Todoist, programma per la gestione e l'organizzazione di attività ed eventi, che anche noi in Tom's utilizziamo ogni giorno, durante lo scorso mese ha introdotto alcune novità che implementano non solo l'agenda personale, ma anche quella aziendale.
Questo aggiornamento fa da apripista a una serie di innovazioni programmate nei prossimi mesi, volte a strutturare il carico di lavoro e gli impegni in maniera più immediata e meno gravosa. Un elaborato progetto lavorativo, ad esempio, richiede uno sforzo da parte di più soggetti coinvolti, che non sempre riescono a gestire tutte le incombenze con celerità e precisione.
La nuova funzione di Todoist si pone nell'ottica di snellire ulteriormente questo iter, proponendo un insieme di migliorie rivolte a chi opera nel business. Vediamo nello specifico quali sono le novità.
Registri attività
I registri attività, mediante i quali si attua la gestione dei vari progetti in corso, saranno catalogati a seconda della categoria di riferimento. Quindi, non sarà più necessario richiedere aggiornamenti sulla progressione delle varie attività, ma sarà sufficiente filtrare le attività per collaboratore, per progetto o per azione, dove sarà possibile vedere il report degli aggiornamenti o dei commenti aggiunti.
Commenti progetto
I commenti progetto sono il luogo dove non solo convergono le informazioni più importanti, dagli obiettivi del progetto ai documenti da cui attingere, ma anche gli aggiornamenti in contemporanea verso tutti i collaboratori presenti nel gruppo di lavoro. Quindi, tutto lo scibile sarà raccolto dentro un unico luogo accessibile a tutte le parti.
Questo flusso costante e aumentato di informazioni porta conseguentemente all'incremento del numero di notifiche alle quali siamo esposti. Come ovviare al problema? Gli sviluppatori di Todoist hanno pensato anche a questo: per evitare che ostacolino e rallentino il lavoro, le notifiche sono state nascoste sotto un menu a tendina, dove vengono richiamate solo all'occorrenza con un clic senza che siano visivamente fastidiose, grazie anche a una grafica che le presenta in secondo piano.
Inviti semplificati
Quando si tratta di iniziare un nuovo progetto, è necessario che sia condiviso con altre persone. Da oggi è possibile aggiungere un collaboratore attraverso gli inviti semplificati, disponibili anche per dispositivi mobili: basta semplicemente scegliere dalla rubrica telefonica o da un elenco di contatti che hanno già collaborato a progetti condivisi, il destinatario della richiesta. Quest'ultimo riceverà subito l'invito al progetto, al quale potrà automaticamente aderire.
Aggiunta rapida
Una nuova implementazione disponibile per tutti i tipi di account è l'aggiunta rapida che permette attraverso l'uso di simboli non alfanumerici di assegnare un'attività ad un collaboratore, indicandone una scadenza e/o aggiungendo un'etichetta. Ad esempio, se scrivete "Fare un report ogni 20 #venditegennaio @sales +Alberto", otterrete un progetto (#venditegennaio), assegnato a un collaboratore (+Alberto) e corrispondente a un'etichetta (@sales), con una scadenza predefinita (ogni 20).
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Le nuove funzioni sono state pensate per creare una vera e propria piattaforma di gestione progettuale che permetta uno sviluppo del lavoro con una minor burocrazia, in una prospettiva che si adatti a team più strutturati.
Sistemi di assistenza vocale
L'altra grande innovazione di fine 2016 è l'integrazione di Todoist con i sistemi di assistenza vocale: da un lato con Alexa di Amazon e dall'altro con Google Assistant di Google.
Questa nuova implementazione si pone nell'ottica di rendere automatica la programmazione di eventi o la creazione di liste soltanto mediante un comando vocale che vada oltre l'utilizzo del dispositivo mobile con conseguente apertura dell'app e digitazione tattile. Infatti, spesso capita che impegnati in un'altra attività, siamo impossibilitati a servirci del telefono per appuntare delle informazioni.
L'idea è mettere la voce a comando delle nostre attività per facilitarne la gestione e liberarci dalla dipendenza dalle app e dallo smartphone. Per poter utilizzare Todoist tramite i sistemi di assistenza vocale è necessario avere in dotazione uno degli apparecchi per la gestione dei comandi vocali, forniti rispettivamente da Amazon per quanto riguarda Echo ed Echo Dot e da Google per quanto riguarda Google Home.
Con i comandi vocali sarà facile inserire e ricordare gli impegni appuntati su Todoist da una stanza all'altra della nostra casa. Infatti, è possibile aggiungere le attività alla lista Todoist solo pronunciando il comando "Alexa, aggiungi" seguito dall'occorrenza da appuntare (per il sistema Alexa) o il comando "Ok Google" seguito dall'azione che si vuole imprimere nella memoria del sistema (per il sistema Google Assistant).
Per controllare gli impegni in scadenza è possibile chiedere direttamente ai sistemi quali sono le attività residue da svolgere in modo che Alexa o Google Assistant le "leggano" per noi. L'Inbox di Todoist viene sincronizzata al sistema e ogni modifica effettuata sull'app viene automaticamente riportata nel sistema prescelto e viceversa. Attraverso queste nuove funzioni saremo meno preoccupati di dimenticare delle occorrenze e lo sforzo speso per gestire le attività sarà notevolmente inferiore.
L'Inbox di Gmail
Un'altra importante implementazione riguarda l'Inbox di Gmail che organizza in maniera automatica tutte le notifiche, catalogandole nei relativi progetti all'interno di una singola scheda espandibile. Questo permette di risparmiare tempo ed energie altrimenti spese nella ricerca di ciascuna notifica.
