La gestione documentale è un tema molto dibattuto che ha finito con il coinvolgere un numero così ampio di aspetti tecnologici, procedurali, funzionali ed economici che spesso si ha difficoltà nel capirne i consistenti benefici.
A Ricoh, una società che è posizionata tra i leader mondiali nel campo della gestione documentale, e che ha sviluppato un portfolio volto a supportare le aziende nel miglioramento dei processi operativi, abbiamo chiesto un aiuto nel cercare di delineare lo stato dell'arte. I paragrafi seguenti, elencano i principali elementi in cui può essere schematizzata lo stato dell'arte, dalla A alla S, saltando qualche lettera.
A - Acquisizione, Conversione, Distribuzione, Autenticazione & Accounting
Un elemento cardine in un processo documentale sono le soluzioni per la Cattura e Distribuzione di documenti. Comprendono dispositivi che consentono di inviare direttamente dal pannello multifunzione i documenti acquisiti a un indirizzo e-mail, a un fax, a una cartella di rete oppure di archiviarli direttamente nel sistema. In pratica, osserva Ricoh, il sistema multifunzione (riferito il letteratura con l'acronimo MFP) diventa un hub documentale in grado di trasformare i documenti cartacei in workflow digitali. Nelle soluzioni più evolute, prima di eseguire la scansione, l’operatore ha la possibilità inserire, direttamente dal display, alcune informazioni del documento (nome, numero, ecc.). Queste informazioni sono utili al fine di indirizzare e classificare il documento nelle cartelle, o per predisporlo all’inserimento in altre applicazioni. In questo modo il flusso di scansione è più sicuro e conforme alle regole interne di organizzazione dei documenti.
Un elemento oramai irrinunciabile nel processo di acquisizione e distribuzione è la riservatezza e la protezione dei dati. Per accedere in tutta sicurezza alle funzioni nella MFP (copia, fax, scansione, stampa), l’utente ha in genere la possibilità di autenticarsi con un badge personale (che può coincidere con il tesserino di riconoscimento aziendale. Si evitano così gli input manuali che possono generare errori.
Nelle piattaforme di ultima generazione è di solito garantita la compatibilità con i più diffusi standard di mercato e la gestione delle utenze è semplificata dalla possibile interazione con i sistemi di autenticazione già presenti in azienda. Le operazioni di login permettono anche di mantenere la riservatezza delle informazioni, poiché si riducono le stampe lasciate incustodite sui vassoi dei dispositivi. Inoltre è possibile indirizzare le proprie stampe, comprese quelle inviate da tablet e smartphone, a qualsiasi terminale MFP tra quelli disponibili e vicini.
C - Controllo dei dispositivi di rete
Processo documentale e workflow hanno significato solo in un contesto di rete. Lo stato dell'arte prevede che attraverso un apposito cruscotto gli operatori IT possano visualizzare lo stato dei singoli dispositivi, accedere ad alcune impostazione degli stessi, oppure estrarre informazioni relative ai contatori delle attività svolte. Le soluzioni disponibili spaziano da strumenti più semplici (un Pc), ma efficaci, per arrivare ad applicativi web-based che permettono tra l’altro di personalizzare l’interfaccia di amministrazione includendo anche informazioni aggiuntive.
D - Distribuzione intelligente dei lavori di stampa
Per ottimizzare le risorse di stampa, grazie alle informazioni contenute all’interno del Job di stampa, il documento può essere dirottato sulla periferica più adatta in base a specifici parametri come ad esempio: numero pagine, percentuale di colore/bianconero, applicazioni da cui il documento è stato inviato in stampa.
G - Gestione Documentale e dei Workflow
La gestione è sovente uno degli aspetti più critici quando si utilizzano tecnologie innovative molto ricche di funzioni. Una gestione efficace permette di ottenere gli obiettivi di miglioramento dei processi che ci si è prefissati, in un contesto di ottimizzazione di Capex e Opex. Le soluzioni di DMS (acronimo di Document Management System) hanno l'obiettivo precipuo di migliorare la gestione dell’archivio elettronico e dei workflow, semplificando le attività di ricerca, condivisione, consultazione, convalida e approvazione dei documenti, anche in contesti di conservazione sostitutiva.
