Siav ha presentato la versione 10 del proprio software di maggior successo: Archiflow. Il software, disponibile in house o in cloud, è riuscito a mantenere alto e costante l’apprezzamento dalle aziende fin dalla sua prima release lanciata nel 2005, grazie alla versatilità e adattabilità ad ogni esigenza di business e alla possibilità di abilitare specifiche funzioni e moduli integrativi.
Sono comunque tante le novità introdotte dalla versione 10 di Archiflow, che si fonda sui quattro pilastri cardine dell’azienda quali compliance normativa totale, approccio archivistico di livello, organizzazione di processi efficienti e innovazione tecnologica
In primo luogo, il software sarà in grado di adeguarsi agli obblighi relativi alla fattura elettronica introdotti per 2022. Dal 1 gennaio del 2022, l’esterometro viene disattivato e per le fatture passive ricevute da fornitori esteri, ogni azienda dovrà obbligatoriamente generare e gestire documenti informatici ad hoc, che avranno il compito di assolvere all'obbligo dell'esterometro.
Archiflow, grazie al modulo Invoice Manager, l’hub multicanale per la gestione delle fatture, consentirà quindi la gestione efficace dei nuovi TD, supportando gli utenti nel controllo dei tempi e nella verifica del corretto invio degli stessi. Questo permetterà alle aziende di evitare multe e sanzioni, in caso di mancato invio (o all'invio in ritardo) dei dati previsti dal vecchio esterometro nei nuovi formati.
Inoltre, Archiflow 10 mette a disposizione degli utenti dashboard di statistiche completamente dedicate al monitoraggio dei nuovi documenti e dei processi ad essi correlati.
A questo proposito, anche i cruscotti SAP - integrazioni tra Archiflow e SAP dedicati alla gestione delle fatture attive e passive - sono stati oggetto di upgrade al fine di poter gestire al meglio la trasmissione a SdI delle nuove tipologie di documenti introdotti dalla Legge di Bilancio.
La release 10 di Archiflow ha poi potenziato l'automazione delle attività di controllo delle fatture presenti all'interno del cassetto fiscale. Oltre ai già presenti moduli di automazione e di quadratura del cassetto fiscale, infatti, la nuova release introduce il modulo "recupero dati quadratura da SdI".
Tale funzione consente di recuperare i dati messi a disposizione dai nuovi servizi a partire da settembre 2020, sfruttandoli per la quadratura automatica delle informazioni e la richiesta di re-inoltro dei documenti mancanti. In questo modo, le aziende avranno un maggiore controllo sulle fatture che transitano nel sistema di Agenzia delle Entrate, potenziando la capacità di individuare situazioni anomale.
Lo stesso vale per il sigillo elettronico, che introdotto nel nostro ordinamento tramite il Regolamento eIDAS, è equivalente ad una FEQ (Firma Elettronica Qualificata). A differenza però di quest'ultima, di proprietà di una persona fisica, il sigillo elettronico afferisce ad una persona giuridica e con Archiflow 10 è possibile apporlo su qualsiasi documento di interesse per l’organizzazione.
L’ultima versione di Archiflow presenta poi altre novità. Il modulo low code, Easy Workflow, dedicato alla costruzione di processi digitali senza bisogno di codice, è stato aggiornato e continua a crescere in termini di funzionalità, garantendo una flessibilità senza precedenti, mentre la nuovissima app mobile permette di accedere all’archivio di documenti aziendali in qualunque momento e da qualsiasi luogo.
Archiflow su smartphone presenta una versione completamente rinnovata e offre una esperienza d'uso ancora più semplice ed intuitiva, perfetta per il “new normal” digitale.
Molte evoluzioni di Archiflow 10 sono state comunque sviluppate per garantire una compliance efficiente alle recentissime novità normative introdotte dalle Linee Guida AgID.
«Le novità introdotte da AgID, che riguardano sia enti pubblici sia imprese private comportano importanti cambiamenti nelle modalità di gestione dei documenti informatici e documenti amministrativi informatici» ha detto Nicola Voltan, CEO di Siav.
«Dall'interoperabilità di protocollo all'aumento del numero dei metadati associati ad ogni documento informatico, gli effetti delle nuove regole sono tutt'altro che banali e scontati».
«Per questo motivo, noi di Siav, consci dell'importanza delle modifiche introdotte e dell'impatto che possono avere, abbiamo optato per un approccio fortemente orientato a minimizzare gli impatti delle nuove prescrizioni normative sull'operatività degli utenti, massimizzando l'automazione e la proattività del sistema. Archiflow 10 va in questa direzione».
