Sentendo le parole “smart” e “work” si potrebbe pensare alle tecnologie intelligenti che sostituiscono il lavoro dell’uomo, invece ciò di cui si parla è un nuovo concetto di gestione della vita lavorativa.
Oggi lavorare seduti tutti i giorni alla stessa scrivania non è più l’unico modo in cui svolgere i propri compiti all’interno di un’azienda. Lo stile di vita è sicuramente cambiato e anche svolgere il proprio mestiere al meglio comporta avere orari più flessibili d’un tempo, poter operare a distanza e in qualunque periodo dell’anno.
È in quest’ottica che anche in Italia si è fatto largo lo smart working e, di conseguenza, sono nati software adatti a rilevare le presenze anche in un sistema di gestione aziendale molto flessibile.
Cos’è lo smart working?
Prima di definire precisamente cosa sia lo smart working è meglio dire che non è un nuovo modo di chiamare il telelavoro. Confondere le due cose è semplice, perché entrambe possono coinvolgere il campo del lavoro fatto da casa, ma, in realtà, esistono profonde differenze.
Quello che possiamo tradurre semplicemente come “lavoro intelligente” è inquadrato anche legislativamente con “lavoro agile”. Questi due termini fanno capire che si va ben oltre il semplice telelavoro, ma che siamo di fronte ad un nuovo modo di concepire il metodo e il tempo dedicati al lavoro. Naturalmente, anche i risultati ottenuti dal lavoratore devono essere misurati con nuovi parametri.
Con lo smart working e i software di rilevazione presenze cambiano profondamente:
- Metodo di lavoro;
- Orari di lavoro;
- Controllo da parte del datore di lavoro;
- Misurazione dei risultati.
Lo smart working è già oggi una realtà consolidata nelle aziende di tutto il mondo e anche in Italia sta lentamente, ma inesorabilmente, entrando a far parte delle consuetudini delle imprese, soprattutto in alcuni settori come quello dello sviluppo software, del marketing e dei servizi.
A differenza di quanto si possa immaginare pensando a lavoratori che gestiscono autonomamente i tempi, è stato dimostrato che la produttività aumenta sensibilmente grazie a questa modalità di lavoro più flessibile.
Non c’è sempre bisogno di un capo che controlli i dipendenti, passando tra gli uffici, per avere la certezza che tutti portino avanti efficacemente i propri compiti.
L’attenzione è posta sul risultato finale da raggiungere, lasciando che una persona lavori anche da casa gestendo al meglio le ore da dedicare al lavoro e alla vita privata, senza avere l’obbligo della presenza in azienda, ciò che si ottiene sono collaboratori più felici, motivati e capaci di perseguire gli obbiettivi.
L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ha stimato che la crescita del “lavoro agile” sia di oltre il 60% tra il 2013 ed il 2017. Questo dato è valido soprattutto quando si prendono in considerazione aziende che si interfacciano con l’estero e con molti dipendenti.
Rilevazione delle presenze: andare oltre la timbratura del cartellino
È chiaro che questa rivoluzione mette in discussione gli standard oramai acquisiti negli anni dai manager delle aziende.
Il cambiamento dal punto di vista gestionale riguarda soprattutto:
- Rilevazione delle presenze con la cosiddetta timbratura del cartellino;
- Gestione di tracciamento e documentazione delle attività svolte nella giornata;
- Comunicazione del lavoratore con i propri responsabili e l’ufficio delle risorse umane.
Infatti, prima dell’avvento dello smart working l’unica modalità di gestione della presenza in azienda o in ufficio era la timbratura su un terminale di rilevazione delle presenze. Questo comportava l’obbligo di recarsi ogni giorno in una delle sedi aziendali per dichiarare la propria presenza.
Nel caso particolare delle trasferte si richiedeva un’autorizzazione e poi si dichiarava manualmente la durata dell’evento.
Con le tecnologie che sfruttano la geolocalizzazione anche la gestione dei lavoratori fuori sede è diventata molto più semplice. Ora è possibile sapere se e quando una persona inizia e finisce la propria attività in una specifica area.
Questo permette a chi si occupa del personale di amministrare in modo più preciso l’attività dei collaboratori che operano da remoto e dei dipendenti in trasferta, ottenendo di conseguenza un risparmio dei costi a carico dell’azienda.
Oggi nel nostro Paese la timbratura del cartellino e la gestione manuale dei trasfertisti sono ancora utilizzati, ma lo smart working ha portato l’attenzione non tanto sulla timbratura in sé (che in molti settori è ancora fondamentale), ma sull’effettivo lavoro svolto.
Seguendo questo principio il lavoratore gestisce l’attività da svolgere e la quantità di tempo da impiegare per chiudere un progetto secondo i parametri prefissati. Si è passati da una gestione imperativa della vita lavorativa a una più liberale.
Timesheet: gestire le attività svolte
Il timesheet, ovvero il foglio su cui si registrano tutte le attività svolte dal lavoratore, è già molto utilizzato nelle aziende, a prescindere dalla timbratura di ingresso o meno, ma oggi acquisisce un significato ancora più importante.
Si può addirittura dire che il timesheet sia diventato fondamentale per la corretta esecuzione dei progetti eseguiti da remoto. Alcuni lo considerano una specie di “welfare aziendale” e forse questa è la similitudine migliore che si possa fare per rendere esplicito il concetto.
È sempre necessario sottolineare che svolgere la propria attività in libertà non deve far pensare a lavorare male o poco, questo infatti è un pensiero che assilla molti imprenditori, il che li rende restii ad applicare lo smart working nelle loro aziende. Per vincere questa resistenza la soluzione migliore è quella di provare questo nuovo metodo di gestione, così da testare anche l’affidabilità dei propri collaboratori.
Uno strumento a prova di legge che aiuta nella gestione del personale
Abbiamo già accennato precedentemente alla possibilità di utilizzare la geolocalizzazione per snellire e rendere più efficienti i controlli dell’attività lavorativa.
Per una gestione “smart” dei dipendenti in trasferta e anche per effettuare semplicemente la timbratura, molto spesso ancora utile a certificare le presenze, esistono software che aiutano sia il lavoratore, sia il responsabile.
Quando si parla di controllo delle presenze sul luogo di lavoro e di geolocalizzazione dei collaboratori il pensiero va subito alla tutela della privacy.
Oggi l’unica app di timbratura geolocalizzata approvata dal Garante della Privacy è quella di Peoplelink, che permette di effettuare la rilevazione delle presenze in mobilità e ha una serie di funzioni che semplificano tutto il lavoro di gestione.
Il via libera da parte del Garante per la Privacy permette di utilizzare questo strumento senza alcun problema e nel pieno rispetto dei dipendenti.