Se siete in procinto di aprire un’attività commerciale, che si tratti di un bar, un negozio o qualsiasi altro esercizio, saprete già quanto sia fondamentale disporre di uno dei migliori POS portatili. Questo terminale per i pagamenti elettronici non rappresenta soltanto uno strumento di praticità, ma è ormai diventato un requisito, sia per agevolare il cliente nei pagamenti, sia per garantire all’esercente una gestione rapida e sicura delle transazioni.
Al di là dell’utilità, è importante sottolineare che il POS è obbligatorio per legge. In questa guida ci concentreremo proprio sulle normative vigenti: analizzeremo se vi è sempre l’obbligo di avere la partita IVA, in quali casi è previsto l’uso del POS, e cosa rischia chi non si adegua. È fondamentale essere informati su questi aspetti per evitare sanzioni e iniziare la propria attività nel rispetto delle regole. L’approfondimento si rivolge in particolare a chi è già a un buon punto con la propria idea imprenditoriale, ma è utile anche a chi sta solo iniziando a informarsi.
Infine, oltre a questa panoramica normativa, vi invitiamo a consultare anche la guida su quanto costa un POS portatile. Spesso, dietro le offerte più vantaggiose si celano costi aggiuntivi o vincoli contrattuali poco trasparenti. Sapere in anticipo a cosa andrete incontro vi permetterà di scegliere il terminale più adatto alle vostre esigenze, evitando brutte sorprese. Se invece siete proprio alle prime armi, vi suggeriamo anche di leggere l’articolo dedicato a come funziona un POS mobile, pensato per chi parte da zero ma vuole prendere decisioni consapevoli.
Legge di obbligo POS: accenni storici sulla normativa
Sembra che sia entrata in vigore da pochi anni, ma in realtà la legge di obbligo del POS affonda le sue radici nell’articolo 15 del Decreto-Legge 18 ottobre 2012, n. 179 (convertito con modificazioni nella Legge 17 dicembre 2012, n. 221), che prevedeva, a decorrere dal 1° gennaio 2014, l’obbligo di accettare pagamenti con carte di debito per importi superiori a 30 euro. Questa prima formulazione, tuttavia, non prevedeva alcuna sanzione in caso di inadempimento, e l’applicazione pratica della norma risultò quindi limitata.
Per chiarire i dettagli operativi e garantire una più omogenea applicazione, il Ministero dello Sviluppo Economico emanò il Decreto interministeriale del 24 gennaio 2014 (Gazzetta Ufficiale n. 21 del 27 gennaio 2014), che posticipò l’effettiva entrata in vigore dell’obbligo al 30 giugno 2014, eliminò la soglia minima di 30 euro e definì i requisiti tecnici dei terminali, obbligatoriamente conformi agli standard EMV.
Negli stessi mesi, il TAR Lazio, con ordinanza n. 1932 del 30 aprile 2014, respinse un ricorso volto a sospendere l’obbligo, confermando che dal 30 giugno seguente tutti i soggetti coinvolti, a prescindere dal fatturato, dovevano dotarsi e mantenere funzionante il POS, non potendo rifiutare pagamenti elettronici qualora il cliente ne facesse esplicita richiesta. Nonostante ciò, l’assenza di efficaci strumenti sanzionatori continuava a limitarne la diffusione. Una svolta arrivò con la Legge di Stabilità 2016 (Legge 28 dicembre 2015, n. 208), che introdusse i commi 4-bis e 4-ter all’articolo 15 del DL 179/2012, prevedendo fin da allora che il rifiuto di un pagamento elettronico, di qualsiasi importo, fosse punito con una sanzione fissa di 30 euro maggiorata del 4% dell’importo rifiutato. Tali disposizioni divennero pienamente operative a partire dal 1° luglio 2016, eliminando definitivamente ogni soglia minima.
Legge di obbligo POS: cosa dice la normativa attuale
Con il Decreto-Legge 30 aprile 2022, n. 36 (c.d. “Decreto PNRR 2”), convertito con modificazioni dalla Legge 29 giugno 2022, n. 79, le sanzioni previste dalla stabilità 2016 furono anticipate al 30 giugno 2022. Da quella data, quindi, ogni esercente che rifiuta un pagamento con POS, senza giustificata impossibilità tecnica, è punibile con la già citata multa di 30 euro più il 4% dell’importo non accettato. Questo percorso normativo, scandito da continui affinamenti e integrazioni, ha progressivamente rafforzato l’efficacia dell’obbligo POS in Italia, rendendo oggi irrinunciabile per chi esercita attività di vendita al pubblico o di prestazione professionale garantire, su richiesta del cliente, la possibilità di pagare con strumenti elettronici.
