Il Settore Finanziario storicamente si è occupato di gestire in modalità manuale le informazioni basandosi sull'utilizzo di documenti cartacei. L'esigenza di fronteggiare la crescita esponenziale del volume di informazioni sta portando un numero crescente di azienda che operano in questo ambito a orientarsi verso una gestione digitale dei documenti, aprendo nuove sfide in relazione alla sicurezza e alla garanzia di conformità dei workflow documentali alle normative nazionali e internazionali relative alla trasparenza, al reporting e all’audit del processi.
La ricerca indipendente Ricoh Document Governance Index 2012 condotta da Coleman Parkes Research e commissionata da Ricoh Europe PLC. ha affrontato il tema evidenziando la preoccupazione per la sicurezza dei documenti della maggior parte delle aziende europee del settore finanziario.
La ricerca focalizza l'attenzione sui processi documentali critici per le aziende ed è stata condotta mediante 1.075 interviste ad alti dirigenti (C-Class), direttori e altri dipendenti di organizzazioni di dimensioni grandi (oltre 1.000 dipendenti), medie (500-999 dipendenti) e piccole (con meno di 500 dipendenti) situate in Belgio, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Svezia, Finlandia, Norvegia, Danimarca, Spagna, Svizzera, Regno Unito e Irlanda.
L'indagine evidenzia come solo poco meno della metà del campione di aziende intervistato (47%) ritenga che la sicurezza documentale sia migliorata negli ultimi quattro anni e il 26% ritiene addirittura che sia peggiorata.
Un preoccupante dato emerso è che, nonostante il 63% delle aziende interpellate abbia obiettivi relativi al document risk management, solo un terzo ha dichiarato di essere in grado di verificare gli accessi ai documenti, evidenziando quindi un'assenza di controllo sul possibile accesso a informazioni sensibili.
Lo studio ha rivelato anche che, nonostante il servizio ai clienti rappresenti un importante elemento differenziante in ambito finanziario, solo un piccolo numero di aziende che opeara nel settore finanziario è in grado di fare leva sui processi per migliorare le comunicazioni con i clienti (26%), acquisirne di nuovi (36%) e aumentare la customer retention (35%).
"Nel Settore Finanziario tutte le attività che coinvolgono i clienti, incluse le vendite, il marketing, la fatturazione, i servizi e il supporto – ha osservato Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe - si basano su processi documentali che, se non correttamente gestiti, possono minare la fedeltà dei clienti e danneggiare la reputazione dell’azienda. Le realtà operanti nel settore finanziario dovrebbero rivedere i processi, cartacei e digitali, per renderli efficaci, flessibili e sicuri. In questo modo migliora l’accesso alle informazioni e le aziende possono aumentare la fidelizzazione dei clienti e acquisirne di nuovi".
I risultati dello studio, in lingua inglese, sono accessibili al seguente link Ricoh Document Governance Index 2012