Più IT più business per le PMI

Le PMI avanti nella digitalizzazione, lo afferma uno studio di Coleman Parkes Research finanziato da Ricoh Europe. Per migliorare i risultati vanno però rivisti i processi aziendali

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a cura di Giuseppe Saccardi

Periodicamente viene affrontato in convegni il tema della informatizzazione e della differenza che esiste tra grande azienda e PMI. In sostanza, viene evidenziato dai relatori come la difficoltà da parte delle PMI di reperire fondi visto l'attuale stretta creditizia, possa causare un allargamento del gap esistente e ridurre la competitività di operatori che in alcune nazioni, come l'Italia, rappresentano la parte sostanziale del tessuto produttivo e dei servizi.

Ma è davvero così? E se lo è lo è per tutti i settori dell'IT o solo per alcuni di essi? Chiarezza ha cercato di farla Ricoh Europe commissionando una apposita ricerca a Coleman Parkes Research.

Lo studio è stato realizzato nei mesi di maggio e giugno 2013, quindi è abbastanza recente anche se le dinamiche del mercato sono molto rapide, e ha coinvolto oltre 700 dirigenti e IT decision maker di aziende operanti in otto mercati verticali (Formazione, Legale, Utilities/Energy, Sanità, Settore Pubblico, Retail, Settore Manifatturiero e Finanziario) situate nel Regno Unito, Irlanda, Francia, Germania, Spagna, Italia, Olanda, Belgio, Paesi del Nord, Svizzera e Russia. Quasi sorprendentemente ne è emerso che le PMI in Europa sono più vicine all’era digitale rispetto alle grandi aziende, anche se devono ottimizzare i processi.

In sostanza, affermano i risultati dello studio, in Europa le aziende di piccole e medie dimensioni stanno completando i progetti di trasformazione digitale più velocemente rispetto alle grazie imprese. I numeri (naturalmente riferiti al campione) parlano chiaro. Quasi due terzi delle PMI (64%) ha in previsione di completare la digitalizzazione dei documenti cartacei entro i prossimi tre anni, mentre per le aziende di grandi dimensioni la percentuale scende al 46%. Inoltre, il 78% dei business leader delle PMI afferma che i dipendenti riescono a gestire i documenti aziendali mediante i dispositivi mobili; la percentuale si abbassa al 69% nelle grandi aziende.

A giustificazione del ritardo sperimentato nelle aziende di maggiori dimensioni va tuttavia considerato che attuare una migrazione nel modo di gestire i documenti in una PMI può limitarsi a sostituire alcune macchine mentre in una grande azienda con decine o centinaia di dispositivi diversi il solo progetto può implicare mesi di lavoro e altrettanti di test e messa a punto dei processi documentali prima di passare finalmente il tutto in produzione.

In ogni caso, la trasformazione digitale, osserva Ricoh, consentirà alle PMI di crescere grazie a modelli di business più produttivi e flessibili, migliorando la condivisione della conoscenza tra i dipendenti e la capacità di rispondere alle esigenze di clienti sempre più esigenti e non raramente dotati di tecnologie (smartphone, tablet, eccetera) più all'avanguardia di quelle di un'azienda.

Più informatizzazione, ma con quale personale?

C'è però un ma. L'informatica non è tutto. Più informatica non porta da nessuna parte se il personale di un'azienda non è in grado di fruirne al meglio. In sostanza, va considerato, è inutile disporre di applicativi, soluzioni IT e processi di business o documentali performanti se poi non si dispone dello skill e della preparazione per usare il tutto in modo efficiente oppure non aderisce alle linee guida aziendali.

Sotto questo profilo la ricerca commissionata a Coleman da Ricoh Europe ha messo in evidenza un’area di rischio per le PMI: il 62% dei dipendenti tende a utilizzare dispositivi personali per archiviare le informazioni. Nelle grandi aziende questo avviene nel 55% del campione, una percentuale che è comunque alta. Questa situazione può vanificare i benefici di una gestione efficace delle informazioni e portare alla perdita di dati importanti qualora un dipendente lasci l’azienda senza archiviare i documenti negli appositi repository.

Per prevenire questa problematica le aziende, ritiene Coleman, dovrebbero puntare a far crescere il numero degli iWorkers (intelligent workers), vale a dire knowledge workers affidabili e competenti che hanno accesso h24 alle informazioni necessarie per rispondere alle esigenze interne e dei clienti.

Se si allarga l'orizzonte temporale la ricerca evidenzia come il 30% dei leader delle PMI sia convinto che, entro il 2018, la maggior parte dei dipendenti della propria azienda sarà un iWorker. In ogni caso, la strada da percorre per migliorare la condivisione delle informazioni affinché i dipendenti riescano a collaborare in maniera più efficace appare ancora lunga.

Gli ostacoli da rimuovere per stimolare la crescita aziendale

Ma quali sono gli ostacoli da rimuovere per accelerare il processo di adozione di più performanti tecnologie IT? Secondo i leader delle PMI l’impossibilità di accedere ai documenti e ai sistemi informativi aziendali da dispositivi mobili è l’ostacolo principale alla condivisione delle informazioni aziendali. Se le PMI sono quindi pronte per digitalizzare le informazioni entro i prossimi tre anni e i business leader sono ottimisti a riguardo, lo stesso non si può dire per i processi di business e i workflow: molti devono essere ancora ottimizzati per rispondere alle esigenze dell’azienda e dei dipendenti.

Per ottenere tutti i benefici derivanti dalla digitalizzazione le PMI devono in sostanza rivedere le tecnologie e ottimizzare i processi. Questo secondo aspetto (e in particolare la revisione delle modalità operative nelle interazioni legate al core business) è stato indicato dai business leader come l’attività che avrebbe il più grande impatto positivo sulla crescita del business.

Le PMI, ritiene la ricerca, devono inoltre riuscire a superare gli ostacoli culturali che frenano la gestione delle informazioni. In questo caso, sia nelle PMI sia nelle grandi aziende, la sfida riguarda quindi un cambiamento culturale. Oltre la metà dei leader delle PMI (55%) e delle grandi aziende (53%) ammette che la propria azienda non è culturalmente predisposta alla condivisione delle informazioni. Insomma, in questo campo si sperimenta un marcato e persistente conservatorismo e si è restii a mettere disposizione dei colleghi informazioni che si ritiene rappresentino un elemento di forza della propria posizione nei confronti dell'azienda.

David Mills

Ciononostante il processo di digitalizzazione appare inarrestabile. David Mills, Chief Operating Officer di Ricoh Europe ritiene in proposito che le PMI più innovative possono cogliere grandi opportunità. Continuando a digitalizzare i documenti e ottimizzando i processi queste aziende possono accedere alle informazioni velocemente, e quando ne hanno necessità. Ciò si traduce in un aumento della produttività e in una migliore gestione della conoscenza. Inoltre, migliorando la condivisione della informazioni, possono essere più flessibili in un contesto in continuo mutamento, e rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti.