L’introduzione in azienda di un nuovo sistema incontra sempre un certo grado di resistenza; il modo di interpretare e reagire a qualunque cambiamento sul luogo di lavoro è basato sull’emotività del singolo, sui suoi processi cognitivi e su fattori sociali interni all’azienda.
Webtrends ha commissionato uno studio per analizzare le ragioni per le quali il personale mostra resistenza all’introduzione di un nuovo sistema, come SharePoint, e le strategie che possono essere adottate per garantirne il successo.
Ne è emerso che si possono mettere in atto strategie per favorirne l’adozione da parte dell’intera azienda. Numerose le direzioni in cui si può a tal fine operare:
- Comprendere quali contenuti vadano dove, cosa possa o non possa essere pubblicato e chi possa pubblicare è essenziale per il successo del sistema. Il sistema e i suoi contenuti dovrebbero essere gestiti e controllati da un team dedicato per verificare che il sistema sia allineato con la visione dell’azienda.ù
- Il controllo e l’allineamento dei canali deve essere attentamente analizzato. Le persone daranno una priorità ai messaggi che sono proposti concentrando l’attenzione su quelli che riguardano il proprio mondo rispetto a quelli corporate.
- Una strategia zero-option non offre al personale alcun altro metodo alternativo per ricevere o accedere ai contenuti. Una di queste strategie potrebbe essere la pubblicazione della newsletter aziendale mensilmente su SharePoint, anziché l’invio per email. Ciò farà in modo che il personale si avvicini al nuovo sistema e le web analytics possono dire se le persone stanno vedendo i messaggi che devono vedere.
- Una volta che il cambiamento sarà effettivo, la diffusione regolare di comunicazioni sul nuovo sistema aiuterà a migliorarne l’accettazione. Tali messaggi potranno includere suggerimenti d’uso, aggiornamenti sulle nuove funzionalità, informazioni su nuovi vantaggi, quali la possibilità di partecipare a discussioni su temi di interesse.
- La partecipazione e i contributi dello staff devono essere premiati. Se i dipendenti postano sul forum o commentano altri post, l’azienda deve rispondere, o comunque partecipare in qualche modo, alla discussione. L’azienda deve inoltre verificare che vi sia un effettivo coinvolgimento dello staff, sia monitorando le discussioni sia utilizzando le web analytics. Le statistiche relative al sito aiutano a evidenziare il livello di attività e di visite.
In definitiva, considera Webtrends, la resistenza è fatta dagli individui e le loro opinioni sono alimentate o modificate in base all’identità sociale dell’azienda e dalla percezione dei propri leader. Se altri all’interno dell’azienda non usano i sistemi interni o ne hanno un’opinione negativa, è probabile che le percezioni individuali seguano la stessa linea.
Ciò significa che il coinvolgimento dello staff e l’azione dei leader sono aspetti essenziali dell’adozione del sistema da un punto di vista sociale; ma significa anche che l’azienda deve gestire efficacemente il sistema per rimuovere le barriere tecnologiche che contribuiscono a formare la resistenza.