No, non si tratta di titoli spazzatura o dei tanto vituperati derivati. Si tratta della carta amministrativa, e il dubbio probabilmente èra già venuto a molti, perlomeno allo scrivente.
Nonostante siano oramai apparse a partire dagli anni settanta, adottate e sostituite ondate tecnologiche al ritmo di una ogni 4-5 anni, quando si va in banca il tempo di attesa non è cambiato, perlomeno questa è la percezione che si ha, i documenti che si ricevono sono sostanzialmente i medesimi e la pila di carte da firmare non accenna a diminuire.
Di certo qualcosa non va, o perlomeno lo si sospettava da tempo. Ma sospettare è una cosa, la realtà può essere diversa. Ma ora una ricerca commissionata da Ricoh dà il suo crisma di ufficialità e di scientificità alla cosa, compatibilmente con le leggi e i limiti della statistica, scienza che ha di certo dei lati oscuri, ma spesso la imbrocca.
Di sicuro le società di Servizi Finanziari si sono modernizzate per ridurre la carta nei processi di back-office; ora è però arrivato il momento di cogliere nuove opportunità ottimizzando il front-office, per quanto riguarda ad esempio le attività di marketing, l’assistenza clienti, l’attività creditizia e l’acquisizione dei clienti.
Un frequentatore di un ufficio finanziario, dove tiene i suoi risparmi, avrebbe immaginato di essere al centro dell'attenzione e scoprire che viene dopo il back office è una cosa che si immagina non scopra con piacere, ma tant'è.
Venendo al sodo, da uno studio realizzato da IDC e basato sul white paper "L’ottimizzazione dei processi documentali consente alle aziende del Settore Finanziario di ottenere un duplice beneficio: aumenta del fatturato e riduzione dei costi" , entrambi sponsorizzati da Ricoh e completato poco prima dell'estate, emerge che nel settore finanziario oltre un processo documentale su tre (il 37% per l'esattezza) è ancora basato su informazioni cartacee.
Lo studio ed i suoi risultati
Quello dell'eccesso di carta nelle aziende non è un peccato isolato. Tutte le aziende, in generale, si affidano ancora alla carta ed è difficile pensare ad una sua completa esclusione dai processi di business. Ma, afferma lo studio, il settore dei Servizi Finanziari sembra essere rimasto particolarmente indietro e potrebbe quindi trarre notevoli benefici migliorando la gestione delle informazioni, come messo in evidenza da un recente studio condotto da IDC coinvolgendo a livello globale 1.516 responsabili di processi documentali e information worker.
Diversamente dalle funzioni di back-office, si afferma nel report, questi processi coinvolgono direttamente i clienti per cui, se correttamente gestiti, consentono di ridurre i costi e di aumentare il fatturato.
In particolare, i responsabili dei Servizi Finanziari hanno dichiarato che il miglioramento dei processi rivolti ai clienti potrebbe far aumentare il fatturato del 10,7% e ridurre i costi d’esercizio complessivi del 10,5%. Inoltre, sarebbe una opportunità non solo per ridurre i costi e aumentare le vendite ma anche aumentare la soddisfazione del cliente.
Ad esempio, viene stimato che la digitalizzazione dei flussi di lavoro permetterebbe ai dipendenti delle filiali bancarie di fornire ai clienti servizi di maggiore qualità instaurando così rapporti più duraturi e di effettuare operazioni di cross-selling/upselling con un numero maggiore di prodotti. Le cifre in gioco per migliorare il front-end e ridurre la carta circolante appaiono di tutto rispetto e dovrebbero portare presto a risultati concreti.
Secondo il white paper sponsorizzato da Ricoh il Settore Finanziario sta investendo mediamente per progetto:
- 2,5 milioni di dollari per migliorare i processi di marketing/comunicazione con i clienti rispetto a 1,4 milioni di dollari investiti da altri settori.
- 1,7 milioni di dollari per migliorare i processi di apertura di credito rispetto a 1,1 milioni di dollari investiti da altri settori.
- 1,3 milioni di dollari per acquisire clienti rispetto a 819.000 dollari investiti da altri settori.
- 2,1 milioni di dollari per l’assistenza clienti rispetto a 1 milione di dollari investito da altri settori.
Come emerge dai dati, ha commentato Ricoh i risultati dello studio, le organizzazioni finanziarie più innovative stanno sviluppando strategie per migliorare l’acquisizione, la trasformazione e la gestione delle informazioni. Inoltre, ha osservato Yoshi Sasaki, General Manager del Business Services Center di Ricoh, le aziende che raggiungono questi obiettivi hanno capito che non è sufficiente digitalizzare i documenti cartacei senza prendere in considerazione i flussi di lavoro alla base.
"Molte società che hanno ottenuto risultati eccellenti sono clienti Ricoh che hanno scelto i nostri Servizi Documentali Gestiti per vincere le sfide e raggiungere importanti risultati”, ha osservato.