Una ricerca commissionata da Nuance Communications evidenzia che la produttività delle piccole e medie imprese (PMI) di Regno Unito, Germania e Francia è ostacolata dalla creazione e dalla gestione dei documenti composti da testo (relazioni, contratti, richieste di finanziamento, documenti per partecipare a gare di appalto e materiale di marketing). Non c'è certo da sperare che la situazione in Italia sia migliore.
Il rapporto, intitolato con pragmatismo e capacità di sintesi anglosassone "Better technology, greater efficiency", esamina le efficienze delle PMI nei paesi presi in esame, gli ambiti in cui non si ottimizzano i tempi e le soluzioni di tecnologia adottate per risolvere i problemi legati all'efficienza.
La ricerca rileva che il 41% delle PMI non ha il tempo necessario per valutare come migliorare l'efficienza senza rendersi conto che in alcuni casi il miglioramento può derivare da semplici aggiornamenti informatici, ad esempio utilizzando soluzioni di imaging e programmi di riconoscimento vocale, in grado di contribuire ad incrementare la produttività dell'azienda.
Un ulteriore ostacolo che non permette alle imprese di essere più efficienti è la frequenza con cui le PMI devono rivedere i prodotti software in uso. Un terzo delle PMI intervistate ha dichiarato che questo tipo di valutazioni vengono effettuate una volta l'anno, oppure ogni 18 mesi, se non addirittura oltre.
Processo obsoleti
Commentando i risultati del rapporto, Steven Steenhaut, SeniorDirector, EMEA Marketing di Nuance Communications, ha osservato: "Il mondo delle imprese gestisce le proprie attività in modo sempre più digitale, ma molte PMI sono ancora legate a processi obsoleti e macchinosi nel creare e gestire i documenti più importanti in formato cartaceo. La dipendenza dalla carta e dai processi manuali si ripercuote, a lungo termine, sulla loro competitività, produttività e redditività. Il mercato dispone di soluzioni alternative e valide economicamente vantaggiose che permettono di predisporre i documenti in tempi rapidi, contribuendo al miglioramento della produttività, consentendo alle PMI di concentrarsi sul valore aggiunto delle loro attività".
Tra i risultati chiave emersi dalla ricerca:
- La produttività documentale delle PMI potrebbe aumentare notevolmente con l'implementazione di software di riconoscimento vocale. Tuttavia, ne fanno uso solo il 4% delle PMI nel Regno Unito, il 6% in Francia e il 14% in Germania.
- Il rapporto evidenzia, inoltre, come per la scelta delle soluzioni software PDF, il 29% delle PMI non consideri la riduzione dei costi e il miglioramento della produttività e si limiti a mantenere il prodotto in uso, anziché valutare soluzioni alternative. Il 71% delle PMI britanniche ha scelto di utilizzare soluzioni PDF; migrando a una soluzione efficace e conveniente con un modello di licenza semplificato, le PMI potrebbero ridurre i costi ed aumentare la produttività.
- Il 38% delle PMI passa una media di due ore al giorno per elaborare documenti. Le PMI britanniche, in numero maggiore rispetto a quelle francesi o tedesche, impegnano più di cinque ore al giorno per elaborare i documenti.
- Il 25% delle organizzazioni giuridiche investe fino a quattro ore al giorno per l'elaborazione dei documenti; per il 19%, sono sei le ore impegnate ogni giorno.
Tra le organizzazioni giuridiche orientate al cambiamento e all'innovazione tecnologica è possibile identificare il Consiglio di Stato italiano: istituzione cardine dell'ordinamento giuridico e amministrativo dello Stato italiano il cui ruolo è fondato su tradizioni centenarie e sue disposizioni che richiedono uno stile «classico».
Dal punto di vista organizzativo e di flusso di lavoro, il Consiglio implementa e utilizza tecnologie d'avanguardia che consentono ad un magistrato di ottimizzare il proprio tempo in modo da ridurre il lavoro manuale sui documenti.
La ricerca commissionata da Nuance Communications, inoltre, evidenzia come le soluzioni di riconoscimento e dettatura vocale e di gestione e archiviazione documentale consentano agli utenti di risparmiare tempo e incrementare la produttività.