I gestori di attività, task manager in inglese, sono tanti e ce ne sono per tutti i gusti e le tasche. Ma tra essi negli ultimi anni si è distinto Todoist, diventando velocemente leader del settore. Migliaia di utenti singoli e aziende in tutto il mondo hanno scelto questo servizio per migliorare la propria produttività, per delle ragioni validissime.
In primo luogo Todoist è un'applicazione multipiattaforma, quindi potremo tenere traccia delle attività in corso praticamente con ogni dispositivo, compresi Chromebook, l'Apple Watch e gli smartwatch Android Wear. Non manca naturalmente l'accesso web (browser) e la piena integrazione con Outlook, il client di posta più diffuso al mondo. La sincronizzazione tra i dispositivi è pressoché costante.
Todoist è disponibile gratuitamente per tutti, e già in questa versione base è uno strumento molto potente che può soddisfare le esigenze della maggior parte di noi. La versione Premium costa 29 euro l'anno, e offre alcuni dettagli in più che per alcuni possono essere determinanti: come la ricerca tra le attività, più strumenti per organizzare progetti e attività, aggiungere attività per email, monitoraggio della produttività, integrazione con il calendario iCal, promemoria via email e notifiche sul dispositivo e tanto altro. Con Todoist anche i più impegnati di noi avranno a disposizione uno strumento potente per tenere sotto controllo la propria vita e non dimenticare più le cose più importanti.
Killer app per aziende e gruppi
Todoist poi ha una versione anche per le aziende e i gruppi di lavoro. Offre tutte le funzioni descritte finora, più alcune caratteristiche speciali pensate specificamente per i gruppi. Sarà possibile assegnare e ricevere attività da altri membri della squadra e gestirle insieme tramite la funzione dei commenti. Gli amministratori possono aggiungere ed eliminare utenti, controllare gli accessi e contare su un'assistenza clienti prioritaria.
Todoist for business costa 30 euro l'anno per ogni utente che si aggiunge al proprio team. Può sembrare una cifra molto alta, ma non lo è in rapporto alle ore di lavoro che può far risparmiare a ogni persona in azienda che lo usa. Anzi, se con Todoist ogni lavoratore "recupera" anche solo due ore di lavoro l'anno, questo strumento praticamente si è pagato da solo.
Un altro vantaggio più che interessante è che Todoist è già tradotto in Italiano e include un sistema intelligente per riconoscere il testo. Per esempio, creando l'attività "spedire newsletter" possiamo impostare come scadenza o allarme "giovedì alle 9". Un testo che si scrive in pochi secondi, e il programma capirà che l'impostazione è per il giovedì successivo alle 09.00. Con altri task manager questo passaggio è molto più macchinoso, ed è un dettaglio importante per quei contesti dove il tempo è la risorsa più preziosa. In effetti, Todoist ha il potenziale per ridurre il costo del lavoro in azienda, tramite un aumento della produttività individuale.
Todoist in Tom's Hardware
Anche noi abbiamo adottato Todoist come strumento aziendale, sopratutto per quanto riguarda la possibilità di gestire progetti condivisi e assegnare compiti. Ogni qualvolta avviamo una nuova attività, o anche un contenuto editoriale che necessita l'intervento di più redattori, creiamo un progetto in cui inseriamo differenti task, e li assegniamo alle persone interessate, con tanto di data di scadenza.
In questo modo le singole persone vedranno comparire nel proprio Todoist le attività assegnate e il termine entro cui dovranno completarle, permettendo a chi gestisce il progetto di tenere tutto sotto controllo e completare l'attività con successo.
Un piccolo difetto che abbiamo riscontrato è l'impossibilità di condivisione automatica dei sotto-progetti, che necessitano di essere condivisi uno a uno.
Compatibile con Getting Things Done
Per chi se lo stesse chiedendo, Todoist è perfettamente compatibile con la filosofia di self management Getting Things Done. Nel nostro gruppo ci sono diversi seguaci del GTD e, dopo estenuanti ricerche, abbiamo stabilito che Todoist è l'app multipiattaforma più adatta anche per i fan del guru della produttività David Allen.
L'app infatti offre un ambiente flessibile, nel quale creare a piacere contenitori - i progetti - e delle versatili etichette o tag.
Usando i progetti si possono creare le liste Next, Waiting For, Someday e Scheduled. Le etichette si usano per i contesti, come per esempio "al telefono", "in auto", "a casa" oppure "in ufficio". Purtroppo l'app per dispositivi mobili non dispone ancora di un sistema di geolocalizzazione per attivare notifiche in base a una specifica posizione. Sarebbe interessante, per esempio, poter vedere in automatico una lista di attività collegate a uno specifico luogo.
Manca anche una funzione dedicata alla revisione settimanale, come pure una funzione dedicata al brainstorming, entrambe disponibili in altri software.
La nuova interfaccia grafica, rinnovata recentemente, facilita lo spostamento di attività tra vari progetti, ma è ancora perfettibile. Da quanto visto finora però il team di sviluppo è attento alle esigenze degli utenti e speriamo che perfezioni sempre di più i propri servizi.
Se anche voi volete provarlo, trovate il necessario sul sito www.todoist.com.