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La collaboration è il futuro: lo strumento giusto può fare la differenza

La pandemia ha contribuito a dare un boost allo smart working, su questo non c’è dubbio. Ma cosa ci si deve aspettare per il futuro prossimo? Una ricerca di Fondirigenti, il più importante Fondo interprofessionale per la formazione dei manager, evidenzia come il 54% delle aziende interpellate abbia affermato di voler sicuramente adottare lo smart working in misura permanente anche dopo la fase di emergenza sanitaria.

Questa modalità di lavoro, tuttavia, ha bisogno di solide fondamenta per poter garantire i migliori risultati. C’è in particolare, un elemento, la collaboration, che deve essere preso attentamente in esame e che è di importanza strategica per la buona riuscita del lavoro in team.

Molte attività vengono infatti svolte grazie alla collaborazione tra colleghi ed è importante che tutto funzioni al meglio. Tra esse troviamo al primo posto il lavoro di editing sui documenti, che deve poter essere svolto in modo fluido, sicuro e in contemporanea.

Molto spesso per lavorare in modo agevole a distanza vengono utilizzate soluzioni come Google Drive oppure Microsoft 360; l’utilizzo di questi strumenti talvolta fa sorgere dei dubbi soprattutto riguardo aspetti quali l’accessibilità, la funzionalità o la sicurezza. In questo caso può essere utile considerare un’alternativa come ONLYOFFICE Docs, targata Ascensio System.

ONLYOFFICE Docs è una office suite open source online completa di tutto ciò che serve per lavorare su documenti, fogli di calcolo e presentazioni. Può essere utilizzata sia tramite cloud che installata sul proprio server aziendale, o anche integrata in un ambiente preesistente.

Lavorare online senza rinunciare alle funzionalità desktop

Molto spesso quando si sceglie un software per la collaboration, si deve valutare se lavorare online o su desktop, e questo può risultare limitante in molte circostanze. ONLYOFFICE Docs vanta tra i punti di forza la possibilità di essere utilizzata online, senza però rinunciare a tutte le funzionalità di editing e formattazione, disponibili tramite interfaccia web. Sarà come lavorare su un’applicazione desktop.

Le funzionalità di ONLYOFFICE Docs consentono di creare in modo agevole un’ampia gamma di documenti: articoli di blog, testi accademici e contratti – grazie a funzioni come strumenti avanzati di modifica e formattazione del testo, plugin aggiuntivi per la traduzione, ricerca tramite thesaurus, creazione di bibliografie, lavoro con foto e video, e molto altro ancora.

Le possibilità di editing sono davvero ampie, l’editor dei fogli di calcolo – ad esempio – dispone di oltre 450 formule, tabelle pivot, opzioni di filtraggio e ordinamento, Sheet Views, editor di equazioni intelligenti e manager di dati grafici.

È possibile creare presentazioni complete e articolate grazie agli schemi costruiti in modo chiaro con grafici personalizzabili e ai cluster autoshape; è inoltre possibile modificare le immagini e utilizzare gli strumenti di decorazione del testo e delle diapositive. La modalità “presentatore” permette, in aggiunta, di utilizzare note e puntatore per una presentazione davvero perfetta.

ONLYOFFICE si basa sui formati di Microsoft Office (DOCX, XLSX e PPTX) garantendo la massima compatibilità con la maggior parte dei file esistenti. Supporta anche altri formati popolari, tra cui ODF, CSV, PDF, EPUB, RTF, template, file Microsoft in DOC, XLS e PPT, e molto altro.

Collaborare in modo sicuro: ora è possibile

Nel lavoro in collaborazione sui documenti, uno dei fattori da tenere sicuramente in considerazione è la privacy. L’utilizzo di ONLYOFFICE Docs garantisce le possibilità di mantenere la privacy. Gli utenti possono lavorare in tempo reale in modalità Fast co-editing, o attivare la modalità Strict per bloccare l’area di editing corrente evitando distrazioni fino a che il lavoro non è terminato.

