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Grande distribuzione, fatturazione elettronica e protezione dei dati

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A seguito dell’interpello promosso da una società operante nel settore della grande distribuzione, l’Agenzia delle Entrate si è trovata a far chiarezza circa le modalità di comunicazione, da parte di questi soggetti, dei corrispettivi giornalieri, alla luce della nuova disciplina in vigore dall’inizio di quest’anno. Tale nuova disciplina viene introdotta su base volontaria per chi ha aderito al regime entro il 31 dicembre 2018 (incentivato dal venir meno di altri obblighi di comunicazione e da un regime privilegiato in ambito di rimborsi IVA) e in via obbligatoria dal 1° luglio 2019 per i soggetti con un volume d’affari superiore a 400.000 euro e per i soggetti passivi IVA che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi tramite distributori automatici.

L’espressione “grande distribuzione” identifica una rete di vendita organizzata in molteplici negozi al dettaglio diffusi su tutto il territorio che fanno capo ad una struttura centrale: sostanzialmente, quindi, stiamo parlando delle catene di supermercati, che possono avere varie dimensioni e diversa diffusione territoriale.

Con la Legge di Bilancio 2018 il legislatore ha abrogato l’art. 1 della legge 311/2004, modificando dunque radicalmente le regole di certificazione delle cessioni di beni ad opera delle società operanti nel settore della grande distribuzione.

In precedenza, a norma del comma 429 dell’art. 1 della legge 311/2004, le imprese che operavano nella grande distribuzione potevano trasmettere telematicamente all’Agenzia, distintamente per ciascun punto vendita, l’ammontare complessivo dei corrispettivi giornalieri delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi di cui al D.P.R. 633/1972 (c.d. decreto IVA).

Per capire come evitare eventuali sanzioni, l’Agenzia è stata interpellata su alcune problematiche connesse a differenti modalità di vendita: vendita diretta al pubblico, vendita a distanza (ad esempio mediante call center ed e-commerce) e vending machine nella forma di distributori automatici non presidiati da alcun operatore e nella forma di dispositivi informatici non presidiati in cui il cliente effettua in autonomia l’ordine ed il pagamento con conseguente consegna del bene da parte dell’operatore.

La vendita diretta al pubblico

L’Amministrazione, in risposta al primo quesito, ha affermato che le cessioni di beni in locali aperti al pubblico devono essere certificate tramite memorizzazione elettronica e trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati relativi ai corrispettivi giornalieri, nelle nuove modalità previste. Non potranno più essere utilizzati, come avveniva in precedenza, i servizi Entratel e Fisconline.

Il legislatore ha stabilito che la memorizzazione e la trasmissione avvengano mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, demandando al Direttore dell’Agenzia l’onere di chiarire cosa si intenda con ciò, al fine di poter dare piena attuazione alle disposizioni in analisi.

Con provvedimento n. 182017 del 2016, il Direttore ha in primis specificato che gli strumenti tecnologici cui fa riferimento il legislatore sono i c.d. Registratori Telematici, ossia strumenti formati da appositi hardware e software atti a registrare, memorizzare definitivamente ed elaborare i dati fiscali introdotti. Questi Registratori, al momento della chiusura giornaliera, generano un file XML che permette di inviare il tutto direttamente in via telematica all’Agenzia delle Entrate. Sul file in questione viene posto un sigillo elettronico avanzato al fine di garantire l’autenticità, l’inalterabilità e la riservatezza del contenuto della comunicazione.

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Per i punti vendita dotati di almeno tre casse, il Registratore Telematico (c.d. Server-RT) funge da “punto di raccolta” collegato alle singole casse. Tale strumento costituisce il primo punto di raccolta dei corrispettivi. Esso poi ha il compito di sigillare i file ed inviarli in sicurezza all’Agenzia.

Di conseguenza, ciascun punto vendita dovrà dotarsi di un proprio Server-RT, con la possibilità per le società interessate di allocare i Server dei diversi punti vendita in un unico locale centrale. Tale soluzione non deve costituire un limite all’accesso dei soggetti autorizzati alle funzionalità del Server, ma, al contrario, dovrebbe rappresentare un modo per garantire una maggiore sicurezza del Server stesso. Perciò, la possibilità di centralizzare il sistema dovrà andare di pari passo con una maggiore garanzia in merito all’affidabilità della connessione tra punti cassa e Server e relativamente alla sicurezza del canale di trasmissione dei dati.

Peraltro, un sistema centralizzato in cui si raccolgono tutti i dati pone delle problematiche in materia di privacy. Sarà fondamentale in questo senso stabilire prima di intraprendere le attività ed in modo stringente chi abbia la possibilità di accedere a tali locali, nonché prevedere un livello adeguato di sicurezza tenendo conto del contesto, delle finalità del trattamento e dello stato dell’arte al fine di prevenire possibili violazioni.

In ogni caso, è obbligatorio l’invio dei dati relativi ai corrispettivi a cadenza giornaliera. L’omesso tempestivo invio dei dati rappresenta una violazione in grado di ostacolare l’attività di controllo dell’Amministrazione Finanziaria, non solo per il controllo dei corrispettivi inviati telematicamente, ma anche per ulteriori adempimenti quali, ad esempio, quelli relativi alle liquidazioni periodiche in ambito IVA.

Le nuove forme di vendita: a distanza e tramite vending machine

Con vendita a distanza il Codice del Consumo individua quella tipologia di vendita che intercorre tra un professionista ed un consumatore a distanza, ovvero senza la presenza fisica e simultanea delle due parti, effettuata con l’uso esclusivo di uno o più mezzi di comunicazione.

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Tali tipologie contrattuali sembrano essere state esentate dalle procedure di certificazione viste in precedenza. Pur essendo la transazione commerciale sostanziata in via telematica, il cliente riceve la consegna fisica del bene acquistato a domicilio. Tale forma di commercio elettronico indiretto va assimilata alle vendite per corrispondenza. Ciò implica la facoltà per il contribuente di certificare le cessioni tramite l’annotazione del totale giornaliero nel registro dei corrispettivi con conseguente esonero dall’obbligo di emissione della fattura e dello scontrino.

Più complicato è, poi, individuare come debbano essere classificate le vending machine.

Come visto in precedenza, con il termine vending machine si identificano sia quei distributori automatici non presidiati da alcun operatore, sia quei dispositivi attraverso i quali l’acquirente effettua in piena autonomia il proprio ordine ed il relativo pagamento, salvo poi la consegna del bene effettuata dal venditore. Poiché il legislatore ha espressamente previsto l’applicazione del regime analizzato in precedenza ai distributori automatici, il dubbio si pone in particolare in relazione alla seconda tipologia. Non è chiaro infatti se essa debba essere ricompresa o meno all’interno della categoria delle vendite a distanza. Per l’Agenzia delle Entrate, poiché in tale ipotesi la consegna del bene è contestuale alla transazione, la disciplina applicabile, anche da un punto di vista fiscale, sembra essere quella vista per le cessioni di beni in locali aperti al pubblico, con il conseguente obbligo di certificazione e trasmissione telematica dei corrispettivi vista in precedenza. Per l’Amministrazione dunque, non è possibile ricomprendere tale ipotesi nella categoria delle vendite a distanza dato che la consegna dei beni è contestuale e non successiva presso il domicilio dell’acquirente.