Le videoconferenze, già disponibili da decenni, sono state sdoganate dalle necessità di distanziamento nate durante la pandemia. Oggi fanno parte del nostro modo di lavorare anche fuori dall’emergenza, ma non tutti ne hanno ancora colto a pieno tutti i vantaggi.

Il primo passo da compiere quando si parla di videoconferenza è prendere coscienza del fatto che anche se non si è fisicamente di fronte ai nostri interlocutori, bisogna prestare la stessa cura alla nostra immagine, in modo lasciare una impressione di professionalità e attenzione al dettaglio. In questo articolo abbiamo approfondito proprio questo aspetto, mentre oggi parleremo di come l’organizzazione delle riunioni e i giusti strumenti possano aumentare produttività e fiducia presso i clienti.

 

Le video riunioni in azienda

Quando si parla di videoconferenze, viene spontaneo pensare alle riunioni a cui partecipiamo quando siamo fuori dall’ufficio, ma la verità è che ormai è impensabile credere che non servano quando siamo alla nostra scrivania. La pandemia ci ha lasciato la cattiva abitudine di guardare alla video riunione come una cosa da fare individualmente davanti a un PC, ma non dev’essere così: anzi…

Le video riunioni si possono fare anche dalla sala riunioni, continuando a usare piattaforme aperte come Teams, senza dover comprare altro software. Basta dotarsi dell’hardware giusto e quelle che sono diventate delle “isole” di video-comunicazione torneranno a essere dei meeting di gruppo produttivi ed efficaci.

 

L’hardware giusto per ogni compito

La prima cosa da gestire quando si tratta di video conferenze di gruppo in azienda è la prenotazione della sala. Logitech propone un dispositivo pensato proprio per questo scopo: Logitech Tap Scheduler. Elegante e bello da vedere, è pensato per esser collocato proprio sulla porta della sala riunioni e permette di prenotarne l’uso evitando le sovrapposizioni.

Prevede una opzione per esser montato su di una staffa di vetro, lo schermo è oleofobico in modo da evitare le impronte e il software è pensato per essere semplice da usare tramite interfaccia touch. Usato insieme a Logitech Sync, il responsabile IT o chiunque venga autorizzato può monitorare come e quanto vengono usate le sale riunioni, generando report che permettono di ottimizzare le risorse condivise.

Con Sync, inoltre, si possono gestire tutte le camere aziendali, sia quelle da riunione sia quelle a uso personale in modo da aggiornarne il firmware e monitorarne lo stato d’uso.

 

Una videocamera specifica per ambienti grandi

Una sala riunioni non può esser gestita con una normale webcam come accade per le videoconferenze da scrivania, serve uno strumento più flessibile e in grado di gestire contemporaneamente più interlocutori e situazioni complesse. Logitech ha una vasta gamma di camere che prevedono la possibilità di muovere l’obiettivo per variare l’inquadratura e addirittura zoomare su chi ha la parola.

Il software RightLight 2 incorporato in tutti i loro prodotti penserà a compensare le condizioni di luce non eccezionali e identificare i volti dei presenti per mettere in risalto chi sta parlando. In questo modo, chi prende la parola avrà la piena attenzione di chi assiste in quanto spiccherà dal contesto.

Le camere Rally e PTZ pro rappresentano già sistemi in grado di offrire grande qualità nelle sale riunioni aziendali di dimensioni contenute mentre le camere della serie Rally (Rally Plus e Rally Bar) sono pensate per grandi sale dove il numero di partecipanti è elevato e meno concentrato. I partner Logitech, inoltre, sono in grado di offrire soluzioni “chiavi in mano” già ottimizzate per Microsoft Teams alle aziende che ne fanno richiesta.

 

Le lavagne elettroniche sono un ricordo, ma quelle tradizionali diventano digitali

Un grande vantaggio delle sale riunione tradizionali è quello di poter usare le lavagne o gli stand up con grandi fogli e pennarelli. Ricorrere a disegni chiarificatori o a diagrammi di flusso disegnati al volo aiuta spesso a chiarire concetti complessi o contorti e nelle videoconferenze questo si è un po’ perso.

Probabilmente questo succede perché non sono in molti a conoscere prodotti come Logitech Scribe. Grazie a questa telecamera intelligente, infatti, si può ancora usare il classico pennarello su di una lavagna, un bloc notes o qualsiasi superficie per averla immediatamente proiettata in videoconferenza.

Il software incluso nel dispositivo cancellerà l’immagine della vostra mano mentre si muove davanti al foglio ed è anche in grado di riconoscere quello che viene scritto o disegnato aumentandone il contrasto e rendendolo più gradevole da vedere a chi segue la presentazione.

 

Le videoconferenze non hanno nulla da invidiare alle riunioni dal vivo

Abbiamo quindi visto che le video riunioni possono replicare praticamente tutti gli aspetti della riunione tradizionale a patto di dotarsi degli strumenti giusti. Quelli che abbiamo visto qui sono stati scelti da moltissime aziende perché semplici da usare e pensati per funzionare senza la supervisione di un tecnico.

Inoltre, il software incluso migliora sia l’audio sia il video, fornendo sempre un’ottima esperienza a chi partecipa. Ma chi si trova all’esterno della sala riunioni, come fa a fornire la sua miglior presenza virtuale?

Basterà seguire i consigli che abbiamo già dato nell’altro articolo sulla video-presenza professionale oppure sfruttare una Logi Dock: la docking station integrata con vivavoce e comandi per le riunioni. Basta premere un pulsante per partecipare alle riunioni, sincronizzandole con il proprio calendario lavorativo, mentre l’audio verrà gestito tramite bluetooth o cavo ottimizzandolo per rendere sempre chiare le parole dell’interlocutore.