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Todoist: il migliore task manager collaborativo multi piattaforma

Todoist

 

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Introduzione

Noi di Tom’s Hardware siamo fissati con l’efficienza. Da bravi smanettoni abbiamo studiato ogni software e tecnologia sul mercato per gestire al meglio attività, progetti e flussi di lavoro. Inoltre molti di noi seguono i precetti dei guru della produttività, come il mitico David Allen con il suo GTD – Getting Things Done.

Insomma, dopo anni di ricerche e test sulla nostra pelle, siamo approdati a Todoist. Si tratta di una soluzione multi piattaforma, disponibile via web, tramite applicazioni desktop e ovviamente, app mobile. Todoist è gratis per tutti nella versione base: basta registrarsi e si può usarlo in versione web, dal browser. Chi vuole usare le app e le funzioni avanzate però dovrà necessariamente pagare un abbonamento, disponibile in vari tagli a seconda delle esigenze, a partire da 23 euro all'anno.

Todoist multi piattaforma

La possibilità di usare Todoist su qualsiasi dispositivo è fondamentale. Molti di noi infatti, per ragioni di lavoro, passano da uno smartphone Android a un client Linux passando per Mac, Windows e chi più ne ha più ne metta. Per specifici sistemi ci sono sicuramente strumenti più avanzati, basti pensare al semplice ma efficiente Things o al super completo Omnifocus, rimanendo in campo Apple.

A un primo sguardo, Todoist può sembrare un’app molto semplice e scarna, perché le prime schermate di un account nuovo di zecca mostrano poco o nulla. Chi lavora con il metodo GTD per esempio, ritroverà solo la Inbox, ma non le familiari liste Next, Scheduled e Someday (Prossime, Pianificate – Ricorrenti, Forse, Prima o poi).  Diversamente da quanto accade con altre app come Things o Doit.im, Todoist offre un ambiente di partenza veramente spoglio, tutto da costruire. 

Todoist inbox

Attività,  Progetti e Collaborazione

La vera potenza di Todoist sta nel fatto che è completamente personalizzabile, a patto che si usino le versioni Pro o Business, oggetto di questa recensione. Il sistema offre la possibilità di creare attività e sotto attività, in maniera semplice e intuitiva. Allo stesso modo si creano Progetti, che si possono condividere con un click con tutti gli elementi del gruppo di lavoro. I progetti possono avere sotto progetti, che però non ereditano la condivisione.

Todoist interfaccia

A ogni attività si possono aggiungere delle note, in forma di testo semplice o di allegato. Per esempio, si può impostare il task "Paga ENEL" e allegare il PDF della bolletta. Si possono poi impostare scadenze e promemoria, usando il classico calendario o scrivendo con linguaggio naturale. Per esempio, si può scrivere nel campo scadenza "Next Friday" al posto che selezionare il giorno a mano. Allo stesso modo si può impostare un'attività come ricorrente con linguaggio naturale. Per esempio, scrivendo nel campo scadenza del task Annaffia le piante "Every day at 08am". Ho scritto in inglese perché con l'italiano funziona, ma non sempre.

Todoist schedule Todoist Schedule img 2

Ogni task può avere un tag, o etichetta in italiano. Questa si può selezionare cliccando con il mouse da una lista oppure aggiungere scrivendo a mano nel formato @etichetta. Todoist integra inoltre un sistema di notifiche molto efficiente, che si integra con le notifiche di smartphone e tablet in maniera nativa. Quando scatta un promemoria oppure un collega modifica un'attività, per esempio, appare una notifica push sullo smartphone. Chi non vuole rotture di scatole può stabilire se e quali notifiche ricevere dalle impostazioni. Infine si possono impostare quattro livelli di priorità per aggiungere un ulteriore livello di controllo.

Chi gestisce molti progetti e centinaia di attività apprezzerà la ricerca, istantanea ed efficiente e la possibilità di trasformare ricerche ricorrenti in filtri, un po' come nel caso delle caselle Smart di Mail per Mac.

Todoist priorità Todoist Karma

Todoist infine nasconde molte chicche come i template, per generare progetti ricorrenti senza doverli scrivere sempre da zero. Oppure l'inbox del team – solo per gli account business – per condividere tutte le idee e poi organizzarle. È molto preziosa anche la presenza di una chiave API, tramite la quale si possono sviluppare strumenti di interazione personalizzati. Simpatica anche l'idea del karma, un punteggio che ci dà una stima del nostro livello di produttività. Non siamo ai livelli di Habit RPG, ma è pur sempre uno stimolo a fare di più!

Il Gestore Attività Multi piattaforma più completo

Todoist è realizzato in maniera egregia per essere multipiattaforma, ma ovviamente non sono solo rose e fiori.  Ci sono software molto più usabili e potenti, ma limitati ai soli utenti Apple, come i citati Things e Omnifocus, per esempio. Le applicazioni desktop di Todoist, di fatto, sono una versione incapsulata di quella web, quindi nulla di molto sofisticato. Alcune operazioni, inoltre, non sono particolarmente comode, come spostare le attività. L'area per il drag and drop è infatti limitata a pochi pixel a sinistra della casella di spunta.

Per quanto riguarda le app mobili, abbiamo apprezzato molto quella per Android, completamente integrata e con un ottimo sistema di aggiunta rapida di attività. Meno pratica quella per iOS, anche però per via delle restrizioni del sistema operativo mobile di Apple. È vero però che Todoist è in continua evoluzione e, con qualche limatina, potrà diventare sempre migliore. Una menzione d'onore va alla sincronia: tutti i dispositivi sono aggiornati in maniera trasparente e in tempo reale.

Insomma, se tra lavoro, famiglia e hobby usate dispositivi tutti diversi, provate todoist e sarete piacevolmente stupiti. Se non avete esigenze di multi piattaforma, potrebbe comunque darvi soddisfazioni. I più smanettoni e apprezzeranno sicuramente di più i software mono piattaforma. Questi sono meno universali ma godono dei vantaggi e della potenza di una soluzione nativa.