Qual è la sanzione per chi rifiuta il pagamento con POS?
Per quanto riguarda le procedure, l’accertamento della violazione dell’obbligo di accettare pagamenti elettronici e l’irrogazione delle relative sanzioni si inquadrano nel procedimento previsto dalla legge 24 novembre 1981, n. 689. Su segnalazione del cliente, ufficiali o agenti di polizia giudiziaria procedono alla contestazione immediata della mancata accettazione del pagamento o, se questa non è possibile sul momento, notificano al trasgressore gli estremi della violazione. Il verbale redatto dall’accertatore riporta la descrizione dei fatti, le generalità del trasgressore, l’importo della transazione rifiutata e la prova della richiesta del cliente; entro 60 giorni dalla contestazione o notifica, tale verbale, corredato di ogni elemento probatorio, deve essere trasmesso al Prefetto territorialmente competente per l’adozione del provvedimento sanzionatorio.
Ricevuto il verbale, il Prefetto emette un’ordinanza-ingiunzione motivata, nella quale fissa l’importo della sanzione (pari a 30 euro più il 4% del valore della transazione rifiutata) e disciplina i termini di pagamento. Ai sensi dell’articolo 18, comma 4, della legge 24 novembre 1981, n. 689, il pagamento, comprensivo delle spese del procedimento, deve essere effettuato entro 30 giorni dalla notifica dell’ordinanza. Diversamente dalle multe stradali, per queste violazioni non è prevista alcuna oblazione in misura ridotta ai sensi dell’art. 16 della stessa legge, né è ammessa la riduzione a seguito di pagamento tempestivo, sicché l’importo fissato resta pienamente dovuto.
In caso di mancato adempimento nei termini, l’ordinanza-ingiunzione costituisce titolo esecutivo per l’avvio delle procedure di riscossione coattiva. Il trasgressore può proporre opposizione all’ordinanza-ingiunzione nei modi e nei termini stabiliti dalla legge sulle sanzioni amministrative, ma l’esecuzione resta sospesa soltanto nelle ipotesi in cui ricorra "l’oggettiva impossibilità tecnica” di cui all’art. 15, comma 4, del D.L. 18 ottobre 2012, n. 179 (cd. "Decreto Crescita 2.0"), che esclude l’applicazione della sanzione se il malfunzionamento o l’indisponibilità del POS sia comprovata e non imputabile all’esercente.
Esempi pratici di casi in cui la sanzione non è dovuta
- Un violento temporale provoca un’improvvisa interruzione dell’energia elettrica in tutto il quartiere: senza corrente non è possibile alimentare né il POS né il router per la connessione di rete, e l’esercente (munito di bollettino o comunicazione ufficiale del gestore elettrico) non sarà sanzionabile.
- Durante un controllo di routine, il tecnico del fornitore scopre un guasto irreparabile alla smart card reader del POS (ad esempio, il meccanismo che legge il chip si è bloccato per un difetto hardware): fino alla sostituzione o riparazione del dispositivo, comprovata dal ticket di intervento e dal verbale di assistenza, il commerciante può legittimamente rifiutare le transazioni elettroniche senza incorrere in multa.
- Nel corso della giornata, la linea internet cede a causa di un guasto della fibra ottica gestita dal provider: il mancato collegamento alla rete, attestato dal numero di pratica e dalla tempistica di apertura e chiusura del ticket assistenza, integra una causa di forza maggiore che esclude ogni responsabilità per l’impossibilità di trasmissione dei dati di pagamento.
- La società emittente del circuito di carte (es. Visa o Mastercard) effettua un’operazione di manutenzione programmata sulla propria infrastruttura, comunicata con almeno 48 ore di anticipo tramite avviso ufficiale. Durante il periodo di down annunciato, gli esercenti non possono ricevere autorizzazioni alle transazioni e non saranno soggetti a sanzioni, purché conservino la comunicazione ricevuta.
In ciascuno di questi casi, perché l’esenzione sia riconosciuta è fondamentale raccogliere e conservare tutta la documentazione (verbali di assistenza, notifiche ufficiali, ticket di guasto, comunicazioni dei fornitori) che attesti la oggettiva impossibilità tecnica di accettare pagamenti elettronici.
Legge di obbligo POS: cosa cambia dal 2026?
