L'idea di un posto di lavoro efficiente, flessibile e delocalizzato è nei desiderata di (pochi) datori di lavoro e (molti) dipendenti ormai da diverso tempo.
Per i "millenian" o gli appartenenti alla generazione Z è impensabile l'idea di restare all'interno della stessa azienda tutta la vita, tanto meno anche alla stessa scrivania. Per le nuove generazioni di lavoratori la scrivania diventa workspace virtuale ed è preferibile lavorare per obiettivi, fasi e cicli ed essere conseguentemente valutati sulla produttività e sul risultato, raggiunto piuttosto che in base a parametri come l'ora di lavoro e la presenza fisica nei locali aziendali.
Tuttavia, è solo ora che si sono realizzate le condizioni perché lo smart working diventi possibile grazie alla maturazione e diffusione su larga scala di una serie di modelli e tecnologie abilitanti.
Innanzitutto la banda larga su rete mobile con l'arrivo del 4G che ha rimosso definitivamente la differenza tra l'accesso a Internet da rete fissa (o wireless, diventata a larga banda un po' prima) e in mobilità. Parallelamente a questo l'evoluzione e diffusione di dispositivi mobili sempre più versatili, leggeri, resistenti, dotati di robuste capacità di calcolo e di molteplici opzioni di connettività.
Un altro fattore abilitante è il progressivo spostamento di una serie di funzionalità IT sul cloud, dallo storage, alle applicazioni usufruite in forma di servizio, che ha rimosso il vincolo di dover essere presenti in ufficio per utilizzare le risorse messe a disposizione dall'azienda per lavorare.
Trasversalmente a tutto ciò va evidenziata la costante innovazione tecnologica legata al tema della sicurezza, che ha reso possibile spostare dati in modo cifrato e sicuro, predisporre logiche di autenticazione sempre più intelligenti e basate sull'analisi delle anomalie.
Sul versante non meramente tecnologico va osservato come, nel corso degli anni, l'affermazione dell'idea di servizio abbia favorito l'accettazione di un modello di lavoro delocalizzato in cui l'efficacia viene misurata in relazione agli obiettivi di business anziché al tempo passato davanti alla scrivania.
La normativa sul lavoro agile
Tutto ciò ha trovato, forse inaspettatamente, l'ultimo fondamentale tassello che è l'avvallo sul piano normativo. Dopo l'ok ricevuto dal Ddl in Commissione Lavoro alla fine di luglio è giunto per la discussione in aula a settembre il disegno di legge sullo smart working, sintesi tra il Ddl governativo e quello parlamentare firmato da Maurizio Sacconi, a tutela delle libere professioni e del cosiddetto lavoro agile indotto dalla diffusione delle nuove tecnologie digitali. Questa proposta normativa non intacca l'attuale classificazione giuridica del lavoro, ma introduce i presupposti per la regolazione, su base volontaria, di accordi di lavoro da svolgersi sfruttando i nuovi strumenti tecnologici disponibili senza precisi vincoli di orario o di luogo e, pertanto, organizzati per obiettivi e risultati.
Fa piacere constatare che, nella presentazione del Ddl, avvenuta nel febbraio 2016, abbiano fatto la loro comparsa termini quali big data, stampanti 3D, intelligenza artificiale e nanotecnologie indicati tra i portatori di quella che viene definita come la quarta rivoluzione industriale. In realtà l'Italia, già in altri casi come nel caso della firma digitale o della privacy, aveva mostrato una capacità di recepimento prima e meglio di altri Paesi europei. Purtroppo, va altresì osservato come nel nostro Paese esista uno scostamento strutturale tra la normativa e la sua applicabilità.
La normativa per il lavoro agile nasce, dunque, per recepire l'esigenza di trasformazione del lavoro nel contesto attuale e futuro, in cui è prevedibile che i processi ripetitivi di scambio di beni e servizi, che hanno caratterizzato in passato i metodi di produzione e organizzazione del lavoro, troveranno sempre meno spazio in favore di modelli più dinamici in cui apprendimento, ricerca e progettazione dovranno generare il necessario valore aggiunto per innovare i processi produttivi e le modalità di erogazione dei servizi.
Credere nello smart working
Tecnologie e normative sono due tasselli importanti ma da soli non bastano. Cosa serve dunque per creare i presupposti dell'introduzione di modelli smart all'interno dell'azienda ?
La prima risposta è: innanzitutto crederci. Le politiche di smart working vanno affrontate non come un tentativo per ridurre i costi o massimizzare lo sfruttamento degli spazi lavorativi; devono, invece, rappresentare una componente basilare del processo di business in cui sono inserite. Se, per esempio, non si abilitano processi in team efficaci, supportati da strumenti tecnologici (che esistono e funzionano bene) per lo scambio, la condivisione di informazioni e revisioni diventa inutile o perlomeno limitativo consentire ai lavoratori di operare da casa.
Il modello di business orientato allo smart working deve, innanzitutto, essere sposato e promosso dall'alto; la componente manageriale deve credere che politiche di smart working incrementino il valore del business aziendale, aumentino il know how complessivo e rendano più produttivi i dipendenti. Se sono pensate solo per ridurre i costi, che può essere certamente un utile aspetto correlato, oppure per imporre ai dipendenti di lavorare anche fuori dall'orario di lavoro sono destinate a fallire.
Lo smart working in Italia
In Italia il percorso verso il lavoro smart è ancora all'inizio. Attualmente la maggior parte delle imprese italiane non ha un approccio strutturato allo smart working, ma ne adotta alcune pratiche e usa tecnologie che permettono un approccio più "agile" al lavoro.
Tra queste vi è l'utilizzo di dispositivi mobili, quali notebook, tablet e smartphone, che consentono di lavorare sia all'interno sia all'esterno dell'azienda, affiancato magari da funzioni di social collaboration (attraverso social network, forum/blog, sistemi di chat o Instant messaging), Web conference e sistemi di condivisione dei documenti. In molti casi, questa assenza di approccio strutturato lascia spazio alle cosiddette forme di "shadow IT" ovvero di utilizzo di servizi informatici non controllati dall'azienda, inclusa la memorizzazione di dati anche critici utilizzando servizi storage in cloud non sicuri o pensati per l'ambito consumer.
Va anche notato come le aziende manifestino una crescente tolleranza per un orario flessibile, magari controbilanciata dalla propensione dei lavoratori a essere sempre reperibili, weekend compresi.
Tutte queste tecnologie, insieme ad altri tipi di supporto, come il mobile printing stanno piano piano costituendo il nuovo "workspace" che, in prima battuta, appare destinato alla categoria crescente di lavoratori che appartiene al comparto dei Servizi.