sostanza implementato tecnologie all’avanguardia, ma il 62% dei business leader ha messo in evidenza come le potenzialità delle nuove tecnologie siano frenate dalla presenza di sistemi legacy di back-end. Per una buona metà dei manager manca però la “cultura aziendale” della condivisione delle informazioni, per cui è necessario non solo cambiare i processi e i sistemi IT a supporto, ma anche la mentalità dell’organizzazione.
Intelligent worker in crescita
Se dalla mobility e dei relativi dispositivi ci si sposta alle persone si è invece evidenziato che nei prossimi cinque anni il numero di ‘intelligent workers’ (iWorker) delle aziende europee aumenterà in maniera esponenziale. Attualmente, solo il 4% dei manager definisce la maggioranza dei propri dipendenti con il termine iWorker, vale a dire knowledge worker che hanno accesso 24/7 a tutte le informazioni utili a soddisfare le necessità dell’azienda e dei suoi clienti.
I responsabili aziendali prevedono però un cambiamento significativo entro i prossimi cinque anni: il 37% del campione d’indagine è convinto che entro il 2018 la maggior parte della popolazione aziendale sarà costituita da iWorker.
E' però emerso come, prima di incrementare la presenza degli iWorker, sia necessario risolvere importanti questioni e compiere passi ben precisi. Secondo i manager le attività da svolgere per arricchire le competenze dei dipendenti consistono nel mettere a loro disposizione strumenti collaborativi che favoriscano la condivisione della conoscenza e l'interscambio di informazioni.
Al secondo posto vi è l’ottimizzazione dei processi aziendali mediante l’analisi delle modalità di lavoro dei dipendenti e l’utilizzo corretto delle tecnologie, e a seguire il cloud. In quarta posizione, i responsabili aziendali hanno posto la digitalizzazione dei documenti cartacei con l’obiettivo di migliorare l’accesso alle informazioni, attuali e storiche, che sono importanti per l’azienda e che agevolano i processi decisionali.
Dai Big ai Bigger Data digitalizzando le informazioni cartacee
Tornando al problema dei dati, ovvero, dei Big Data, in particolare i manager italiani sono consapevoli di come la questione vada oltre la grande quantità di informazioni digitali esistenti e comprenda i documenti cartacei che contengono dati importanti per il business. Se informazioni importanti rimangono intrappolate nei documenti cartacei è infatti difficile mantenere una visione a 360° del business e prendere decisioni che siano realmente efficaci.
I benefici però vanno oltre la semplicità di accesso e includono maggiore velocità dei processi e riduzione dei costi. Digitalizzando e gestendo in maniera integrata le informazioni, evidenzia Ricoh, le aziende possono migliorare la conoscenza del proprio business e guadagnare vantaggio competitivo.
Anche i risparmi sono significativi: il 56% dei leader delle aziende italiane ritiene che digitalizzando le informazioni si otterrebbe una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5 e il 20% del fatturato. Di questi, il 35% stima tra il 5 e il 10% di risparmio, mentre per il 21% la percentuale si attesta tra l'11 e il 20%. Non ultimo, le aziende che si preparano a cogliere le opportunità dei Big e Bigger Data saranno in grado di prendere velocemente decisioni e beneficiare dei correlati vantaggi competitivi.