A partire dal 1° gennaio 2026, la legge di bilancio 2025 ha innovato la disciplina già prevista dal decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127 (che imponeva, dal 1° gennaio 2020, la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi, con strumenti che garantissero inalterabilità e sicurezza dei dati). In luogo della formulazione originaria del comma 3 dell’articolo 2, il comma 74 della legge 207/2024 ha stabilito che la memorizzazione e trasmissione dei dati dei corrispettivi debba avvenire mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, nonché la piena integrazione e interazione del processo di registrazione dei corrispettivi con il processo di pagamento elettronico. A tale fine, lo strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici è sempre collegato allo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati, in modo puntuale, e trasmessi, in forma aggregata, i dati dei corrispettivi nonché i dati dei pagamenti elettronici giornalieri.
Per rendere effettive queste nuove previsioni, il comma 75 ha modificato l’articolo 11 del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471, in cui sono fissate le sanzioni amministrative pecuniarie per violazioni tributarie. Con l’inserimento di un periodo finale al comma 2-quinquies e al comma 5, si è disposto che le stesse sanzioni previste per la mancata memorizzazione o trasmissione dei dati IVA si applicano anche in caso di omessa integrazione o mancato collegamento tra il registratore telematico e l’apparecchio di accettazione dei pagamenti elettronici, richiamando l’articolo 2, comma 3, secondo periodo, del d.lgs. 127/2015. Il comma 76 ha esteso analoga previsione all’articolo 12 del medesimo decreto n. 471/1997 (che disciplina le sanzioni accessorie), prevedendo che il disallineamento tecnico tra registratore e POS dia luogo non solo alla sanzione pecuniaria, ma anche alle eventuali sanzioni interdittive o accessorie previste per le altre violazioni tributarie.
L’articolato regime sanzionatorio trae la propria misura dalle disposizioni generali sulle violazioni in materia di imposte dirette e IVA. In pratica, ogni qualvolta risulti accertata l’assenza del collegamento o l’incompleta integrazione dati-pagamenti, l’operatore sarà destinatario di un’ordinanza-ingiunzione pecuniaria, senza possibilità di oblazione ridotta, da parte del Prefetto competente, e soggetto a riscossione coattiva in caso di mancato pagamento nei termini. Infine, il comma 77 stabilisce che tutte le modifiche introdotte dai commi 74, 75 e 76 si applicano a decorrere dal 1° gennaio 2026, lasciando quindi agli esercenti un arco di tempo adeguato per adeguare i propri sistemi e le proprie procedure alle nuove regole di integrazione tra POS e registratore telematico.
Per adempiere in modo pieno alle disposizioni, ogni commerciante, artigiano o professionista dovrà dotarsi di soluzioni hardware e software che garantiscano un collegamento permanente tra il terminale di pagamento e registratore telematico, assicurando che i dati dei corrispettivi e dei pagamenti elettronici siano memorizzati e trasmessi all’Agenzia delle Entrate in modo sicuro, inalterabile e aggregato. Qualsiasi disallineamento tecnico ingiustificato, anche di breve durata, potrà comportare l’irrogazione delle sanzioni previste dai commi appena citati.
POS portatile senza partita IVA: è possibile?
Dal punto di vista strettamente normativo, il decreto-legge 179/2012 (e i suoi successivi aggiornamenti) disciplina l’obbligo di accettare pagamenti elettronici solo nei confronti di esercenti, artigiani e professionisti titolari di partita IVA, non estendendo alcun divieto o obbligo ai soggetti privi di partita IVA. Di conseguenza, non esiste una norma che imponga tecnicamente a chi opera senza partita IVA di dotarsi di un POS, né una disposizione che glielo vieti.
Numerosi operatori fintech (Nexi, MyPOS, SumUp ...) offrono POS portatili "senza partita IVA", pensati per prestatori d’opera occasionali, piccoli B&B o coloro che ancora non hanno aperto partita IVA. Questi modelli si collegano a uno smartphone o tablet via Bluetooth oppure dispongono di connettività integrata, e vengono associati non a un conto aziendale, ma a un conto corrente personale o a un wallet digitale.
Per attivarli, è sufficiente presentare codice fiscale, documento d’identità e un IBAN, sottoscrivendo un contratto di merchant service provider. Non sono previsti canoni mensili, ma solamente commissioni variabili (in genere tra l’1 % e il 2 %) ad avvenuta transazione. Tali soluzioni, pur non essendo imposte da legge, consentono di offrire comunque ai clienti la possibilità di pagare con carta anche in assenza di partita IVA, purché le operazioni restino inquadrate nell’ambito di attività non continuative e occasionali.
Quale POS mobile acquistare?
