Semplice ed efficace
Dopo aver eseguito l'installazione, l'applicazione è semplice e funzionale. A differenza di eGroupWare, non ci sono icone per accedere al menù, ma solo testo. PHPProjects è un programma decisamente più spartano. Di conseguenza l'inizializzazione di una pagina è molto più rapida rispetto ad eGroupWare. Vogliamo sottolineare che PHPProject supporta l'accesso universale, importantissimo per utenti disabili.
Le funzioni standard includono l'agenda, la gestione dei contatti, il forum, l'amministrazione dei dati, le note e l'amministrazione dei progetti. L'agenda supporta la modalità gruppo (group mode), il che permette di visualizzare contemporaneamente l'agenda di più utenti. Si può anche legare un appuntamento ad un progetto o ad un contatto; la possibilità di accettare o rifiutare un appuntamento facilità il compito di accordarsi su una data. È anche possibile limitare i diritti d'accesso alle agende personali. Anche se non è possibile importare gli appuntamenti tramite iCal o CSV, PHPProject supporta questi formati per l'export, oltre ad XML ed XLS.
L'amministrazione dei contatti può importare dati nei formati CSV o vCard. Sono presenti filtri per importare da Outlook Express, Outlook e KDE3. I contatti si possono esportare in molti dei formati più comuni, e potrebbe essere utili rimaneggiarli con Excel. Ogni volta che si crea un contatto nuovo, il sistema chiede di impostarne i diritti di accesso.
Anche il client email è semplice: le funzioni di base mostrano quanto la funzionalità sia stata una priorità per gli sviluppatori. Contiene uno strumento per la gestione dei tempi, grazie al quale è facile tenere traccia del proprio lavoro, e anche organizzare il tempo dividendo le ore lavorative tra diverse attività e progetti. Il software aggiuntivo PSync si occupa della sincronizzazione con Outlook e dispositivi portatili.