Vi abbiamo presentato le tante novità introdotte da Ascensio System SIA in ONLYOFFICE 7.0. Tra le nuove caratteristiche troviamo ONLYOFFICE Forms e, nelle prossime righe, vi spieghiamo in che modo ONLYOFFICE Forms semplifichi i moduli online. ONLYOFFICE Forms facilita la gestione dei moduli online e offline e si presenta come una nuova funzionalità progettata specificamente per le aziende e le istituzioni che hanno bisogno di migliorare e accelerare il lavoro dei propri dipendenti.
Gli ONLYOFFICE Forms, abbreviati in OFORM, sono stati realizzati allo scopo di creare moduli interattivi online compilabili in qualsiasi occasione e contesto, online da desktop e smartphone.
Gli OFORM di ONLYOFFICE aiutano gli utenti a ridurre notevolmente il tempo dedicato alla creazione di documenti standard in modo da poter ottimizzare la gestione dei documenti elettronici e automatizzare molti dei processi aziendali. Ogni giorno, infatti, molti tra noi hanno a che fare con accordi, contratti, gestione del budget, proposte e molti altri documenti similari e file strutturati universalmente. Con gli OFORM potrete finalmente automatizzare e snellire le pratiche burocratiche.
Come ONLYOFFICE Forms semplifica i moduli online
La soluzione di ONLYOFFICE Forms è un'alternativa alle altre suite dedicate all'ufficio e all'elaborazione di contenuti, come ABBYY FineReader PDF, JotForm, PDFelement. La differenza sostanziale tra gli OFORM e i concorrenti risiede nel fatto che gli OFORM sono gratuiti e open-source, compilabili online in collaborazione con tutte le piattaforme e non richiedono un editor o software speciale per la creazione o la compilazione.
È possibile testare le nuove funzionalità degli OFORM grazie alla versione Community di ONLYOFFICE Docs oppure con ONLYOFFICE Desktop Editors. Entrambe le versioni sono disponibili gratuitamente e permettono di avere un'idea chiara del software e delle sue funzionalità.
Inoltre, la suite di programmi ONLYOFFICE 7.0 è un progetto opensource: acquistando una licenza Enterprise, è possibile modificare i programmi affinché soddisfino i bisogni e le necessità specifiche di ogni azienda e istituzione, oltre a poter avere la possibilità di intervenire su impostazioni specifiche come lo spazio nel cloud privato, CRM, domini e tanto altro.
Come si crea un OFORM
Creare un nuovo modulo con OFORM è semplice. Si può partire da zero oppure da un documento di testo esistente, come un DOCX, da importare all'interno di ONLYOFFICE 7.0. In alternativa, è possibile creare un OFORM a partire da un qualsiasi documento realizzato con il word processor di ONLYOFFICE 7.0. Oppure è possibile scaricare un modello già pronto dalla libreria dei moduli.
Uno dei principali punti di forza nella creazione di un OFORM è la possibilità di costruire moduli insieme al vostro team e ai collaboratori. Sono previste differenti modalità, sia per lavorare in team in tempo reale che consentire eventuali modifiche ex post. È anche possibile lasciare commenti e menzioni, rivedere e tenere traccia delle modifiche, sfogliare la cronologia delle modifiche e anche comunicare direttamente mentre si redige il documento. In questo caso, è possibile ricorrere alla chat integrata nell'editor o a un plugin per Telegram o Jitsi, che consente di effettuare chiamate audio e video.
Tra i tanti formati, non mancano le opzioni di salvataggio più richieste. La principale è il formato PDF, ottimo per il trasferimento e la stampa del file. Segnaliamo anche il formato ad hoc .oform, che consente una semplice ed efficace pubblicazione online grazie all'ottimizzazione di ONLYOFFICE 7.0. In fase di condivisione e pubblicazione è poi possibile scegliere quali privilegi dare ad altri utenti: è possibile selezionare tra la possibilità di modificare, compilare e/o solamente visionare il documento.
Come si personalizza un ONLYOFFICE Forms
Gli ONLYOFFICE Forms forniscono tutti gli strumenti necessari per creare e collaborare su moduli compilabili online e su dispositivi mobili, dando la possibilità a qualsiasi lavoratore di creare documenti interattivi con campi compilabili in poco tempo.