L’offerta in questo campo spazia dalle soluzioni desktop per l’organizzazione locale dei documenti a soluzioni basate su server/web, quest'ultime tipicamente indirizzate a far fronte alle esigenze di aziende medio/grandi. Gestire i documenti in tutte le fasi del loro ciclo di vita, siano essi acquisiti tramite scansione oppure provenienti da fax, e-mail, applicazioni di ufficio o dai sistemi gestionali, integrandoli con i sistemi informativi e i database già esistenti, è una strada certa per migliora l'efficienza aziendale.
La gestione dei documenti va di pari passo con la gestione remota della rete. Le soluzioni per il controllo e la gestione attiva dei dispositivi di output consentono infatti di gestire l’ambiente di stampa, anche se multi-sede, riducendo le tempistiche e i costi. Gli strumenti che rendono possibile al cosa permettono di fruire di servizi a valore per la gestione remota del parco installato, e contribuiscono da una parte a ridurre le risorse necessarie e dall'altra a migliorare prestazioni e produttività.
M - Monitoraggio Stampe
Controllare, o sapere di essere controllabili nell'uso delle risorse aziendali, è un modo certo per indurre comportamenti virtuosi volti a ridurre i consumi e gli sprechi. Per farlo non sono necessariamente necessari strumenti sofisticati e costosi. Possono essere generati report semplici per controllare le quantità di stampe, copie, scansioni e fax. Con le soluzioni oggi disponibili è possibile anche effettuare la verifica su ogni singolo dispositivo collegato in rete oppure sulla base di specifici utenti o gruppi di utenti per procedere correttamente alla ripartizione per centro di costo.
O - OCR e OCR a zone, codici a barre
La tecnologia OCR, sempre più sofisticata, ricopre un ruolo chiave nell'automazione dei processi documentali e nel migliorare la relazione con i clienti. Attraverso gli strumenti di OCR (acronimo di Optical Characters Recognition) integrati nei flussi di scansione, si eseguono ad esempio automatismi per la conversione dei file da immagine in formati di testo, leggibili ed editabili Gli strumenti esistenti abilitano, tra l’altro, nelle soluzioni di maggior qualità professionale, la cattura automatica di dati e contenuti attraverso l’impostazione di espressioni regolari o tramite la lettura dei codici a barre inclusi nei documenti cartacei. Sono funzioni che rendono molto più semplici l’identificazione e la destinazione dei documenti in base al valore dei dati rilevati durante la scansione.
P - Personalizzazione dei Contenuti
La personalizzazione di un documento, soprattutto se da inviare a clienti, è un modo rapido per fidelizzarlo, oltre che a poter operare come potente strumento di marketing di un brand. Ad esempio, le soluzioni esistenti, permettono nella fase di stampa di aggiungere loghi, dati estratti da database esterni, codici a barre, firme elettroniche, messaggi di testo e posizionarli ovunque sul documento per personalizzare ogni singola pagina in funzione del suo utilizzo futuro e dei rispettivi destinatari.
S - Soluzioni per il controllo dei costi
Le soluzioni per il controllo dei costi sono un punto chiave in ogni processo innovativo. Di solito ciò implica operare su diversi piani, sia organizzativi che tecnologici. Le aziende possono ad esempio mantenere sotto controllo l’ambiente di stampa riducendone il TCO (Costo complessivo dei singoli dispositivi) e possono monitorare le attività basate sui flussi dei documenti salvaguardandone allo stesso tempo la sicurezza. Un aiuto viene anche da soluzioni che comprendono anche strumenti di connettività tramite i quali i sistemi multifunzione sono resi compatibili per le stampe da gestionali, anche in presenza di dati variabili, permettendo in sostanza di eliminare stampanti dedicate e di ottimizzare gli investimenti in hardware.