I permessi avanzati per l’accesso ai documenti permettono di condividere i file per commentare, rivedere i testi, riempire i form nei documenti e abilitare il filtraggio personalizzato nei fogli di calcolo per limitare l’accesso ai dati inseriti nei fogli.

Le funzioni per la collaboration sui documenti includono commenti comprensivi di menzioni per invitare gli utenti alle conversazioni, chat online, revisione e cronologia delle versioni dei file. È inoltre possibile confrontare e unire i file tra loro utilizzando Document Comparison.

Per garantire ancora maggiore sicurezza durante tutto il processo di editing e condivisione dei documenti, Ascensio System ha inoltre ideato un’innovativa soluzione che integra e completa i suoi editor: le ONLYOFFICE Private Rooms. Le Private Rooms sono un ambiente digitale protetto dove ogni carattere viene criptato secondo l’algoritmo AES-256, anche quando la collaborazione avviene in tempo reale.

Lavorare online senza rischi

ONLYOFFICE Docs può essere utilizzato in ONLYOFFICE Workspace, gestendo e condividendo documenti con il team di lavoro, organizzando cartelle personali, condivise e comuni, così come modificando i documenti in collaborazione con i colleghi e gli utenti esterni.

Sono anche incluse applicazioni per la produttività che consentono di gestire e inviare la posta, organizzare e tenere traccia dei compiti del team, gestire i clienti e gli affari grazie al CRM, pianificare e programmare gli eventi, e anche mantenere la comunicazione con il team grazie a chat, blog e forum.

ONLYOFFICE Workspace è disponibile nel cloud, ma è anche possibile mantenere il pieno controllo della soluzione installando il software sulla rete aziendale.

ONLYOFFICE nasce come soluzione per tutte quelle aziende le cui comunicazioni sono particolarmente sensibili e che – se compromesse – possono in varia misura mettere in pericolo i clienti e le operazioni interne. La gamma di soluzioni proposta da Ascensio System mantiene i servizi ed i dati correlati completamente all’interno del perimetro fisico aziendale. La protezione dell’hardware resta così in capo alle aziende, consentendo di mantenere manualmente la stabilità e la connettività come richiesto dagli standard aziendali.

Integrare ONLYOFFICE Docs nel DMS

Se in azienda si sta già utilizzando un servizio di condivisione file o un sistema di gestione dei contenuti come Nextcloud, ownCloud, Alfresco, SharePoint o altri, è possibile integrare ONLYOFFICE Docs per lavorare con i documenti in collaborazione all’interno dell’interfaccia aziendale.

Le opzioni di integrazione esistenti includono oltre 30 piattaforme molto utilizzate, ed è possibile creare un’app di integrazione personalizzata utilizzando le API di ONLYOFFICE per abilitare gli editor in qualsiasi servizio cloud.

Per provare ONLYOFFICE non è necessario installare nulla. Molte integrazioni esistenti supportano infatti la connessione al Demo Server che può essere collegato nelle impostazioni una volta che l’app è in esecuzione.

Accesso da desktop e mobile

L’applicazione ONLYOFFICE Desktop Editors è collegabile al cloud, garantendo la stessa funzionalità di collaborazione.

Per garantire la possibilità di editare i documenti anche “on the go” è disponibile un’app mobile per iOS e Android: ONLYOFFICE Documents, che include una versione portatile della suite più un sistema di gestione dei documenti. Sarà così possibile lavorare ovunque sul proprio dispositivo, in ONLYOFFICE Workspace, o in qualsiasi cloud storage tramite WebDAV.

Entrambe le applicazioni desktop e mobile sono assolutamente gratuite da usare e possono funzionare come app offline standalone.

ONLYOFFICE Docs è disponibile per il download insieme ai connettori già pronti all’uso qui: https://www.onlyoffice.com/download-docs.aspx

Hai già avuto modo di utilizzare ONLYOFFICE Docs? Facci sapere cosa ne pensi nei commenti o seguici sulla nostra pagina Twitter @only_office!