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Ridurre le email, Siav parte da qui per implementare lo smart working

Siav è nata circa 30 anni fa per volontà di Alfieri Voltan, ancora oggi Presidente del Gruppo. Si tratta di un’azienda leader in Italia nei servizi e nelle soluzioni software collaborative per la gestione digitale di documenti e processi, e aiuta attualmente oltre 4 mila clienti a gestire documenti e processi con una piattaforma tecnologica e flessibile. Il core business di Siav è diventato particolarmente significativo nel 2020, con l’esplodere del remote working quale modello lavorativo.

È emerso subito come per rendere veramente efficiente e collaborativo il lavoro smart, un’organizzazione debba poter contare su una digitalizzazione completa sia dei documenti sia dei processi, per assicurare l’attività a prescindere dalla sede e dal device.

Siav ha così messo subito a disposizione dei clienti la propria esperienza tecnologica per superare otto sfide fondamentali che le aziende, trovatesi ad adottare velocemente lo smart working, avrebbero potuto affrontare: collaborazione, organizzazione, accessibilità di documenti e informazioni, definizione degli obiettivi e misurazione dell’efficacia di processi completamente digitali, condivisione nelle relazioni digitali, dematerializzazione, sicurezza, e archivistica.

Il progetto “Meno mail”

Ma nel lavoro remoto non servono solo le soluzioni digitali, anche una precisa strategia di gestione delle risorse umane. Per questo motivo, Siav, che in soli tre giorni ha portato in smart working tutto il personale, proprio grazie alle agevolazioni derivanti dall’essere una specialista nello sviluppo di strumenti tecnologici che supportano il lavoro cosiddetto “agile”, ha avviato anche una serie di iniziative per tenere compatti i team con momenti di condivisione, partecipazione e attività di coaching sulle competenze che hanno permesso di reagire alla crisi proattivamente.

Nicola Voltan, CEO di Siav
Facce Aziendali

Inoltre, l’azienda ha dato vita a una campagna intitolata “Meno Mail”, con l’obiettivo di sottolineare come la buona gestione della posta elettronica sia un punto centrale per un’azienda che voglia gestire processi e documenti in maniera digitale. Del resto, secondo gli ultimi dati di McKinsey, il 28% del tempo quotidiano è speso per gestire email. Troppo, considerato che solo 38 su 100 dei messaggi di posta elettronica sembrano contenere informazioni rilevanti. Una ricerca di IDC invece sottolinea come siano quasi 4 le ore passate ogni settimana a gestire documenti nati su carta. Insomma, digitale si ma con criterio e giudizio.

«Mail, vuol dire “posta”, e se già ci basassimo su questo concetto, dovremmo cominciare a considerare lo strumento solo per un numero limitato di operazioni. La mail non è l’ideale, ad esempio, per gestire dei processi che valicano il semplice scambio di comunicazioni» ci spiega Nicola Voltan, CEO di Siav. «Deve cambiare il nostro modo di pensare, serve svoltare dal punto di vista dei processi, visto che gli ambienti software per farlo ci sono già». Meno mail, vuol dire, nell’accezione di Siav, utilizzare tool idonei, che la stessa Siav può offrire per varie esigenze, dal documentale al vero smart working.

Il boom del cloud

Per Siav, il cloud è stato il segmento che è cresciuto maggiormente, negli ultimi anni. «Non rappresenta ancora il nostro core business ma è evidente che la strada va in quella direzione» continua Voltan. «Il motivo è che, a differenza di tanti che affiancano il termine “cloud” a piattaforme che in realtà sono SaaS, noi abbiamo un’idea molto più “native” di cloud, costruendo attorno ad esso servizi realmente basati sulla nuvola, partendo dall’infrastruttura. Il viaggio, sotto questo punto di vista, per Siav si è consolidato maggiormente con l’entrata nel gruppo, a fine 2019, di ePress, azienda specializzata nella fornitura di servizi di Private Cloud personalizzato, soluzioni per l’e-learning e lo sviluppo di app mobili».

Lo scenario europeo

Sempre in ambito cloud, Siav è una delle aziende che fa parte del progetto Gaia-X, avviato da Francia e Germania, con l’obiettivo di fissare un sistema di regole e standard comuni per gestire i dati, farli circolare ed estrarne valore. «Il tema che affronta Gaia-X ha una valenza globale, sia per i cittadini che per le aziende. Siamo presenti al tavolo di lavoro europeo perché per noi, così come per l’Italia in generale, prendere parte a ciò che i servizi cloud diventeranno nel contesto continentale è importante sia per comprendere le linee guida che per indirizzare al meglio lo scenario» ci dice il CEO di Siav.

Nonostante ciò, Voltan ricorda l’importanza che non siano solo le aziende ma in primis le istituzioni ad accelerare nello sviluppo dell’iniziativa, visto che la governance deve inglobare sicuramente le necessità del basso, ma con una rete pubblica che sia organizzata e cosciente dell’importanza che il cloud venga regolato a livello comunitario.