I progetti sono distinti e le informazioni principali sono mostrate in un'anteprima di messaggio, dove viene dato rilievo solo alle notifiche più importanti. Ogni anteprima include un link che rimanda direttamente al progetto strutturato in Todoist, cliccando "Apri in Todoist".
Trasferimento dati da Wunderlist a Todoist
Da oggi è anche possibile importare le attività e le liste da Wunderlist a Todoist. Autorizzando il trasferimento dei propri dati, Todoist crea il progetto "Importazione Wunderlist", dove vengono inserite tutte le occorrenze importate (attività, progetti, promemoria, note e file).
Integrazioni mail e calendario, filtri ed etichette
Due delle funzioni più conosciute sono il feed del calendario e l'email di Todoist. Il calendario di Todoist visualizza le attività programmate su Outlook e Google Calendar. È quindi possibile condividere le scadenze con i collaboratori, anche con quelli che non utilizzano Todoist, inoltrando il progetto tramite indirizzo e-mail. Con Gmail si possono anche creare dei filtri per alcuni tipi di e-mail e impostare l'inoltro automatico a un progetto su Todoist.
Per evidenziare alcune attività che hanno una specifica priorità rispetto ad altre, Todoist permette di apporre dei filtri che segnalino con dei colori il grado di importanza e le scadenze oppure delle etichette per archiviare sotto un'unica dicitura progetti e/o attività afferenti ad uno stesso ambito. Inizialmente la creazione di un sistema di etichette e filtri richiederà del dispendio di tempo, ma renderà l'approccio al lavoro più immediato, veloce e intuitivo. Non è comunque necessario etichettare o filtrare tutti i progetti, ma solo le occorrenze più importanti.
Riorganizzare le priorità
Todoist offre questo servizio non perché sia necessario portare a termine tutte le cose segnate nella nostra lista, ma per aiutarci a ricordare, a concretizzare le idee, a distribuire i compiti tra colleghi. Anche il fatto di non riuscire a completare tutte le attività, ci fa capire quali sono le reali priorità, facendoci quantificare quanto tempo possiamo spendere per una cosa o per un'altra. Ci aiutano a pianificare il nostro tempo, che è comunque limitato, e nel caso a ripianificare nuovamente le nostre scadenze.
Quindi, avere una lista troppo lunga non è consigliabile perché genera ansia e ci fa sentire colpevoli di non riuscire a svolgere tutto.
Pianificazione intelligente
Todoist si dota della pianificazione intelligente che guarda alle informazioni fondamentali come le abitudini degli utenti (quando controlli la mail di solito), l'urgenza dell'attività, i progetti in arrivo (per bilanciare le attività a seconda del flusso di lavoro giornaliero), gli obiettivi giornalieri e settimanali (in base al numero di attività che vuoi completare).
Per accedervi bisogna compiere una delle seguenti azioni: riprogrammare le attività scadute, aggiungere o posporre un'attività singola, riprogrammare attività multiple. Si possono modificare, accettare o rifiutare i suggerimenti che vengono forniti dalla pianificazione intelligente.
Consigli per migliorare la produttività
Amir Salihefendic, fondatore e amministratore delegato di Todoist, consolidata realtà che questo mese festeggia non solo i 10 anni di attività, ma anche il superamento dei 10 milioni di utenti registrati, ci dà alcuni consigli per migliorare la nostra produttività:
- avere un sistema affidabile, basato su etichette e filtri, aiuta a dare priorità a cose importanti e a gestire contemporaneamente più progetti senza ansie;
- suddividere le attività in sottogruppi perché quelle che richiedono minori energie sono più facili da completare rispetto alle altre;
- inserire nelle liste le attività che so essere sempre realizzabili;
- cercare di raggiungere l'obiettivo "zero attività", ovvero Todoist Zero. Ad esso è associato il Todoist Karma, strumento che serve a capire quanto siamo stati "bravi" nello svolgere le nostre mansioni. Questa è una innovazione poiché tutti i sistemi che si basano sui GTD (get things done) solitamente fanno riferimento a ciò che bisogna fare (proiezione al futuro) e non su quello che è già stato fatto (retrospezione nel passato). Per il team di Todoist è fondamentale gioire dei propri risultati: ecco perché Todoist Karma premia la nostra produttività e gli obiettivi raggiunti. A seconda dei progressi si guadagnano punti, quindi, la gestione delle attività diventa più divertente e gratificante;
- controllare la posta elettronica una o due volte al giorno, cercando di rispondere a tutte le mail. In alternativa trasformare quelle a cui non si riesce a rispondere in un'attività con scadenza e/o priorità, usando il sistema Todoist per Gmail;
Abbiamo, inoltre, rivolto alcune domande a Salihefendic per capire quali saranno gli sviluppi futuri.
Quali sono i passi futuri per Todoist?
Ci focalizzeremo sull'intelligenza artificiale per creare uno strumento sempre più utile ed intelligente per i nostri utenti, come abbiamo già fatto con il lancio della funzione Pianificazione Intelligente. Sfruttare pienamente l'intelligenza artificiale richiederà qualche anno, considerando che si tratta di un campo relativamente recente. Un altro aspetto su cui vogliamo continuare a migliorarci è la collaborazione e la gestione di progetti e flussi di lavoro sempre più complessi.
Integrazione di Todoist con i principali client di posta elettronica per Windows e Mac?
Stiamo attualmente lavorando allo sviluppo di una miglior integrazione con Outlook. Inoltre, molto probabilmente integreremo anche Mail.app della piattaforma Mac.
Implementazione di strumenti GTD?
Todoist è strettamente integrato con il metodo GTD. Con l'espansione della nostra piattaforma, saranno sviluppate estensioni sempre maggiori per supportare questo metodo (es. come prossime azioni).