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Aumentare i profitti significa generalmente vendere di più e allo stesso tempo ridurre i costi. Due sfide complesse, da affrontare con metodologia e disciplina. Epson ha accumulato una grande esperienza a riguardo, e consiglia di ridurre i viaggi di lavoro in favore della telepresenza.
Ridurre i viaggi d'affari. In passato si pensava che fosse un onere inevitabile, un sacrificio sull'altare del fatturato. Soprattutto perché le alternative erano poche e non abbastanza valide. La videoconferenza dopotutto esiste dagli anni '80, ma in passato non erano un metodo particolarmente efficace di condivisione. La scarsa qualità delle immagini non portava nessun valore aggiunto rispetto a semplici telefonate.
Così per i manager non restava che muoversi fisicamente, investendo tempo e denaro, in quantità direttamente proporzionali alla distanza. In un mercato sempre più globalizzato, e in un mondo ancora economicamente fragile, queste spese rischiano di moltiplicarsi.
Ma non deve necessariamente essere così. Oggi esistono strumenti validi per avere una valida comunicazione a distanza. A partire da Skype, un'applicazione gratuita con caratteristiche più che rispettabili, o come i sistemi di telepresenza più avanzati forniti da diverse aziende, che offrono la possibilità di parlare a migliaia di chilometri di distanza con la massima naturalezza, e allo stesso tempo condividere e modificare insieme documenti di goni tipo.
Complessità dei prodotti e prezzi sono molto vari, e ognuno dovrebbe poter trovare ciò che gli serve. Se si spende molto per i viaggi, potrebbe valere la pena valutarne i benefici; non solo per le società più grandi ma anche per le PMI. Un grande esempio è iSpot, una piccola impresa scozzese con soli 6 dipendenti che offre un servizio di consulenza aziendale. La crescita di questa piccola realtà era limitata dalla quantità di tempo trascorso in viaggio per incontrare i clienti. Trasferendo questi incontri online, oltre ad aver ottenuto risparmi significativi (circa 25.000 sterline in spese di viaggio su un solo progetto), i dipendenti hanno guadagnato più tempo per concentrarsi sugli obiettivi.
Epson Italia è un esempio italiano dell'impegno a tagliare i viaggi d'affari non indispensabili. L'azienda ha, infatti, registrato un grande risparmio economico e a beneficio dell'ambiente, soprattutto tra l'anno fiscale 2008/2009 e 2009/2010, passando da 1.336.892 chilometri di voli aerei a 774.832, con una riduzione del 42% dei chilometri e un risparmio annuo pari a 61 tonnellate di CO2 equivalente.
Non è semplice ridurre i viaggi di lavoro in favore dei contatti online, ma è possibile in buona parte dei casi. Certo, l'incontro fisico, la stretta di mano, guardarsi in faccia sono valori che si perdono; laddove però i viaggi non saranno indispensabili si avranno significativi risparmi e la produttività aumenterà .