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Sygma la piattaforma all-in-one per EDP, MSP e CSP

Strumento unico che da Web o mobile permette una gestione unificata di risorse cloud, ticket, task, processi, scadenze e altre attività

Sygma la piattaforma all-in-one per EDP, MSP e CSP
Sponsorizzato da CoraTech

Chi eroga servizi IT ha due compiti, o preoccupazioni, fondamentali: soddisfare il cliente con risposte pronte ed efficaci e, dall'altro lato, ottimizzare i tempi

per migliorare il proprio servizio, tenendo traccia accurata di tutte le informazioni e dei lavori svolti da contabilizzare.

A tal proposito, verrebbe da chiedersi come sia possibile rendere il proprio servizio all'altezza delle aspettative dei clienti se prima non si trova un modo per migliorare la qualità del lavoro.

CoreTech, distributore e cloud provider di Milano, specializzato nella proposizione di soluzioni perfezionate per chi opera nel settore IT, ha trovato una risposta al quesito sviluppando Sygma, una piattaforma cloud accessibile via Web grazie ad un normale browser o da App, direttamente su smartphone o tablet.

MultiApp

Sygma è la cassetta degli attrezzi di system integrator, managed service provider (MSP) ed EDP. Fornisce una vasta gamma di funzionalità integrate in un unico strumento che permette a chi opera in ambito informatico di gestire informazioni e task, sfruttando tutta la potenza del cloud. Vediamo perché procedendo per gradi.

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cloudetip

Informazioni condivise e centralizzate

Avete idea di quante informazioni sulle infrastrutture dei propri clienti siano necessarie da avere sempre a portata di mano? Beh, chi lavora nel settore IT di sicuro ha già un'immagine chiara in testa.

Poi ci sono le scadenze delle licenze software o le garanzie da rinnovare, gli IP delle macchine da tracciare, le password da ricordare e così via.

SCADENZE COP

Non è una novità quando diciamo che, spesso, gli strumenti per raccogliere tutta questa mole di dati critici nel dettaglio sono infinite cartelle di Excel. A volte poi, dello stesso file Excel ne girano via mail svariate copie, mettendo a repentaglio l'accuratezza delle informazioni e, soprattutto, la sicurezza.

Senza nulla togliere al foglio elettronico di Office il quale, per l'amor del cielo, resta pur sempre un must, per supportare le molteplici attività quotidiane ed agevolare il lavoro di un system integrator o di un managed service provider (MSP) occorre qualcosa di più completo ed integrato.

Ecco che scende in campo Sygma: un sistema di organizzazione delle informazioni che permette di lavorare in modalità altamente centralizzata sui clienti.

Le anagrafiche dei clienti presentano una scheda completa di tutti gli elementi che ci possono tornare utili quali: nominativi, numeri di telefono, indirizzi email... e molto altro.

Ai customer, possiamo abbinare tutti i contratti che vengono stipulati con i clienti, classificarli in base alla tipologia, impostarne le relative scadenze, i servizi inclusi e il loro valore commerciale. E' inoltre prevista una sezione per aggiungere note ed allegare i documenti.

Per schedare qualunque elemento si abbia necessità di registrare, vi è il menù dedicato agli Item. Cos'è un item? Un pc, una stampante, un server virtuale, una licenza antivirus o un servizio di backup. Tecnicamente, è davvero qualsiasi elemento che compone l'infrastruttura di un cliente. Ogni Item è composto da diverse schede che ci permettono di inserire una grande quantità di informazioni, tra cui le scadenze, password o altri dati di cui si ha esigenza di disporre in modo rapido e condiviso tra più operatori.

Abbiamo parlato di scadenze: spesso queste ci schiacciano, ci fanno perdere una marea di tempo, se non vi si presta la massima attenzione. Con Sygma, possiamo importare tutti i tipi di prodotti e servizi con una data da tenere sotto controllo, grazie alla dashboard dedicata con la visualizzazione per customer o d'insieme. Avendo sempre in evidenza tutti gli elementi che hanno una scadenza o impostando gli alert, si possono gestire tempestivamente i rinnovi.