ONLYOFFICE offre un set classico di campi per la creazione di moduli. Quindi, qui troverai:
- Campo di testo o area di testo - permette di inserire qualsiasi testo
- Combo box - per scegliere uno dei valori predefiniti dall'elenco e modificare il valore selezionato se necessario
- Drop-down list - per scegliere uno dei valori predefiniti dalla lista
- Casella di controllo - per scegliere tutte le opzioni applicabili
- Pulsante radio - per scegliere solo una delle opzioni proposte
- Immagine - per inserire immagini
Effettuata l'importazione o creato il file, si dovranno indicare i campi dinamici - cioè quelle voci che si desidera siano compilate da qualcuno. OFORM offre un'ampia gamma di elementi dinamici, come caselle da spuntare, tendine di scelta rapida personalizzabili, pulsanti di selezione e così via, facilmente implementabili e personalizzabili. La presenza di questi elementi è importante perché semplifica la leggibilità del testo e la sua efficacia, consentendo di velocizzare i tempi di comprensione e minimizzando il rischio di fraintendimenti. Una volta completato il lavoro, potete visualizzarne un’anteprima con un semplice click e poi salvare.
Ciò significa che, in un ambiente professionale, gli ONLYOFFICE Forms possono essere usati per gestire, monitorare e organizzare vendite (contratti e ordini), risorse umane (foglio presenze, rimborso spese), atti amministrativi (rimborsi, richieste, reporting) e legali (accordi di riservatezza, contratti). Come tutti gli strumenti digitali, la flessibilità degli OFORM consente di trovare soluzioni sempre inedite e la natura opensource del progetto permette di rivedere e modificare eventuali elementi che non sono utilizzati.
Come provare OFORM
ONLYOFFICE Forms è integrato nella piattaforma ONLYOFFICE 7.0 in tutte le sue versioni. Sono disponibili anche soluzioni self-hosted di ONLYOFFICE Docs e ONLYOFFICE Workspace, che permettono di creare un ambiente collaborativo e sicuro su un server privato, mettendo al sicuro e controllando i dati e le informazioni riservate. Anche gli OFORM fanno parte delle soluzioni basate sul cloud: puoi creare e modificare liberamente moduli compilabili per uso personale in ONLYOFFICE Personal o iscriverti a ONLYOFFICE Docs nel cloud se hai bisogno di abilitare la compilazione di moduli nella tua azienda. I moduli possono essere creati e modificati localmente. Basta scaricare l'applicazione desktop gratuita ONLYOFFICE per Windows, Linux e macOS e godere di questa funzione sul tuo laptop o PC. Ciò significa che gli OFORM sono disponibili, così come ONLYOFFICE, sia come software online che come eseguibile installabile sui dispositivi Windows, MacOS, Android, iOS e Linux (distrò Debian, Ubuntu, Mint, CentOS e altri). Le differenti versioni di ONLYOFFICE 7.0 sono disponibili a questo indirizzo.
OFORM, come tutti i prodotti ONLYOFFICE, è distribuito sotto licenza open source: il codice sorgente è liberamente modificabile e disponibile su Github. Lo stesso dicasi per i template precompilati e immediatamente disponibili nelle librerie di ONLYOFFICE, che prevede anche la possibilità di ringraziare economicamente il creatore di un template con una donazione libera.
Il futuro degli OFORM
ONLYOFFICE 7.0 è solo una delle tappe della suite di programmi sviluppata da Ascensio System SIA. L'azienda è già al lavoro per introdurre nuove funzionalità all'interno degli aggiornamenti dei vari programmi e del pacchetto che li riunisce.
Nei prossimi aggiornamenti di ONLYOFFICE Forms arriveranno queste nuove caratteristiche:
- la possibilità di firmare i documenti, anche con firma digitale elettronica;
- implementazione di nuove funzioni di sicurezza;
- introduzione della diversificazione delle autorizzazioni, basate su ruoli assegnati nel sistema e/o nei singoli documenti.
Attualmente gli OFORM prevedono un'ampia compatibilità con gli strumenti presenti nei controlli di contenuto di Microsoft Office e Adobe Forms. Infine gli OFORM sono disponibili in 11 soluzioni di terze parti, che li hanno personalizzati e specializzati per specifici compiti. Tra le versioni di terze parti ricordiamo quelle sviluppate da Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Jira, Plone, Liferay, Redmine, HumHub, Nuxeo e Chamilo.