Il discorso della fatturazione elettronica, come visto nella parte prima dell'articolo e come evidenziato nello studio commissionato da Ricoh, parte da lontano. Già dal 2010, come parte dell’Agenda Digitale, la Commissione Europea ha individuato l'obiettivo di rendere l’e-invoicing il metodo di fatturazione standard entro il 2020.
In pratica, la fatturazione elettronica consente alle organizzazioni pubbliche e alle aziende di ridurre gli errori e il tempo impiegato nella gestione delle attività amministrative e questo agevola l’accesso, soprattutto per le PMI, agli appalti pubblici. Inoltre, l’e-invoicing velocizza il ciclo di pagamento grazie alla consegna delle fatture ai clienti in tempi più rapidi e migliora la visibilità del cash flow e le attività per le approvazioni delle fatture.
I risparmi sui costi risulterebbero consistenti. Uno studio sponsorizzato da Ricoh ha infatti evidenziato che i costi per il trattamento di una fattura passiva cartacea si attestano a 17.60 euro, mentre per una fattura elettronica il costo scende drasticamente a 6.70 euro. Per l'emissione di una fattura cartacea occorrono invece 11.10 euro, che si riducono a 4.70 euro se il processo viene gestito digitalmente.
Complessivamente, secondo la Commissione Europea adottando l’e-invoicing negli appalti pubblici in tutta l’Unione Europea si potrebbero generare risparmi fino a 2,3 miliardi di euro, con un recupero di efficienza e concorrenzialità rispetto ad altre aree economiche mondiali.
Quali gli ostacoli principali
Se i benefici sono così elevati come si evidenzia nelle cifre riportate dallo studio di Ricoh, viene da chiedersi come mai l'adozione non sia già ampia, se non totale, da parte delle aziende, peraltro già da tempo impegnate in un processo di digitalizzazione documentale anche per rispondere alle specifiche normative nazionali sulla conservazione dei documenti.
Come al solito il diavolo si nasconde nei dettagli e in parte nella burocrazia e numerosi, evidenzia Martin Hurley di Ricoh, sono ancora gli ostacoli che devono essere superati per implementare con successo i piani definiti a livello di Unione Europea.
Martin Hurley
Tra le barriere che più incidono come fattori rallentanti il processo di adozione dell'e-invoicing vanno annoverati la persistente disomogeneità delle normative nei differenti Paesi della comunità, la carenza di standard tecnologici di riferimento, la non chiarezza dei requisiti legali e in parte anche la mancanza di consapevolezza dei benefici dell’e-invoicing. Il tutto, osserva lo studio, si traduce in maggiori costi che potrebbero essere evitati e che riducono, viene da aggiungere, efficienza e concorrenzialità.
Si tratta nel complesso di barriere che stanno limitando le potenzialità della fatturazione elettronica per le organizzazioni pubbliche e private che lavorano oltre i confini e le questioni normative frenano i benefici che deriverebbero da un mercato unico europeo e causano “mal di testa” agli azionisti pubblici e privati. Un report di Billentis mette in evidenza, in proposito, che solo il 15% delle organizzazioni europee è migrata all’e-invoicing e stima che oggi solo una fattura su cinque venga gestita in modalità elettronica.
Ma cosa si può fare per accelerare il processo di digitalizzazione delle fatture? Ricoh ritiene che per una maggiore diffusione dell’e-invoicing sia nel settore pubblico sia in quello privato la Commissione Europea deve continuare a concentrare gli sforzi per migliorare la compatibilità tra i sistemi tecnologici. Presto a dirsi, ma non sempre facile a farsi.
Fondamentale in questo processo è ad esempio lo sviluppo di un benchmark comune che assicuri che tutti i processi di fatturazione siano conformi a un unico standard di riferimento in grado di soddisfare tutti gli enti che si occupano delle tassazioni. In questo modo le organizzazioni europee di tutte le dimensioni e di tutti i settori avrebbero la certezza che i dati finanziari contenuti nelle fatture elettroniche siano correttamente recepiti dai partner commerciali di altri stati membri dell’Unione Europea.
In sostanza, osserva, Martin Hurley, la rimozione di queste barriere è fondamentale per lo sviluppo di una economia europea maggiormente competitiva. Aumentare la consapevolezza dei benefici dell’e-invoicing e abbattere la burocrazia nella regolamentazione sono i primi passi da compiere. Ciò creerebbe le basi per una maggiore efficienza e per significativi risparmi nel settore pubblico e privato. Oltre alla perdita di miliardi di euro, non riuscire ad attuare la fatturazione elettronica significa poi, come evidenziato, perdere l’opportunità di aumentare l’efficienza delle aziende e degli enti pubblici di tutta l’Europa.