In un mondo in cui la l’accesso remoto e la consultazione della posta elettronica h 24 rivestono per l'azienda un valore irrinunciabile, il concetto di vacanza estiva è cambiato, anzi, rischia di svanire del tutto. Prendersi un po’ di tempo libero spesso rappresenta una sfida, specialmente per chi lavora in piccole aziende.
Come può quindi un responsabile IT allontanarsi dall’ufficio ed assicurarsi che l’azienda continui ad essere operativa fino al suo ritorno? Frederik Pakai, Head of IT di TeamViewer, ha identificato i 5 passi che ritiene basilari da intraprendere prima di lasciarsi alle spalle al porta del data center non ultimo assicurarsi di poter accedere da remoto e da qualsiasi luogo ai principali sistemi di rete. Cominciamo da questo e vediamo cosa propone Pakai.
L'accesso da remoto è fondamentale al fine di garantire in ogni caso un rapido intervento
Garantirsi l'accesso remoto
Si è in spiaggia e si è chiamati sul cellulare perché il server di posta elettronica non funziona. Come è possibile risolvere rapidamente il problema e far si che l’azienda ritorni ad essere? Uno dei vantaggi più interessanti forniti dalla tecnologia di ultima generazione è la possibilità di accedere da remoto e configurare i sistemi informatici da qualsiasi luogo, utilizzando un dispositivo mobile come ad esempio uno smartphone o un tablet. L’utilizzo di una soluzione per il controllo remoto come quella sviluppata da TeamViewer, lasciando il computer acceso e connesso all’applicazione, permette, evidenzia Pakai, di accedere in qualunque momento ai sistemi informatici e ai dati aziendali più critici presenti sulla rete. Ciò permette di reagire prontamente in caso di emergenza e di avere accesso ai server dell’ufficio tramite smartphone o tablet – senza dover cercare in spiaggia una connessione Wi-Fi affidabile.
Delegare le responsabilità
E’ bene identificare un sostituto che possa essere un punto di riferimento in assenza dell’amministratore di rete. In caso di emergenza, il sostituto deve avere accesso a tutte le informazioni e alle password necessarie; deve avere le chiavi di qualsiasi area protetta dell’edificio nel caso vi debba accedere; e deve avere l’autorizzazione per contattare qualsiasi fornitore di servizi o supporto.
Questa persona deve anche essere a conoscenza di quelle che sono le consuete misure di manutenzione, come ad esempio le procedure per il backup e lo storage, per evitare che si verifichino problemi. Dovrà inoltre conoscere nel dettaglio quelle che sono le sue responsabilità, come ad esempio sostituire i computer portatili guasti e effettuare la registrazione di nuovi dispositivi. Il sostituto deve anche essere a conoscenza dell’eventuale piano di disaster recovery aziendale, nel caso accada il peggio.
Fare ciò che occorre per evitare potenziali problemi
Ci si deve preoccupare in anticipo di ciò che si sa che potrebbe rappresentare un problema. Ad esempio, prima di partire, cambiare il disco su cui effettuare il backup e controllare le licenze in scadenza per non compromettere la sicurezza. Se possibile, preparare un documento con le procedure da intraprendere per ognuna di queste situazioni, in particolare per quelle più frequenti, in modo da fornire al sostituto più informazioni possibili e creare una sorta di FAQ (Frequently Asked Questions) affinché possa risolvere i problemi nel modo più autonomo possibile.
Preparare tutto in anticipo
Non c’è piano migliore, osserva Pakai, che preparare tutto prima di partire. Impostare il programma di backup dei server, dei database e delle password – e far si che il sostituto abbia accesso a tali informazioni. Indispensabile anche assicurarsi che l’alimentazione del data center sia impostata in modalità failover in modo da garantire continuità del servizio; e verificare con i principali fornitori di rete, software e hardware che, nel periodo di vacanza, non siano previsti interventi che potrebbero causare problemi, come ad esempio gli aggiornamenti.
Chiarire le aspettative
Per evitare disastri inaspettati o lamentele dagli utenti, è bene informare tutti i dipendenti dell’aziende che si sta per andare in vacanza; informare il senior management che il supporto potrebbe essere meno tempestivo; che le email verranno controllate in determinati orari della giornata; e accertarsi che sappiano chi contattare in caso di emergenza.
E per i problemi quotidiani? Per questi Pakai è per fortuna meno rigido. Possono essere gestiti o rimandati ad esempio lasciando un messaggio nella propria voice mail, e impostando un messaggio automatico di ‘out of office’ nella posta elettronica indicando il nome del proprio sostituto da contattare in caso di urgenza.