Strategie di PowerPoint

Amici imprenditori e manager, la maggior parte delle persone costruisce una presentazione Keynote o PowerPoint (o altri strumenti comparabili) in modo assai diretto: ho delle cose che voglio dire e le elencherò, slide per slide.

Spesso questo è, però, un approccio ingenuo e poco produttivo, che porta a costruire sequenze di slide di scarsa efficacia e assai noiose. Fortunatamente, col tempo si tende a diventare più esperti, sofisticati o abili nelle tattiche di presentazione. Bene migliorare. Ottime le tattiche, ma cosa succederebbe se facessimo un passo indietro ed elaborassimo un approccio strategico?

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Le domande chiave

Quando qualcosa non funziona, è sempre bene porsi delle domande:

• Per chi è questa presentazione? È per me in quanto mi piace sentire la mia voce (o perché voglio dire che sono stato su quel palco o in quella riunione) oppure per qualcun altro? È per un’audience a cui vogliamo veramente comunicare qualcosa?
• Quale cambiamento stiamo cercando di apportare? Quale azione? Se non state cercando di provocare un'azione o qualche altro cambiamento (di atteggiamento, di convinzione …), allora qual è lo scopo della presentazione?
• Cosa sapeva o credeva la vostra audience prima di assistere alla presentazione? Cosa vogliamo che credano, sappiano, facciano dopo di essa?
• Quanto tempo abbiamo? Quanta attenzione da parte dell’interlocutore? E, se l’interlocutore appare distratto o annoiato, come potremo invece cambiare il suo atteggiamento, risvegliandolo, interessandolo in modo coinvolgente e avvincente?
• Come li lasceremo? Con una speranza? Un’informazione? Una “call to action”? Un diverso convincimento? Un desiderio di approfondire?
• E, se saremo stati capaci di far succedere qualcosa, ciò sarà a nostro beneficio? Ci chiameranno per una consulenza? Un progetto? L’acquisto di un prodotto o servizio? O, semplicemente, ci ringrazieranno e, magari, se ne ricorderanno e parleranno bene di noi?

Come in un film: “il viaggio dell’eroe”

Conoscete la parola “storytelling” (in Italiano: narrazione)? Se sì, è perché forse oggi è un po’ abusata. Però provate a pensare alla vostra presentazione applicando lo schema narrativo del “Viaggio dell’Eroe”. Si tratta di una impostazione utilizzata da registi e scrittori per realizzare racconti coinvolgenti, partendo dai miti classici. Pur con diverse varianti, possiamo disegnare uno schema a fasi piuttosto precise:

1. MONDO NORMALE: il protagonista (“l’eroe”) del racconto è nel suo mondo e fa la sua vita tranquillamente
2. CHIAMATA ALL’AVVENTURA: accade qualcosa che lo porta a voler o dover entrare in un mondo straordinario o in una nuova avventura
3. RIFIUTO DELLA CHIAMATA: si oppone al desiderio di avventurarsi ma…
4. MENTORE: … qualcosa, o qualcuno lo convincono a partire
5. SUPERAMENTO DELLA SOGLIA: Parte per l’avventura e da lì incontra ostacoli, nemici, alleati, …
6. AVVICINAMENTO ALLA CAVERNA e PROVA CENTRALE: affronta il cuore della missione
7. RICOMPENSA: ottiene quello per cui ha iniziato l’avventura
8. RITORNO: Torna al mondo normale con qualcosa in più di quando è partito

Chi ci ascolta deve compiere un viaggio con noi

Mattone dopo mattone, passo dopo passo, le vostre slide possono costruire un percorso, far accadere questo viaggio, far avverare un cambiamento:

• La font che scegliete, la grammatica, la dimensione delle lettere, la qualità, quantità, tipo e dimensione delle immagini: ognuna di queste decisioni tattiche ha uno scopo. Chiedetevi: qual è il cambiamento a cui voglio che questo elemento contribuisca?
• Anche la sequenza delle diapositive, il ritmo, la tensione mentre vi muovete dall'una all'altra, ha uno scopo. Parlando di ritmo, se, ad esempio, ho a disposizione 20 minuti, io preparo almeno 25 slide. Il mio ritmo è sempre superiore a una slide al minuto e mai sto su una slide per più di 2 minuti. Se, in una slide devo dire 3 cose, preparo 4 slide: una di introduzione con i 3 punti e una per argomento
• Le mie slide hanno quasi sempre una foto a piena pagina e poche scritte sopra quella foto. Non voglio che i miei interlocutori leggano, preferisco che guardino e ascoltino. Però le slide devono servire anche da materiale di riferimento, soprattutto se fatte, in seguito, circolare in azienda. Quindi, bene foto grandi e poche parole ma le slide devono essere (parzialmente) autosufficienti.

In conclusione

Vi ho parlato di questo viaggio dell’eroe, di un convincimento che potete stimolare e far accadere. Non sempre però tutto è da vedere con “occhiali rosa”. Può benissimo darsi che il vostro scopo sia creare negatività, ansia, frustrazione. Oppure magari avete solo l’obiettivo di dire “l’ho fatto”: dovevo svolgere questo compito (ad esempio era la riunione trimestrale dei numeri di budget), l’ho svolto e passiamo oltre.

Ma le presentazioni possono essere qualcosa di decisivo, di incisivo. Possono far succedere iniziative, migliorare un business, far vincere e convincere. Quindi è del tutto possibile ottenere più di una noia mortale (“oh” – sbadiglio – “ecco un’altra presentazione PowerPoint …” - segue altro sbadiglio).

La maggior parte di noi ha giocato con il Lego o il Meccano quando eravamo bambini. Partivamo da pezzi sconnessi e costruivamo strutture che, se eravamo capaci, poi sembravano magiche. Questo è ciò che possiamo far succedere con una presentazione. Ne vogliamo parlare? Scrivetemi senza indugi!