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La dashboard

Contabilizzare le ore e organizzare il lavoro

Le funzionalità di Sygma permettono una completa integrazione tra i reparti di un'azienda IT: tecnici, commerciali ed amministrazione possono utilizzare lo stesso sistema e condividere i lavori da svolgere, senza dover necessariamente ricorrere ad interminabili e lacunosi report redatti, nella peggiore delle ipotesi, a mano.

Diversi strumenti guidano facilmente l'operatore nell'esecuzione e nell'organizzazione delle diverse mansioni e nei processi, con un significativo risparmio di tempo e, nel contempo, favoriscono di fatto l'adozione di procedure standard e best practices.team cop

Il primo tool che citiamo è il Ticket System email con il quale è possibile non solo gestire la conversazione con i propri clienti, ma anche verificare quando è stato richiesto l'intervento e per quale motivo. Quante volte capita che qualcuno scriva ai commerciali chiedendo informazioni tecniche? Quante volte capita l'esatto contrario? O, ancora peggio, le email con 500 persone in copia dove poi, in anarchia, partono altrettante conversazioni separate!! Ecco che, senza alcuna fatica, possiamo dimenticarci tutto questo e semplicemente condividere lo storico delle email con i colleghi, associare le richieste di supporto in ingresso ai clienti definiti in Sygma, creare dipartimenti e aree da assegnare ai ticket pervenuti o aggiornare lo status di lavorazione.

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Vi è mai capitato di pensare che molte attività di assistenza telefonica sono a titolo gratuito e magari il cliente neanche sa con esattezza quanto gli state regalando? E magari, neanche voi lo sapete con esattezza... Avete mai verificato quante ore di connessione remota fate effettivamente sui pc e sui server dei clienti e quante ne contabilizzate?

Queste domande e molte altre trovano risposta nelle Activity. Sì, perché Sygma permette la creazione in pochi click di veri e propri rapportini elettronici, nei quali è possibile inserire i dettagli e i tempi di lavorazione, i quali serviranno poi per una reportistica delle attività svolte.

Ogni Activity può avere più di un intervento ed, inoltre, può essere collegata ad item, customer, più ticket e ad ogni elemento che si ritiene indispensabile per una maggiore tracciabilità di quanto è stato effettuato. Senza necessità di ulteriori operazioni, Sygma calcola automaticamente la sommatoria di tutti i tempi di lavorazione e fatturazione segnati nei diversi interventi inerenti l'Activity.

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Alcune attività poi necessitano di una programmazione anticipata, e una visualizzazione grafica degli interventi e delle pianificazioni è indispensabile per supportare al meglio l'organizzazione interna. Il calendario, con tutte le attività effettuate durante il giorno, la settimana o il mese, mostra le attività passate o schedulate per il futuro, così da poter comprendere meglio il carico di lavoro distribuito tra i colleghi.

Ottimizzare la gestione del cloud

Alcuni vendor propongono servizi da Cloud Solution Provider (CSP) e poi, a livello pratico, a disposizione viene messo solo un catalogo prodotti, senza una comoda interfaccia di gestione centralizzata che permetta di gestire il cloud in tutte le sue forme.

Chi lavora nell'IT lo sa, essere provider per i propri clienti comporta responsabilità, attenzione e, ovviamente, seccature! Erogare servizi cloud significa gestire una moltitudine infinita di attività annesse e connesse, con attenzione e premura nei confronti del servizio che si va ad offrire, cercando di integrare il lavoro commerciale con le attività tecniche. Senza una piattaforma in grado di supportarvi, la strada può essere solo in salita.

La potenzialità di Sygma può aiutarvi ad affrontare il cloud, una nuova sfida che sta cambiando totalmente il modo di lavorare rispetto a quanto tradizionalmente si è fatto in questi ultimi 30 anni.

