Un metodo molto semplice per ovviare questo problema è quello d'acquistare stampanti che siano fornite di funzioni di crittografia dei dati come l’IP Security, una tecnologia che consente al dispositivo di stabilire una connessione sicura con gli altri nodi di rete come server di stampa o workstation di gestione. Da non sottovalutare anche il disco fisso che spesso si trova all’interno della stampante, che come accade per un normale PC scrive i dati prima di stamparli e molto spesso è semplice da trafugare. Anche in questo è consigliabile crittografare i dati, così da proteggere in qualsiasi momento l'accesso remoto fraudolento ad esso o peggio, il furto. In molte aziende ormai vige la regola delle stampanti condivise e questo è uno dei migliori modi per far si che documenti importanti cadano in mani sbagliate. Ad esempio, accade spesso che più di un utente lanci una stampa in contemporanea ad altri. Così facendo può capitare che i documenti vengano scambiati, i fogli mescolati e con la confusione che si crea uno di questi fogli, magari particolarmente “scottante”, arrivi nella mani della persona sbagliata.
Metti caso che tu stia preparando le stampe dei report da distribuire ai partecipanti di una riunione. Metti caso che nello stesso momento qualcuno lanci una stampa relativa a un preventivo da un nuovo fornitore. Adesso, metti caso che tu prenda tutte le stampe, incluso il foglio in più che non hai notato, e li distribuisca in riunione, con il foglio "sbagliato" che finisce nelle mani del tuo fornitore abituale... che figura ci fai? E se invece del fornitore abituale tu avessi invitato i legali di un concorrente per discutere di una vicenda da sistemare?
Per risolvere questo tipo di problema le moderne stampanti consentono di assegnare un codice a quattro cifre univoco per tutti gli utenti abilitati. Ogni utente quindi, prima di vedersi recapitare sul vassoio il proprio documento dovrà digitare il codice a lui assegnato. In questo modo è facile intuire che mai si potrà entrare in possesso di un documento di un altro utente, sempre che tale codice venga custodito gelosamente. Da non dimenticare anche i modelli che dopo un determinato tempo, se la stampa non viene reclamata, cancellano la coda di stampa, oppure quelle stampanti che lanciano la stampa solo dopo aver riconosciuto l’utente dall’impronta digitale o dal badge.