Office 2003 nasce come applicazione per il lavoro di gruppo.
Information Rights Management è la nuova funzione introdotta con Office System che consente di impedire la distribuzione accidentale o involontaria di informazioni riservate a destinatari errati. É ora possibile conservare documenti in cartelle di rete con maggiori certezze.
Il IRM infatti impedisce che le informazioni riservate cadano, involontariamente o per negligenza, nelle mani delle persone sbagliate.
È possibile assegnare agli utenti l'accesso per la lettura e la modifica, nonché impostare una data di scadenza per il contenuto. È inoltre possibile eliminare l'autorizzazione limitata per un documento, una cartella di lavoro o una presentazione.
L'amministratore dell'organizzazione può inoltre creare criteri di autorizzazioni disponibili in Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 e Microsoft Office PowerPoint 2003. Tali criteri stabiliscono quali utenti possono accedere alle informazioni, qual è il livello di modifica consentito e quali caratteristiche di Office sono disponibili agli utenti per un documento, una cartella di lavoro o una presentazione.
Gli utenti che ricevono contenuto con autorizzazione limitata possono aprire il documento, la cartella di lavoro o la presentazione, così come farebbero con un documento senza autorizzazione limitata. Se Office 2003 o versione successiva non è installato nel computer, è possibile scaricare un'applicazione apposita che consente di visualizzare il contenuto.