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Con Sygma si possono usare tutti i servizi cloud messi a disposizione da CoreTech in modalità assolutamente White Label.

Cloud Server Stellar, Backup Remoto 1Backup, Posta Elettronica, Archiviazione Email, DNS, Domini, SSL, Web Hosting... e molto altro! Ma anche i servizi cloud di terze parti non vengono trascurati: Amazon AWS EC2 ed S3, Microsoft OneDrive, Dropbox, Google Drive e l'elenco è destinato solo a crescere dato il continuo sviluppo della piattaforma da parte del team di CoreTech.

Vediamo un esempio pratico di come Sygma è d'aiuto, immaginando una classica giornata tipo di un MSP. Cosa si fa appena arrivati in ufficio? Prima il caffè, chiaro! Poi si controllano gli esiti dei backup, con la speranza che tutto abbia girato nel miglior modo possibile. La dashboard di Sygma, consultabile anche da mobile tramite l'apposita App, realizza un report apposito che fornisce un quadro generale dei job di backup in un determinato lasso di tempo. In questo modo, diventa davvero semplice ed immediato verificare gli esiti e accorgersi a colpo d'occhio se vi sono stati eventuali errori e, se sì, perchè.

La sezione dedicata ai backup, non solo permette di controllare l'andamento dei servizi già in essere presso i clienti, ma vi consente inoltre di attivarne in autonomia di nuovi, per tutte le vostre future esigenze.

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Anche con i server cloud il ragionamento è il medesimo. Un deploy di una macchina, un aumento di risorse quali RAM e CPU, un reboot... Anche un commerciale può mettere le mani sul riavvio di una Virtual Machine!

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Insomma, per ogni servizio cloud disponibile, Sygma ha una funzionalità ad hoc che vi permette di governarlo in ogni suo aspetto con semplicità e, grazie alla console centralizzata, la condivisione di tutte le informazioni rende più agevole il lavoro in team.

Portale utenti: trasparenza e semplicità per i clienti

Quante volte vi succede di dire al cliente che questa settimana gli avete fatto 40 ore di assistenza da remoto e lui non sa proprio come sia possibile? Magari senza battere ciglio le ore ve le paga anche, ma con qualche perplessità malcelata.

Meglio far sì che la trasparenza possa ripagare il vostro lavoro, mettendo a disposizione un report dettagliato e "incontestabile" sul vostro operato.

Sygma dispone di un portale utenti, molto funzionale quando si desidera che i clienti abbiano a disposizione lo storico delle loro richieste di intervento, email inviate e tantissime altre informazioni di importanza fondamentale.

Per ogni cliente infatti, è possibile creare degli utenti con accesso alla piattaforma e definirne policy e permessi. Diciamo dunque che ogni cliente può collegarsi al pannello Sygma e visualizzare solo le informazioni pertinenti alla sua anagrafica e le sezioni possono essere abilitate o disabilitate a seconda di come andiamo ad impostare il sistema.

Proprio come un vero e proprio self-service, si possono aprire nuove segnalazioni, richiedere supporto, consultare gli interventi e le conversazioni, verificare dettagli su contratti, ed infine sfogliare documenti e item.

Vi e poi un altro aspetto da tenere in considerazione: Sygma, se configurato per farlo, invia periodicamente un'email con il report delle scadenze all'utente designato per riceverla. Il vostro cliente, a quel punto, potrà confermare o meno la volontà di effettuare un rinnovo di un servizio o prodotto, semplicemente cliccando sulla scelta desiderata e voi riceverete una notifica direttamente nella console.

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Modalità e costi dei servizi

Chi ha un account di gestione in Sygma è considerato un operatore e su questa base, vengono gestite tre modalità di sottoscrizione: Sygma Free,  Sygma Pro e Sygma Unlimited. 

È possibile valutare le diverse proposte e chiedere un trial gratuito.

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