La gestione dei documenti e delle informazioni è una delle aree IT più dinamiche e all'attenzione dei manager, anche in considerazione della crescente necessità di gestire in maniera integrata contenuti strutturati e non.
Molte aziende si focalizzano però esclusivamente sull’ottimizzazione delle attività di stampa tralasciando di prendere in considerazione i processi connessi alla creazione e alla distribuzione dei documenti.
La gestione documentale è sempre più integrata e multicanale
Ci sono aspetti che, suggerisce Ricoh, non vanno però trascurati e per passare da una semplice gestione dei sistemi di stampa ad una ottimizzazione documentale in tutta l’azienda è opportuno considerare punti quali:
- Trasparenza e automazione dei flussi di lavoro
- Riduzione dei costi grazie a maggiore efficienza nei processi di creazione, stampa e distribuzione dei documenti
- Tracciabilità, contabilizzazione e reportistica dei processi
- Digitalizzazione dei documenti semplificata
- Maggiore sicurezza dei documenti e delle informazioni
Per facilitare nell'esame e nella realizzazione di questi aspetti Ricoh ha sviluppato la soluzione Managing Enterprise Output (MEO), con cui si è proposta di permettere di collegare tutti i processi di creazione e distribuzione dei documenti (prodotti sia negli uffici sia nei centri stampa aziendali) ad un flusso di lavoro centralizzato.
MEO, evidenzia, si prefigge di migliorare la gestione dei documenti da qualsiasi fonte essi provengano (applicazioni pc, sistemi ERP, dispositivi portatili, e-mail, mainframe, scanner) e la loro distribuzione attraverso molteplici canali quali stampa, e-mail e web.
I documenti vengono quindi gestiti in maniera integrata, indipendentemente dalla piattaforma che li ha creati e dal canale mediante il quale vengono distribuiti. La soluzione, che è modulare, consente di realizzare funzioni quali:
- Collegare i processi di distribuzione documentale ad un unico flusso di lavoro centralizzato
- Migliorare i controlli su stampanti, richieste di documenti, volumi e costi
- Gestire la distribuzione dei documenti prodotti da sistemi ERP
- Convertire o trasformare dati o documenti
- Inviare documenti in più formati attraverso più canali quali stampa, e-mail, dispositivi
- Uniformare differenti flussi di lavoro e razionalizzare i print server
- Indirizzare i lavori di stampa al dispositivo o al sistema di stampa più adatto
- Migliorare la sicurezza dei dati, la tracciabilità e la governance
Inoltre, è possibile per i lavoratori, se fuori sede, di inviare ordini di stampa ad un sistema centrale o, se in sede, reindirizzare i lavori al centro stampa per non congestionare le stampanti negli uffici.