Durante il Convegno “Verso la trasformazione digitale della PA - Soluzioni innovative per il cambiamento” organizzato dalla Fondazione Siav Academy, la Consob ha presentato i risultati del progetto sul “Monitoraggio dei flussi aziendali attraverso il sistema di gestione documentale”.
L'iniziativa, realizzata insieme a Siav, con un focus sulla piattaforma di dematerializzazione documentale e di ECM (Enterprise Content Management), ha voluto esplorare i reali benefici dei processi digitali. Il risultato?
I procedimenti figli del digita portano ad un incremento dell'efficienza che si traduce in una riduzione del circa 20% sul tempo impiegato. I dati raccolti hanno dimostrato anche un risparmio di oltre il 60%, grazie all’utilizzo di transazioni digitali e delle comunicazioni via PEC.
Nel totale, il report ha fatto emergere l’importanza di un approccio multidisciplinare alla dematerializzazione documentale, non solo nella conversione del lavoro ma anche come switch culturale nel concreto.
«Le iniziative di progetto e di archivio digitale devono adottare, in modo strategico, un’organizzazione strutturata e sistemica» ha spiegato l’Ing. Brizio Leonardo Tommasi di Consob.
Continuando: «Tale approccio richiede una misurazione dei risultati nelle strategie digitali adottate e una selezione e valutazione della catena dei progetti sottesi».
E ancora: «La gestione delle diverse prospettive strategiche comprende l’introduzione di indicatori equilibrati tra le discipline correlate, attraverso i concetti di “Maturità digitale” ovvero tramite Digital Scorecard (DSC), di “Rendimento d’archivio digitale” cioè Overall Digital Archive Effectiveness (OAE) e di “Manager digitale” con un equilibrio delle competenze».
Il “Monitoraggio dei flussi aziendali attraverso il sistema di gestione documentale” presentato dall’Ing. Tommasi si è basato su un periodo di osservazione di più di 3 anni, un tempo sufficientemente lungo per valutare i flussi consolidati all’interno di una struttura complessa.
Consob si è avvalsa della collaborazione di Siav per realizzare un progetto di dematerializzazione e digitalizzazione documentale basato sulla piattaforma Archiflow, con particolare attenzione alla logica archivistica.
Implementando il protocollo informatico dell’Istituto con la gestione integrata della PEC, dei flussi documentali e l’uso della firma digitale, ha avuto l’obiettivo di migliorare i processi interni e aumentare l’efficienza complessiva per i circa 630 dipendenti che gestiscono oltre 150.000 protocolli all’anno.
«I vantaggi misurati con dati oggettivi sono un motivo di orgoglio per Siav e ci fa molto piacere che Consob li abbia ottenuti anche con il supporto dei nostri specialisti» ha chiosato Alfieri Voltan, Presidente di Siav.