Axerve POS Easy
Axerve POS Easy è perfetto per chi cerca un terminale di pagamento portatile che unisca prestazioni e praticità. Basato sul sistema operativo Android, questo modello offre una combinazione di funzioni interessanti e un design raffinato, il tutto racchiuso in un formato compatto e leggero, con un peso inferiore ai 400 grammi. Può essere scelto tra due piani tariffari: uno con commissioni minime dell'1% e senza costi fissi, e l'altro con canone mensile. Grazie alla connettività 4G tramite SIM inclusa e Wi-Fi, è possibile effettuare pagamenti in qualsiasi luogo. La stampante integrata e l'uso di Android semplificano ulteriormente la gestione delle transazioni. Inoltre, Axerve offre assistenza tecnica disponibile sette giorni su sette, insieme alla possibilità di accredito diretto su qualunque conto bancario, senza obbligo di permanenza. Per quanto riguarda i costi, il piano con canone mensile prevede una tariffa di 17€ + IVA al mese per incassi fino a 10.000€ all'anno, e di 22€ + IVA per incassi fino a 30.000€. Il piano a commissioni, invece, non richiede alcun canone mensile, ma applica una commissione dell'1% su ogni pagamento, con una spesa iniziale di 100€ per il terminale. In entrambi i casi, è previsto un bollo di attivazione di 16€.
Nexi SoftPOS
Nexi SoftPOS rappresenta una soluzione innovativa per chi desidera accettare pagamenti direttamente dal proprio smartphone, senza dover ricorrere a dispositivi aggiuntivi. Compatibile con dispositivi Android e iOS, questa tecnologia sfrutta il sistema NFC per permettere il pagamento contactless da carte, smartphone e smartwatch. La piattaforma garantisce una gestione semplice e sicura delle transazioni, con un vantaggio importante: nessuna commissione per micropagamenti fino a 10€ e una commissione fissa dell'1,89% per importi superiori, il tutto senza costi fissi mensili. L'attivazione del servizio avviene in tempo reale e i pagamenti vengono trasferiti sul conto bancario entro un giorno lavorativo, senza necessità di aprire nuovi conti. Inoltre, grazie all'app gratuita, è possibile inviare ricevute e gestire il proprio team, mentre il programma Protection Plus assicura la protezione della propria attività, garantendo il rispetto delle normative di sicurezza.
SumUp Solo Lite
Il SumUp Solo Lite è uno dei lettori di carte più apprezzati a livello globale, noto per la sua praticità e funzionalità, che consente di accettare pagamenti in qualsiasi luogo. Si connette tramite Bluetooth allo smartphone e, grazie all’app gratuita SumUp, permette di gestire le vendite, emettere rimborsi, inviare ricevute elettroniche, monitorare i risultati e gestire le mance in modo molto semplice. L’impostazione iniziale è rapida e non richiede competenze tecniche, mentre il POS è compatibile con numerosi accessori SumUp, come le basi di ricarica e i sistemi di cassa avanzati. Non ci sono costi fissi né abbonamenti mensili, ma solo una piccola percentuale per ogni transazione. Inoltre, il conto aziendale gratuito SumUp e la carta Mastercard inclusa permettono di accedere ai guadagni già dal giorno successivo, compresi i weekend e i giorni festivi. Accetta tutti i principali metodi di pagamento, dalle carte di debito come Maestro e VPAY alle carte di credito come Visa, MasterCard e American Express, assicurando così una grande flessibilità e evitando la perdita di clienti. Con un design moderno e leggero e una batteria che consente di processare oltre 1000 transazioni per ciclo, il SumUp Solo Lite è ideale per chi cerca un POS pratico, affidabile e che consente di lavorare in totale libertà.
Sì, ma solo se l'importo è inferiore ai limiti di legge per il contante. Se il cliente vuole pagare con carta e l’esercente rifiuta, quest’ultimo è soggetto a sanzione.Il cliente può scegliere se pagare in contanti o con carta?
No. È vietato applicare commissioni o costi aggiuntivi a carico del cliente per l’uso di carte o altri mezzi elettronici. Eventuali costi sostenuti dall’esercente devono essere considerati nei prezzi complessivi.Posso applicare un sovrapprezzo per i pagamenti elettronici?
Sì. È previsto un credito d’imposta del 30% (in alcuni casi fino al 100%) sulle commissioni pagate per l’uso del POS. Ciò vale per esercenti e professionisti con determinati requisiti di fatturato.Esistono agevolazioni o crediti d’imposta per chi acquista un POS?
Sì. La norma non fa distinzione tra commercianti, artigiani o liberi professionisti. Tutti sono tenuti ad accettare pagamenti elettronici, anche per parcelle o prestazioni occasionali.L’obbligo POS si applica anche ad avvocati e medici?
